Komunikasi dalam organisasi kantor

Komunikasi dalam organisasi kantor. Komunikasi adalah suatu proses pengiriman atau penyampaian berita/pesan dari komunikator kepada komunikan untuk mencapai suatu tujuan dan pesan dapat dimengerti sedangkan organisasi adalah alat atau wadah dimana orang-orang melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Organisasi merupakan struktur tata pembagian kerja dan hubungan kerja antara sekelompok orang.

Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor, sebab kantor merupakan pusat pengolahan keterangan, tempat orang berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu guna kepentingan kantor, tempat para pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi atau tata usaha.

Seorang manajer kantor harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor, baik secara horizontal maupun secara vertikal atau diagonal. Pengurusan informasi yakni penyampaian dan penerimaan berita akan dapat berjalan dengan baik.

Apabila dalam kantor tersebut terdapat komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif akan menciptakan iklim kerja kantor yang sehat dan terbuka. Hal ini sangat penting guna meningkatkan kreativitas dan dedikasi para pegawai kantor.

1. Etika komunikasi di kantor

Kegiatan kantor tidak terlepas dari tulis menulis, membaca, berbicara dan mendengarkan. Semua kegiatan itu mengandung informasi atau; keterangan yang berarti bagi kepentingan kantor.

Oleh karena itu komunikasi kantor atau tata hubungan kantor adalah komunikasi yang dapat berlangsung setiap saat, dimana saja kapan saja, oleh siapa saja dan dengan siapa saja. 

Agar komunikasi dapat berjalan efektif, komunikator harus memiliki keterampilan dalam berkomunikasi. Teknik keterampilan komunikasi tersebut mencakup cara berbicara, cara berpikir dan cara menggunakan sarana komunikasi.

Dalam berkomunikasi harus memperhatikan etika. Etika berkomunikasi adalah penyampaian pesan atau berita antara komunikator dan komunikan dengan memperhatikan perilaku, sikap yang baik dan yang tidak baik untuk dilakukan ketika berkomunikasi. 

Dalam berkomunikasi harus memperhatikan beberapa hal untuk menghindari kegagalan, yaitu :

1. Persepsi (pengertian pikiran)
2. Ketepatan c Kredibilitas ( unsur kepercayaan kepada orang lain)
3. Pengendalian
4. Kecocokan/keserasian.

Faktor yang sangat mempengaruhi keberhasilan dalam kegiatan bisnis adalah keterampilan berkomunikasi, yang mencakup :

1. Keterampilan berbicara
2. Keterampilan mendengarkan
3. Keterampilan membaca
4. Keterampilan menulis 

Agar keterampilan berkomunikasi terus meningkat, hal yang harus dilakukan adalah: 

1. Menilai diri sendiri secara jujur
2. Meningkatkan kemampuan berkomunikasi melalui latihan-latihan atau praktek-praktek
3. Menentukan setiap tujuan komunikasi secara jelas.

Berkomunikasi dalam organisasi dibutuhkan komunikasi yang efektif . Untuk mencapai komunikasi yang efektif diperlukan beberapa cara yaitu kesadaran akan kebutuhan komunikasi yang efektif dan penggunaan umpan balik.

2. Komunikasi internal kantor

Dijaman modern ini komunikasi merupakan subjek penting maka perusahaan-perusahaan besar biasanya menggunakan ahli komunikasi untuk membantu memecahkan masalah-masalah komunikasi internal.

Komunikasi umpan balik atau dua arah memungkinkan proses komunikasi berjalan lebih efektif dan dapat menciptakan lingkungan yang komunikatif dalam organisasi.

Dalam hal ini para manajer harus aktif. Penggunaan manajemen partisipatif dan komunikasi tatap muka merupakan cara meningkatkan efektifitas komunikasi melalui penggunaan umpan balik.

Untuk dapat menjadi komunikator yang lebih efektif harus memberikan latihan-latihan dalam bentuk penulisan maupun penyampaian berita secara lisan dengan maksud untuk meningkatkan pemahaman akan symbol-simbol, penggunaan bahasa yang baik dan benar, pengutaraan yang tepat dan kepekaan terhadap latar belakang penerima berita.

Salah satu alat yang digunakan adalah active listening yang digunakan untuk mengembangkan keterampilan manajemen para manajer. Sebagai dasar peralatan ini adalah menggunakan reflective statements (pernyataan balik) oleh para pendengar. 

Baca juga Pengertian sumber daya manusia menurut para ahli

10 Pedoman komunikasi organisasi

The American Management Association (AMA) menyusun sepuluh pedoman efektifitas komunikasi organisasi sebagai berikut :

1. Cobalah menjernihkan gagasan Anda sebelum berorganisasi.
2. Teliti kegunaan sebenarnya dari setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan situasi manusia dan fisik secara keseluruhan bilamana anda berkomunikasi.
4. Berkonsultasi dengan orang lain, bila perlu dalam merencanakan komunikasi.
5. Berhati-hati ketika anda berkomunikasi, mengenai nada maupun isi pokok dari pesan anda.
6. Ambilah kesempatan bila muncul untuk menyampaikan sesuatu yang dapat membantu atau bernilai bagi penerima.
7. Lakukan tindak lanjut komunikasi Anda.
8. Berkomunikasi untuk hari esok sebagai hari ini.
9. Pastikan bahwa tindakan anda mendukung komunikasi Anda.
10. Berusahalah bukan saja untuk dimengerti tetapi juga untuk mengerti serta jadilah pendengar yang baik.