Jenis pekerjaan di kantor

Jenis pekerjaan di kantor. Arti dari pekerjaan kantor adalah mengatur dan merekam peristiwa yang dilakukan sehingga menjadi informasi yang berguna. Dilakukan dengan menggunakan alat, baik mesin maupun manual, sehingga membantu kualitas pekerjaan, memudahkan pengawasan, serta menghemat biaya, tenaga, dan waktu.

1. Pengelompokan pekerjaan kantor

Jika ditelaah lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan kantor dapat dibagi menjadi kelompok-kelompok sebagai berikut:

Gathering/berkumpul, yaitu kegiatan mencari dan menyediakan segala informasi yang belum ada atau belum ada. tersebar dimana-mana, agar siap digunakan saat dibutuhkan.
Pencatatan, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan oleh perkembangan teknologi modern dan kebutuhan informasi yang diperlukan, sehingga formulir segera siap pakai.
Processing, yaitu berbagai kegiatan mengerjakan informasi untuk menyajikannya dalam bentuk yang lebih bermanfaat.
Menggandakan, yaitu kegiatan mengalikan dengan berbagai cara dan alat, sebanyak-banyaknya sesuai kebutuhan.
Menyimpan, yaitu kegiatan menempatkan atau menempelkannya dengan berbagai cara dan alat pada suatu tempat tertentu agar sistematis dan aman.
Pengelompokan Pekerjaan Perkantoran tersebut di atas dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain dalam bentuk penulisan, pengetikan, perhitungan, penjadwalan, grafik, dan chard.

A. Karya tulis

Seluruh pekerjaan kantor (prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja), dituangkan secara tertulis dan disusun secara sistematis sebagai produk perkantoran yang siap disajikan pada saat dibutuhkan.

Salah satu produk kantor adalah dokumen yang setiap catatannya ditulis atau diilustrasikan, sebagai bahan laporan faktual, aktual (hangat) dan terpercaya (nyata).

Setiap kantor, baik pemerintah maupun swasta, besar atau kecil, menerima atau mengirim banyak sekali surat setiap harinya, yang jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya kantor tersebut. Kantor yang ruang lingkupnya besar dan luas membutuhkan lebih banyak surat untuk ditangani daripada kantor yang memiliki ruang lingkup bisnis yang sempit.

Namun semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar, untuk memberikan kesan yang baik dan menumbuhkan kepercayaan dari pihak luar/masyarakat. Jabatan yang berhasil menciptakan kesan yang baik adalah promosi secara tidak langsung, sehingga dapat menambah relasi yang lebih luas.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa karya tulis adalah kegiatan menulis surat dengan menggunakan berbagai peralatan (alat tulis) tentang informasi yang diperlukan sehingga berbentuk tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

B. Mengetik

Pekerjaan mengetik adalah pekerjaan juru tulis. Bahan yang diketik antara lain dokumen seperti surat, catatan, memo, naskah perjanjian, catatan neraca, dan laporan.

Tujuan Pekerjaan Pengetikan Antara Lain :

Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak huruf.
Mempercepat pekerjaan menulis.
Ketersediaan arsip skrip reguler dan legal.
Keseragaman dalam mengepang, apalagi jika jumlahnya banyak.
Praktis.

Ketrampilan mengetik bagi pegawai administrasi merupakan syarat pokok dalam melaksanakan pekerjaan kantoran.

Pengetik yang efektif adalah mereka yang terampil mengetik di atas 250 denyut per menit.

Setiap pegawai administrasi (khususnya juru ketik) diharapkan memiliki kemampuan untuk kecepatan minimal 250 WIB. Selain itu, mereka juga harus mengetahui jenis-jenis mesin tik, teknik yang baik, bentuk huruf (baik resmi maupun komersial), tanda-tanda koreksi, jenis jenis kertas, dan ukuran kertas.

C. Pekerjaan Menghitung

pekerjaan umumnya lebih berkaitan dengan masalah uang. Seperti diketahui bahwa setiap organisasi, kantor, atau badan usaha lainnya, pasti berhubungan dengan pihak luar karena setiap kegiatan membutuhkan uang.

