Advertisement
Advertisement
Perkantoran

Peranan surat menyurat sebagai alat komunikasi

Advertisement

Peranan surat menyurat sebagai alat komunikasi. Telah diuraikan pada bab terdahulu bahwa komunikasi dalam cara penyampaiannya dapat dibedakan dua macam, yaitu lisan dan tulisan, Kita sudah mengetahui dan sudah sering melihat bagaimana cara menyampaikan berita secara lisan.

Setelah kita amati dan perhatikan, ternyata berkomunikasi secara lisan kurang dapat memenuhi kepuasan si penyampai berita (komunikator) maupun penerima berita (komunikan) karena kurang lengkapnya berita yang disampaikan atau berita yang diterima oleh komunikan. Hal ini disebabkan oleh terbatasnya waktu dan tempat.

1. Peranan surat menyurat

Kita sudah mengetahui bahwa dalam perkembangan dunia komunikasi, melalui teknologi modern banyak sekali media-media komunikasi telah diciptakan untuk memudahkan orang saling menyampaikan berita, misalnya melalui telepon, TV, telegram, radio serta media komunikasi lainnya. Akan tetapi, untuk lebih memuaskan pemakai jasa komunikasi jangan dilupakan komunikasi tertulis yaitu surat.

Advertisement

2. Pengertian Surat

W.J.S. Poerwadarminta dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia menjelaskan bahwa surat adalah kertas yang bertuliskan. Secara umum dapat dikatakan bahwa surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis.

Oleh karenanya, batasan itu perlu diperjelas lagi dengan penekanan bahwa maksud yang disampaikan melalui surat dapat berupa permintaan, pernyataan, pertimbangan, lamaran, penolakan, dan sebagainya.

Artikel Terkait

Dalam pengertian sehari-hari, surat umumnya dikenal sebagai alat untuk menyampaikan berita secara tertulis. Pengertian tersebut adalah pengertian sempit. Padahal surat mengandung aspek yang lebih luas mencakup informasi tertulis berupa rekaman berita yang dibuat dengan maksud tertentu.

Dalam hal ini, yang dimaksud dengan informasi tertulis adalah informasi berupa kabar atau berita seperti surat berita yang sudah umum dikenal, misalnya surat penawaran, surat pesanan, surat panggilan, dan surat permohonan.

Sedangkan informasi berupa rekaman berita secara tertentu, misalnya surat tanda bukti, kartu identitas, akta, dan kontrak. Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya surat adalah:

Informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku untuk surat-menyurat.

Advertisement

a) Pengertian Surat-Menyurat

Penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama atau perseorangan (pribadi) atas nama jabatan dalam suatu organisasi. Kegiatan saling berkirim surat oleh perorangan atau organisasi disebut surat-menyurat atau korespondensi. Para pelaku dalam korespondensi disebut korespondensi.

b) Tujuan Penulisan Surat

Setiap orang mempunyai tujuan. Untuk mencapai tujuan itu orang yang tergabung di dalamnya harus mengadakan kerjasama. Untuk melaksanakan kerja sama harus ada komunikasi. Komunikasi ini dapat dilakukan dengan isyarat, lisan, maupun tertulis.

Baca juga Etika korespondensi di kantor

Advertisement

Dengan komunikasi lisan biasanya penyampaian informasi tak selalu lengkap dan tidak selalu lancar seperti yang diharapkan oleh pengirim atau penerima berita. Gangguan- gangguan ini mungkin berupa gangguan lingkungan, fisik, bahasa, dan lain-lain. Akibat dari gangguan tersebut terhadap proses komunikasi dapat berupa:

  1. Berita yang dikomunikasikan tidak sampai atau terlambat sampai ke tujuan
  2. Berita yang dikomunikasikan tidak dipahami oleh si penerima
  3. Si penerima salah menafsirkan isi surat, akibatnya salah mengambil sikap atau keputusan
  4. Warta tidak ditanggapi sebagaimana mestinya atau mungkin tidak ditanggapi sama sekali.

Dalam penulisan surat bukan tidak ada gangguan atau hambatannya, tetapi sangat kecil. Dalam suatu kantor atau organisasi sangat diharapkan sekali setiap pegawai maupun pimpinan harus terampil membuat surat.

Pengiriman surat menggunakan kantor pos harus disertai perangko. (foto/istimewa)
Pengiriman surat menggunakan kantor pos harus disertai perangko. (foto/istimewa)

c) Fungsi Surat 

Sudah dijelaskan pada uraian terdahulu bahwa surat adalah alat komunikasi tertulis yang sangat efisien karena dapat dijadikan bukti autentik (hitam di atas putih). Selain sebagai sarana komunikasi, surat dapat juga berfungsi (terutama surat resmi) sebagai:

Advertisement
  1. Alat bukti tertulis yang otentik, misalnya surat perjanjian
  2. Alat pengingat/berpikir, misalnya surat yang telah diarsipkan
  3. Dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digali kembali untuk mengetahui perkembangan masa lampau
  4. Pedoman/dasar bertindak, misalnya surat keputusan, surat perintah, surat pengangkatan dan sebagainya
  5. Jaminan keamanan, misalnya surat keterangan jalan
  6. Duta atau wakil organisasi
  7. Barometer kemajuan kantor

Advertisement
Read article
Advertisement

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Back to top button