Cara menggunakan mesin faksimili

Cara menggunakan mesin faksimili. Mesin faksimili adalah media komunikasi yang digunakan untuk mengirim dan menerima pesan berupa data atau dokumen, data atau dokumen yang dikirimkan akan digandakan sesuai dengan aslinya.

1. Langkah-langkah menggunakan faks.

Data atau dokumen yang akan dikirim diletakkan menghadap ke bawah.
Tekan nomor halaman yang akan digandakan sesuai keinginan, lalu tekan tombol yes.
Jika kata-kata kode departemen muncul di layar, tekan nomornya sampai kata-kata itu muncul dengan cepat.
Tekan papan tombol sampai tombol papan tombol muncul.

Banyak perusahaan bisnis, instansi, atau institusi menggunakan mesin faksimili sebagai media komunikasi untuk menghubungi pelanggannya. Keunggulan mesin faksimili adalah sebagai berikut:

Faksimili memudahkan pengiriman pesan atau berita sehingga menghemat waktu, tenaga, dan biaya.
Berbagai data atau dokumen, seperti gambar, peta surat berharga, atau laporan dapat dikirim tanpa merusak teks aslinya.
Faksimili dapat berfungsi secara otomatis dengan kemampuan menggandakan data atau dokumen yang dikirim lebih dari 60 lembar.
Faksimili dapat mengirimkan data atau dokumen dengan tepat, cepat, dan akurat.

2. Persiapan Awal

Pastikan mesin dalam keadaan on/on, sehingga muncul kumpulan dokumen di layar monitor dan lampu indikator ready menyala yang berarti mesin siap dioperasikan.

Dokumen siap dikirim. Masukkan dengan hati-hati ke dalam slot/lubang yang terpasang pada pemandu kertas.

Jika dokumen yang dikirim lebih dari satu lembar, maka jika lembar pertama belum terekam, lembar kedua jangan dimasukkan, begitu seterusnya. Karena jika dokumen dimuat secara bertumpuk maka mesin akan berhenti dan dokumen akan rusak (kertas terlipat).

3. Persyaratan dokumen yang dapat dikirim

Panjang kertas 105 – 600 mm Lebar kertas 148 – 218 mm Tebal kertas 0,05 – 0,15 mm Jika kertas yang dikirim terlalu kecil, usahakan untuk menyalinnya terlebih dahulu, jika terlalu panjang dipotong menjadi 2 lembar atau lebih.
Dicetak
Kertas
Tekan tombol pemilih (standar atau detail)

Pilih standar jika kita ingin berita/gambar dikirim dalam ukuran huruf besar (pica/elite) dan Pilih Detail jika dokumen yang dikirim akan dicetak dalam huruf kecil.

Jika kita ragu kita bisa copy dulu dokumennya, caranya tekan tombol copy, dan dokumen akan terprint tanpa terkirim dan bisa kita perbaiki.

4. Pengiriman Fax

Masukkan nomor Fax dari alamat tujuan, dengan cara:

a. One Touch Key

Untuk nomor faks, alamat tujuan telah diprogram ke dalam mesin faks kami. Disini kita harus mengingat kode setiap nomor fax perusahaan tujuan. Contoh: Untuk kode Toko ANEKA A; Cara mengirim faks ke toko ANEKA

Tekan tombol huruf A, akan muncul angka.
Perbaiki nomor jika ada kesalahan.
Tekan tombol Mulai, pesan akan dikirim

b. Kode Panggilan Cepat

Metode ini digunakan jika pesan yang dikirim segera diterima oleh alamat. Begini caranya:

Tekan tombol SPEED DIAL dan monitor akan muncul petunjuk SA
. Tekan kode Speed Dial yang diinginkan, misalnya Quick #59.
Pilih untuk mengoreksi kesalahan.
Tekan tombol Mulai. Berita akan segera dikirim

c. Lengkapi nomor telepon dengan tombol pengunci (KEYPAD) cara:

Pastikan speed dial (-) dimatikan
Masukkan nomor fax yang akan dikirim
Tekan tombol Start.

Saat komunikasi/pengiriman berita berlangsung, identitas pesawat RTI (Remote Terminal Identification) lawan akan muncul di layar monitor. Agar kami bisa memantau dan mengecek alamat tujuan.

Tekan STOP dan batalkan pengiriman jika alamat tujuan salah. Jika halaman pertama sudah direkam, siapkan halaman berikutnya. Lembar berikut harus dimasukkan segera sebelum mesin kembali ke keadaan siaga.

Jika demikian, kita harus mengulang panggilan. Jarak pengiriman lembar pertama ke lembar berikutnya adalah 10 detik.

5. Penerimaan Faksimili

Penerimaan berita atau dokumen dapat bekerja secara otomatis maupun manual dengan menggunakan operator.

a. Cara Menerima Secara Otomatis

Mesin akan menerima berita/dokumen secara otomatis tanpa diawasi, jika:

Sambungan listrik masih menyala; mesin HIDUP
Mesin menunjukkan posisi Faks (bukan telepon)
. Saat diterima Otomatis, ada 2 macam bunyi bel, yaitu:
Lonceng tunggal menandakan ada berita, telepon tidak diangkat.
Bel panjang atau terus menerus.

b. Telepon Berdering

Angkat telepon dan lakukan kontak;
Jika penelepon siap mengirim dokumen, tekan MULAI;
Penerimaan berlangsung;
Tutup telepon saat pengiriman selesai.

6. Error Report

Jika pengiriman berita/dokumen gagal, pesawat akan memberikan laporan error dengan mencetak ERROR REPORT. Pada layar Display/monitor akan tertulis Error.

Kami harus memperbaikinya dan mengulang penyampaian berita yang salah. Contoh lain misalnya tertulis di papan monitor: 0 – 10 artinya kertas di pesawat lawan habis.

7. Perawatan Peralatan

Mesin fax harus dirawat dengan baik agar tidak mengalami kendala saat digunakan. Yang harus diperhatikan adalah:

Bersihkan mesin dari debu dengan cara mengelapnya.
Periksa kertas yang akan digunakan untuk menerima dan mengirim dokumen/berita, jangan sampai kehabisan saat menerima berita.
Posisi mesin harus selalu dalam keadaan ON, sehingga jika sewaktu-waktu ada berita yang masuk dapat langsung diketahui, dan bila perlu diatur ke posisi penerimaan berita secara otomatis.
Jika terjadi kerusakan, segera laporkan kepada atasan atau pejabat yang berwenang.