Biaya tersebut bersumber dari uang masuk. Dalam istilah pembukuan, uang yang dikeluarkan disebut pengeluaran, dan uang yang masuk disebut pemasukan atau penerimaan. Pekerjaan kantor tidak pernah berhenti selama organisasi masih berdiri, artinya masih ada pekerjaan rutin setiap hari yang artinya ada pengeluaran rutin dan untuk membiayainya harus ada kuitansi rutin.

Untuk kantor pemerintahan, pendapatan rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) sedangkan untuk kantor atau jasa, sewa atau kontrak barang dan bunga bank, sedangkan pengeluaran rutin (pemerintah atau swasta) terdiri dari:

Pegawai, seperti pembayaran gaji , lembur, tunjangan kesehatan, dan sebagainya.
Belanja barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan, dan mesin.
Biaya transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman surat atau barang, dan sebagainya.
Biaya lainnya, seperti perawatan peralatan kantor, biaya rapat, biaya upgrade, biaya tamu, dan sebagainya.

Semua penerimaan dan pengeluaran harus dihitung dan dicatat dengan cara tertentu yang disebut pembukuan.

Mencatat transaksi harian

Jenis pekerjaan di kantor. Dalam pembukuan dikenal suatu golongan buku yang disebut buku harian, yaitu buku untuk mencatat berbagai macam transaksi setiap hari yang terjadi di suatu kantor atau perusahaan.

Transaksi adalah peristiwa atau tindakan bisnis, seperti menerima tagihan, membayar hutang, membeli barang, menjual barang, menyimpan uang di bank, mengambil uang dari deposito bank, membayar biaya transportasi, membayar gaji, lembur, dan sebagainya.

Buku yang termasuk golongan buku harian adalah buku kas, buku bank, buku pembelian, buku penjualan, dan sebagainya.

Bentuk dari masing-masing buku ini berbeda-beda, sehingga kemungkinan buku kas di kantor buku A tidak sama dengan bentuk buku kas di kantor B. Berikut ini adalah contoh sederhana cara kerja uang tunai buku.

Buku kas terbagi menjadi dua kolom, yaitu kolom sebelah kiri bernama Debit yang berisi kuitansi, sedangkan kolom sebelah kanan bernama Kredit yang berisi pengeluaran.

Keterangan : Sisi debet dibagi atas :

tanggal
kolom keterangan kwitansi,
kolom jumlah uang yang diterima, sisi kredit dibagi menjadi :
- tanggal
- kolom keterangan pengeluaran
- kolom jumlah

Penutupan dan pemesanan ulang buku kas :

Penutupan buku kas adalah dilakukan setiap akhir bulan
Pertama, jumlahkan Debit dan Kredit pada kertas terpisah, lalu hitung selisihnya.
Jika total saldo debet lebih besar dari jumlah kredit, selisihnya ditempatkan di kolom kredit yang lebih besar, selisihnya ditempatkan di kolom debet.
Total baris Debit dan Kredit digandakan. Jumlah dan baris kedua harus terletak pada garis lurus.
Buku kas akan dibuka kembali pada tanggal 1 bulan berikutnya, yang dihormati dengan saldo awal. Saldo debet dituliskan pada kolom Debit dan saldo Kredit dituliskan pada kolom Debit.

D. Pekerjaan pembuatan jadwal, grafik, dan bagan

Bertambahnya luasnya kegiatan yang harus dilaksanakan, besarnya organisasi dan bertambahnya jumlah pegawai serta perkembangan atau kemajuan yang dicapai, tentunya juga meningkatkan jumlah pekerjaan operasional yang harus dilakukan.

Setiap karyawan pada umumnya tentu menginginkan pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat, tepat, mudah, praktis, dan efisien. Untuk itu diperlukan analisis. Penyederhanaan kerja secara rasional dilakukan dengan berbagai cara, antara lain dengan membuat jadwal, grafik, dan bagan (tabel).

Menyapkan jadwal

Jadwal adalah rencana penyelesaian pekerjaan yang memerlukan proses tindak lanjut. Jadwal juga diartikan sebagai pembagian rangkaian pekerjaan berdasarkan waktu.

Jadwal yang telah disusun, yang biasanya dituliskan pada papan atau kertas lebar dan khusus dan digantungkan di sekitar ruangan kantor yang strategis, agar semua karyawan melakukan kegiatan apa saja selain pekerjaan rutin.

Format jadwal dibuat sesuai kebutuhan kantor yang bersangkutan, sehingga kemungkinan format jadwal di kantor A berbeda dengan format di kantor B.