Penerapan efisiensi dalam pekerjaan kantor

Penerapan efisiensi dalam pekerjaan kantor. Secara singkat dapat dikatakan bahwa efisiensi yang dimaksud adalah upaya penghematan segala hal di dalam pelaksanaan kerja. 

Semua pegawai yang ada di dalam kantor harus menyadari bahwa melakukan upaya efisiensi di dalam kantor adalah kewajiban semua orang tanpa kecuali karena mereka semua hidup dari kantor itu, yang berarti kantor merupakan nyawa yang amat berharga, sehingga perlu dipelihara dan dipertahankan sebagaimana mestinya.

Seandainya bisa diupayakan menjadi lebih baik, mengapa tidak dilakukan? Justru untuk menjawab pertanyaan itu, efisiensi dalam kantor menjadi perlu dibicarakan. 

A. Upaya menghemat kebutuhan kantor

Berbicara tentang efisiensi dalam kantor, berarti melakukan segala upaya penghematan untuk keperluan kantor, yang bertujuan supaya beban perongkosan yang ditanggung kantor menjadi bisa berkurang, sehingga kantor bisa tumbuh menjadi sehat. Efisiensi dalam kantor bisa dilakukan mengenai segala hal mulai dari alat-alat tulis.

Melakukan penghematan tentang alat-alat tulis kantor merupakan salah satu upaya efisiensi dalam kantor. Misalkan kertas.kertas yang dipakai untuk naskah konsep mestinya dipakai secara bolak-balik dua muka. Kalau dipakai hanya satu muka, berarti tidak bekerja dengan efisien, yang juga berarti tidak menjalankan efisiensi dalam kantor.

Pulpen harus dipakai sampai habis, baru dibuang. Pensil harus dipakai sampai pendek tidak bisa dipakai lagi. Pendek kata, pemakaian semua alat tulis, tidak ada yang bisa luput dari tindakan efisiensi dalam kantor.

B. Efisiensi peralatan kantor

Tindakan efisiensi dalam kantor juga mencangkup peralatan mesin. Mesin-mesin kantor yang sehari-harinya berfungsi sebagai alat penunjang pekerjaan kantor harus dipelihara dengan baik. Tanpa mereka, pekerjaan kantor akan macet.

Maka, pemeliharaan dan perawatannya perlu dilakukan secara rutin. Perawatan harus dilakukan sendiri, kecuali terjadi kerusakan yang berat di luar jangkauan kemampuan karyawan kantor, baru diserahkan kepada tukang servis dari luar.

Dalam hal penggandaan, selain mesin fotokopinya perlu dirawat, kalau melakukan penggandaan pun secukupnya saja, jangan sampai terjadi penggandaan yang berlebihan sehingga terjadi pemborosan.

Selain alat-alat tulis dan peralatan kantor, efisiensi dalam kantor juga menjangkau barang-barang lain milik kantor baik yang bergerak maupun tidak bergerak. Benda-benda tidak bergerak seperti tanah dan bangunan lebih mudah untuk dipelihara dan dipertahankan. 

Seperti bangunan,kalau tidak terjadi kejadian insidental seperti bocor dan sebagainya, lebih mudah untuk dipertahankan.

Tetapi, benda benda bergerak seperti mobil juga tidak luput dari pemeliharaan dan perawatan. Tanpa pemeliharaan dan perawatan, benda-benda bergerak itu sulit untuk dipertahankan.

C. Hal-hal yang dapat menimbulkan pemborosan

Sejumlah kelemahan atau perbuatan yang bisa menimbulkan pemborosan yang menjadi musuh dari upaya efisiensi dalam kantor, dalam hal pemeliharaan atau pemakai barang-barang dapat disebabkan antara lain seperti berikut ini :

1) Penanganan bahan baku

Kelengahan menangani bahan-bahan mentah sehingga terjadi kerusakan atau kadaluarsa. Kalau di pabrik, ada banyak bahan-bahan mentah yang harus terus menerus diawasi dan dipantau serta diperiksa, sebab kalau sedikit lengah saja, ada kemungkinan bahan mentah itu menjadi rusak misalnya karena kadaluarsa (sudah lewat waktu pakainya), khususnya adalah bahan-bahan kimia.

