Advertisement
Advertisement
Perkantoran

Materi surat niaga korespondensi

Advertisement

Materi surat niaga korespondensi. surat niaga. adalah surat-surat yang banyak dipakai untuk kegiatan niaga, baik untuk keperluan yang menyangkut jual beli barang atau jasa maupun untuk memperlancar proses perniagaan itu sendiri.

1. Lingkup Surat Niaga

Penggunaan surat niaga merupakan aktivitas sehari-hari yang dilakukan oleh perusahaan-perusahaan yang bergerak dalam dunia usaha. Misalnya, PT, Fa, CV, toko, dealer, agen, dan lain-lain.

Untuk menulis surat niaga dapat digunakan bentuk resmi (official), bentuk block, atau bentuk lain dengan berbagai modifikasi. Bahasa dalam surat niaga haruslah digunakan bahasa yang menarik sebab surat niaga dibuat dengan tujuan untuk menarik perhatian masyarakat terhadap hal yang dikemukakan dalam surat tersebut.

Advertisement
Gambar. Skema lingkup surat niaga (foto/istimewa)
Gambar. Skema lingkup surat niaga (foto/istimewa)

2. Surat Promosi Penjualan

Promosi penjualan adalah cara orang atau badan usaha untuk menarik perhatian khalayak ramai terhadap sesuatu yang sedang dikemukakan. Cara ini diharapkan dapat mempengaruhi minat masyarakat terhadap barang/jasa yang dipromosikan.

a). Bentuk-bentuk Promosi Penjualan

Beberapa bentuk promosi penjualan yang ada seperti di bawah ini:

Artikel Terkait

1) surat edaran, 2) iklan, 3) papan nama, 4) spanduk, 5) poster, 6) slide, 7) thriller. 8) pameran, 9) lain-lain:  kaos  gelas  piring  balon  kupon  voucher.

b). Kalimat-kalimat Promosi Penjualan

Kalimat-kalimat dalam promosi penjualan merupakan kalimat yang menarik, yang dapat menimbulkan keinginan untuk membeli atau menggunakan jasa yang dipromosikan. Contoh:

  1. Barang produksi kami, akan memberikan manfaat yang besar bagi anda.
  2. Kami yakin bahwa anda akan mempergunakan kesempatan yang istimewa ini.
  3. Petugas kami akan memberikan pelayanan yang memuaskan.
  4. Sekali dicoba, pasti anda suka.
  5. Jangan lewatkan kesempatan yang baik ini.
  6. Setelah anda baca, baliklah surat ini, anda akan dapati alamat perwakilan di kota anda.
  7. Telepon kantor kami, pegawai kami akan segera hubungi anda untuk memberikan keterangan yang selengkapnya.
  8. Bila anda berbelanja sebelum tanggal 20 Oktober 1994, anda akan mendapatkan kalender cantik 1995.
  9. Raihlah hadiah yang menarik, selama persediaan masih ada.
  10. Untuk pembelian di atas Rp 100.000,00, anda akan mendapatkan potongan harga sebesar 10 %.

3. Surat Permintaan Penawaran

Surat permintaan penawaran adalah surat yang dikirimkan oleh calon pembeli kepada calon penjual dengan maksud meminta keterangan mengenai sesuatu barang/jasa yang diinginkan.

Keterangan yang ingin diperoleh calon pembeli biasanya mengenai daftar harga dan data barang yang diinginkan. Surat permintaan penawaran dapat dikirimkan ke beberapa perusahaan. Dengan demikian, calon pembeli dapat menentukan harga yang paling menguntungkan.

Advertisement

Surat permintan penawaran hendaknya disusun lengkap dan jelas supaya penjual tidak ragu-ragu mengenai informasi yang diinginkan oleh calon pembeli. Hal-hal yang harus dicantumkan jika menyusun surat permintaan penawaran adalah:

1. macam/jenis barang, 2. jumlah barang, 3. kualitas barang, 4. cara pembayaran, 5. cara penyerahan/ pengiriman barang, 6. contoh barang, 7. kemudahan-kemudahan yang diperoleh pembeli, seperti, service, garansi, fasilitas, dan lain-lain.

Surat permintaan penawaran dapat dibuat berdasarkan iklan, surat edaran, atau mendapat informasi dari relasi.

Advertisement

4. Surat Penawaran

Surat penawaran adalah surat yang dikirimkan oleh calon penjual kepada calon pembeli yang isinya menawarkan barang atau jasa. Surat penawaran dapat dikirimkan karena adanya permintaan dari calon pembeli.

Akan tetapi, dapat juga atas dasar inisiatif dari penjual. Penawaran atas inisiatif dari penjual biasanya dikirimkan untuk menawarkan barang-barang baru atau produksi baru agar dikenal oleh masyarakat.

Materi surat niaga korespondensi. Surat penawaran hendaknya disusun dengan sebaik-baiknya dan harus memuat keterangan yang lengkap dan jelas. Bila penawaran yang dikirimkan merupakan balasan surat permintaan, penawaran sebaiknya memperhatikan hal-hal yang ditanyakan oleh calon pembeli.

