Aturan pokok tata kerja dalam organisasi

Aturan pokok tata kerja dalam organisasi. Pada umumnya pengaturan pokok untuk tata kerja, prosedur kerja dan system kerja di dalam organisasi adalah sebagai berikut.

1. Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi di dalam tempat kerja masing-masing. Dalam bentuk kongkritnya adalah pemberian petunjuk, perintah dan instruksi kepada bawahan masing-masing yang bekerja mengikuti tata kerja, prosedur kerja dan system kerja yang sedang dilaksanakan.
2. Setiap bawahan wajib menyampaikan laporan kepada atasan masing-masing. Laporan itu sudah tentu mengenai pelaksanaan kerja beserta hasilnya dengan berpedoman pada tata kerja, prosedur kerja dan system kerja yang sedang dilaksanakan.
3. Setiap pimpinan wajib memanfaatkan laporan. Laporan yang masuk wajib dipelajari oleh setiap pimpinan, kemudian dijadikan bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan berikutnya.
4. Setiap laporan harus punya tembusan kepada bagian atau lembaga yang berkaitan.

Laporan yang dibuat wajib memberikan tembusan kepada semua bagian dan/atau lembaga lain yang mempunyai hubungan kerja.

A. Prinsip-prinsip dan cara penyusunan

Cara-cara penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan system kerja mestinya mengikuti prinsip-prinsip sebagai berikut.

1. Tata kerja, prosedur kerja dan system kerja harus disusun dengan memperhatikan tujuan, biaya dan waktu yang tersedia.
2. Tata kerja, prosedur kerja system kerja harus disusun dengan memperhatikan fasilitas dan bahan yang tersedia.
3. Tata kerja, prosedur kerja dan system kerja harus disusun dengan memperhatikan sifat dari pekerjaan yang dikerjakan.
4. Tujuan pokok organisasi, susunan organisasi, dan klasifikasi jabatan harus dijelaskan terlebih dahulu.
5. Dalam pentahapan rangkaian pekerjaan, tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus ada hubungan yang sangat erat dan berkesinambungan.
6. Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata.
7. Perlu ditetapkan kecakapan dan ketrampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan.
8. Penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan system kerja harus selalu disesuaikan dengan perkembangan teknologi.
9. Harus ada buku pedoman untuk menerapkan tata kerja, prosedur kerja dan system kerja yang dimaksud.

B. Hubungan kerja dan kepemimpinan

Manajemen perkantoran adalah usaha memanfaatkan manusia yang bekerja di dalam kantor sebaik-baiknya termasuk pembinaan. Yang memanfaatkan dan melakukan pembinaan adalah pemimpin kantor. Berarti kepemimpinan ikut menentukan keberhasilan satu kantor. 

Kepemimpinan adalah kemampuan seseorang untuk mengarahkan orang lain sampai orang itu bersedia mengikuti apa yang diarahkan dengan kesadaran penuh. Pimpinan yang efektif adalah seorang yang memiliki kemampuan tersebut. 

Seseorang yang memiliki bakat kepemimpinan akan dengan mudah melakukan tindakan-tindakan kepemimpinan seperti memberikan perintah, memberikan teguran, memberikan anjuran, memberikan pengertian, menanamkan rasa disiplin di kalangan bawahan, memperkuat identitas kelompok yang dipimpin, membasmi berita yang tidak benar dan sebagainya.

Seseorang yang menjalankan fungsi manajemen berkewajiban mengarahkan orang-orang yang di bawahnya agar mereka tetap melaksanakan tugas dengan baik, untuk mencapai tujuan organisasi secara sadar. Berarti keberhasilan manajemen akan ditentukan oleh efektifitas kepemimpinan dari pimpinan kantor. Maka dari itu, kepempimpinan dapat dikatakan menjadi inti dari manajemen perkantoran. 

Baca juga Standar memelihara lingkungan kantor

C. Ciri-ciri kepemimpinan

Ada 8 ciri kepempimpinan menurut seorang akhli, yaitu:

1. Kesehatan yang baik dan ketahanan fisik.
2. Memahami tugas pokok dan tujuan bersama serta percaya diri.
3. Memiliki perhatian kepada orang lain terutama bawahan dan ramah tamah.
4. Memiliki inteligansi yang baik, yaitu pengetahuan umum yang baik dan kemampuan yang siap dan cepat untuk memahami informasi yang masuk.
5. Memahami kewajiban moral dan jujur, punya kemauan untuk menjadikan pencapaian sesuatu sebagai hasil bersama dan punya kharisma sampai bisa menimbulkan rasa hormat dari orang lain.
6. Punya kemampuan mempengaruhi orang lain untuk menerima keputusannya.
7. Bersikap kritis, dan punya kemampuan untuk melihat kelebihan dan kekurangan dari bawahannya sehingga dia bisa memanfaatkan bawahannya itu secara maksimal.
8. Punya perhatian penuh kepada kegiatan bersama dan mampu mempertahankan kelompoknya terhadap serangan dari luar.