2) Penanganan peralatan

Kelengahan menangani peralatan produksi Mesin-mesin yang dipergunakan di pabrik harus selalu diperiksa kondisinya. Pemeriksaan rutin ini termasuk perawatan. Misalnya minyak pelumasnya apakah masih bagus, rantai penghubungnya apakah masih kuat, suku cadang collage nya apakah masih berfungsi normal, tidak oblak dan sebagainya. Semua ini kalau lengah, bisa menyebabkan terjadinya kerusakan mendadak yang sudah tentu akan membawa akibat terjadinya pemborosan yang tidak perlu.

3) Penggunaan alat angkut barang

Pemuatan barang yang berlebihan pada alat angkut Semua alat angkut seperti truk punya kapasitasnya. Oleh karena itu, pemuatan barang yang berlebihan pada alat angkut ini bisa menyebabkan timbul kerusakan pada alat angkut itu.

4) Operasional bahan baku

Barang yang tidak dipakai karena kelebihan tidak dikembalikan ke tempat asal. Dalam pemakaian barang, sering kali terjadi kelebihan barang sehingga tidak dipakai. Barang-barang yang kelebihan ini mestinya langsung dikembalikan ke tempat asal penyimpanan misalnya gudang, jikalau tidak langsung, ada kemungkinan barang-barang itu menjadi hilang atau rusak atau cacat sehingga terjadi pemborosan.

5) Operasional peralatan kantor

Cara pengoperasian peralatan yang tidak tepat. Semua alat ada cara pengoperasiannya sesuai dengan ketentuan dari pabrik pembuatnya. Jikalau cara pengoperasian ini tidak ditaati, bisa terjadi kerusakan pada peralatan itu.

6) Penggunaan peralatan kantor

Pemakaian barang atau peralatan yang tidak sesuai dengan tujuannya. Semua barang atau peralatan memiliki tujuan pemakaian sendiri. Tujuan pemakaian ini sudah ditentukan oleh pabrik yang memproduksinya, maka kalau kita memakai barang atau peralatan itu tidak sesuai dengan tujuan semula, ada kemungkinan akan timbul kerusakan atau kejadian buruk yang lain.

7) Kerusakan kecil dibiarkan

Peralatan seperti alat angkut, kalau dipakai terus, pada suatu saat pasti akan timbul kerusakan; ada kemungkinan kerusakan itu pada mulanya adalah kerusakan kecil. Kerusakan kecil ini harus langsung ditangani, sebab kalau tidak, berarti dibiarkan, kerusakan kecil itu bisa berkembang menjadi kerusakan besar bahkan adalah kerusakan yang fatal sehingga terjadi pemborosan besar. 

8) memakai barang berlebihan

Barang-barang yang tidak dipakai, barang apapun juga, semestinya dipakai dalam jumlah secukupnya saja, tidak perlu dilebihkan. Misalnya fotokopi. Penggandaan yang dilakukan hanya berjumlah yang dibutuhkan saja, sebab kalau dilebihkan ada kemungkinan menjadi pemborosan. Jadi, pemakaian barang yang berlebihan adalah suatu tindakan yang berlawanan dengan prinsip efisiensi dalam kantor.

9) Kelambatan dalam laporan

Jika ada kejadian dalam kantor, karyawan bersangkutan semestinya dengan cepat membuat laporan kepada atasannya, agar supaya bisa diambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mengatasi kejadian itu.pembuatan dan penyerahan laporan ini kalau terlambat, maka akan ada kemungkinan kejadian itu menjadi tidak bisa diatasi lagi sehingga banyak merugikan kantor.

Sembilan butir uraian diatas hanya merupakan contoh dari yang sudah terjadi. Selain, sudah tentu masih ada banyak lagi yang belum sempat dibahas di sini. Pendek kata, semua kejadian buruk itu adalah musuh dari upaya efisiensi dalam kantor. 

Baca juga Memahami cara kerja  pabx dan mengoperasikan faksimile

Penerapan efisiensi dalam pekerjaan kantor. Penghematan yang dimaksud adalah sudah tentu dalam arti tindakan tindakan ke arah berhemat, tidak memakai barang secara sembarangan. Di sini ada perbedaan antara pengertian ‘hemat’ dan ‘pelit’.

Hemat adalah moral baik manusia yang bertindak untuk diri sendiri memakai barang secukupnya saja, tetapi ‘pelit’ adalah moral buruk manusia yang bertindak tidak mau berbagi sebagian rezekinya kepada orang lain.