Advertisement

Bersamaan dengan surat penawaran, calon penjual dapat mengirimkan monster supaya pembeli lebih yakin terhadap kualitas barang yang ditawarkan. Isi surat penawaran:

1. nama, jenis, mutu barang yang ditawarkan; 2. harga satuan; 3. cara pembayaran yang dikehendaki; 4. cara penyerahan barang; 5. besarnya potongan harga yang diberikan

5. Surat Pesanan

Materi surat niaga korespondensi. Berdasarkan promosi penjualan, baik berupa iklan, surat edaran atau surat penawaran, maka calon pembeli dapat membuat surat pesanan. Bila pembeli sudah menyetujui surat penawaran, maka harus segera mengirimkan surat pesanan.

Isi surat pesanan hendaknya singkat dan jelas agar penjual tidak ragu terhadap apa yang dimaksud oleh pembeli.

a) Pokok-pokok Isi Surat Pesanan

  1. Menyebutkan dengan jelas nama/jenis barang, tipe, ukuran, kualitas, dan model barang yang dipesan;
  2. Kesanggupan membayar dengan tunai atau kredit;
  3. Cara pembayaran dan pengiriman barang yang dikehendaki;
  4. Waktu yang dikehendaki dalam pengiriman barang;
  5. Cara penyerahan barang yang diinginkan.

Materi surat niaga korespondensi. Pokok-pokok surat isi pesanan di atas sangat perlu dikemukakan karena hal itu akan dijadikan bahan pertimbangan oleh penjual, apakah pesanan yang diterimanya dapat dipenuhi atau ditolak. Istilah-istilah bisnis yang sering dipergunakan dalam surat-menyurat

a. Istilah dalam Penyerahan Barang

  1. Loko gudang, artinya penjual menyerahkan barang barang,dalam keadaan belum dibungkus/dipak atau ditimbang. Jadi pembeli harus mengambil sendiri di gudang.
  2. Prangko gudang pembeli, artinya ongkos-ongkos sampai barang-barang dalam gudang pembeli ditanggung oleh penjual.
  3. Eks gudang, artinya barang diterimakan di gudang penjual, tetapi ongkos-ongkos pengepakan, penimbangan ditanggung oleh penjual.
  4. F.O.S (Free on Station) atau prangko stasiun artinya, ongkos angkutan sampai barang itu di stasiun ditanggung oleh penjual.
  5. F.O.B (Free on Board) artinya, ongkos barang sampai dimuat di atas kapal ditanggung oleh penjual sedangkan ongkos pengangkutannya ditanggung oleh pembeli.
  6. C & F (Cost and Freight), artinya ongkos pengangkutan sampai barang-barang di atas kapal ditanggung oleh penjual.
  7. C.I.F (Cost Insurance and Freight) artinya, sernua ongkos yang diperlukan untuk barang termasuk asuransi dan pengangkutan dengan kapal ditanggung oleh penjual.

b. Istilah dalam Pembayaran

  1. C.O.D (Cash on Delivery], artinya pembayaran dilakukan pada waktu penyerahan barang.
  2. C & C (Cash and Carry), artinya harga barang dibayar dulu baru barangnya diterima. 

Baca juga Peranan surat menyurat sebagai alat komunikasi

c. Istilah dalam Potongan Harga

  1. Discount/korting berarti potongan harga yang diberikan kepada pembeli untuk pembelian dan jumlah besar.
  2. Kontan atau tunai adalah potongan harga yang diberikan kepada pembeli untuk barang-barang yang dibayar kontan, sedangkan menurut perjanjian harus dibayar beberapa waktu kemudian.
  3. Rabat adalah potongan harga yang diberikan kepada pembeli, karena barang akan dijual lagi dengan harga yang sama. Jadi rabat sebagai keuntungannya.
  4. Rafaksi adalah potongan harga yang diberikan berhubung ada kesalahan, misalnya tentang barang yang dikirimkan.

d. Istilah dalam Potongan Rabat

  1. Tarra berarti potongan berat kotor (bruto) dari barang berhubung adanya pembungkusan/pengepakan. Berat bruto dikurangi tara untuk netto,
  2. Ekstra tarra berarti potongan berat barang berhubung adanya pembungkusan/ pengepakan yang luar biasa. Misalnya, peti-peti yang memakai band-eyzer.

e. Beberapa Singkatan Penting yang Banyak Digunakan dalam Surat-menyurat 

A/ C : Account Current ace : accoord = setuju B/L : Bill of Lading (konsumen) = surat muatan kapal COD : Cost and Delivery = pembayaran pada waktu penyerahan barang C/O : Care O/= dengan alamat (d.a) C. : Casu Quo = dalam hal ini 122

Rangkuman

  1. Surat niaga adalah surat-surat yang banyak dipakai untuk kegiatan niaga, baik untuk keperluan yang menyangkut jual-beli barang maupun untuk memperlancar proses perniagaan.
  2. Surat niaga harus dibuat dalam bentuk dan bahasa yang dapat menarik perhatian masyarakat atau pembaca. 
  3. Adapun lingkup surat niaga terdiri dari:
    1. Surat Promosi penjualan.
    2. Surat permintaan penawaran.
    3. Surat penawaran (offerte).
    4. Surat pesanan.
    5. Surat pengantar/surat pemberitahuan pengiriman barang.
    6. Surat pemberitahuan penerimaan barang/ surat pengaduan/ surat
    7. pengiriman pembayaran.
    8. Surat pengakuan penerimaan pembayaran/surat penyelesaian.

Advertisement
Read article
Advertisement

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Back to top button