Perencanaan Kantor dan Efisiensi Kerja

Perencanaan kantor dan efisiensi kerja. Sebuah kantor atau perusahaan, agar supaya bisa berkembang secara sehat ke arah tujuan dan target yang telah ditentukan, semua karyawannya termasuk sekretaris pimpinan, manajer kantor dan pegawai administrasinya perlu mengetahui dan menyadari misi dan tujuan kantor yang menjadi tempat kerjanya.

Untuk mencapai tujuan itu, pekerjaan perkantoran yang kelihatannya tidak berat tidak bisa diremehkan begitu saja, karena kegiatan perkantoran itulah yang mengatur dan mengawasi seluruh kegiatan kantor atau perusahaan. 

A. Kerja sesuai perencanaan kantor

Semua pekerjaan harus dikerjakan dengan perencanaan yang matang dan sebuah perencanan harus disusun berdasarkan kenyataan yang ada di depan mata yang digabung dengan kebijaksanaan yang sudah digariskan oleh pimpinan atau pihak yang berwenang, dengan satu tujuan supaya bisa mencapai target sebesar-besarnya sesuai dengan cita-cita kantor. 

Jika sebuah perencanaan kerja sudah selesai disusun, maka rencana kerja itu perlu dilaksanakan dengan cara seefisien mungkin. Dengan perkataan lain, prinsip efisiensi kerja perlu diterapkan pada pelaksanaan darirencana kerja itu. Dengan cara kerja yang sistematis seperti itu, tujuan dan target kantor akan menjadi mudah untuk dicapai.

Dengan demikian, perencanaan kerja harus disusun dengan efisiensi kerja yang memadai untuk mencapai tujuan dan target yang sudah ditentukan. Semua ini harus bisa terkontrol dengan pekerjaan kantor yang dilakukan sehari-hari.

Sebuah ide bagus yang masih ada di dalam benak, tidak bisa langsung dijadikan sebagai sebuah rencana yang kongkrit. Ide itu harus dijadikan dulu sebuah perencanaan kerja, setelah itu beru bisa dibuat menjadi sebuah rencana kerja yang kongkrit.

Perencanan kerja sebelum dijadikan rencana kerja harus mendapat pengesahan lebih dulu dari pimpinan yang berwenang. Sesudah mendapat persetujuan, perencanaan kerja yang mengambil bentuk kongkrit sebagai rencana kerja baru dapat dilaksanakan. 

B. Kerja sama 

Salah satu kompetensi di dalam kurikulum disebutkan: ‘Bekerja sama dengan kolega dan pelanggan’, berarti selain perencanaan kerja dan efisiensi pekerjaan, betapa pentingnya ‘bekerja sama’. 

Bagi profesi sekretaris, manajer kantor maupun pegawai administrasi, bekerja sama di dalam kantor merupakan suatu usaha dan upaya yang bersifat mutlak, karena siapapun di dalam kantor itu tidak mungkin bekerja sendiri untuk mencapai tujuan bersama yang sudah ditentukan. Bagi ketiga profesi itu, kerja sama di dalam kantor ada tiga macam,yaitu: 

1. Kerja sama dengan pimpinan.
2. Kerja sama dengan kolega.
3. Kerja sama dengan pelanggan.
4. Kerja sama dengan pimpinan. 

Profesi sekretaris dan pegawai administrasi sudah pasti punya atasan, dan profesi manajer kantor pun masih ada atasannya. Hubungan antara sekretaris, pegawai administrasi maupun manajer kantor di dalam kantor adalah hubungan yang bersifat vertikal struktural. 

Vertikal dalam arti hubungan atas-bawah antara atasan dan bawahan; struktural dalam arti menurut organisasinya. Dengan demikian, kerjasama dengan pimpinan di dalam kantor harus ditangkap menjadi kepatuhan dan ketaatan kepada pimpinan atau atasan itu.

Jikalau tidak ada aturan kerja yang tertulis, profesi sekretaris manajer kantor dan pegawai administrasi harus bekerja mengikuti petunjuk dan perintah dari pimpinan atau atasannya. 

Kepatuhan dan ketaatan mengikuti petunjuk dan perintah dari pimpinan atau atasan itulah yang bernilai bekerja sama dengan pimpinan atau atasan

 Segala penyimpangan dari petunjuk dan perintah pimpinan atau atasan tidak dibenarkan , tidak diizinkan sampai terjadi mskipun menurut hemat yang bersangkutan barangkali dia lebih benar. Inilah yang diartikan menjadi hubungan vertikal struktural.

a. Kerjasama dengan kolega

Perencanaan kantor dan efisiensi kerja. Seperti yang dijabarkan di dalam kurikulum, salah satu kompetensi bekerja sama adalah kerja sama dengan kolega di dalam kantor. Kolega memiliki arti ”rekan kerja sederajat” dalam arti orang yang statusnya di dalam kantor tidak berada pada garis vertikal struktural. 

Sudah jelas rekan kerja yang di sebut kolega itu merupakan teman kerja yang kuat untuk bersama-sama menyelesaikan pekerjaan kantor demi tercapainya tujuan bersama.

Kerja sama dengan kolega berada pada garis horizontal yaitu hubungan yang sederajat bukan atasan dan bawahan. Maka dari itu, oleh karena di dalam kantor tidak mungkin ada orang yang bisa bekerja sendiri untuk mencapai tujuan kantor, maka kerja sama dengan kolega menjadi amat diperlukan. 

Kolega ada dua macam

• Kolega satu bagian atau satu bidang. kolega macam ini adalah rekan kerja yang berada di bagian yang sama atau mengenai bidang kerja yang sama.
• Kolega lain bidang atau lain bidang tapi berkaitan. Kolega macam ini adalah rekan kerja satu kantor tetapi tidak berada di bagian yang sama atau bukan berada di bidang yang sama, namun masih berkaitan. 

b. Kerja sama dengan pelanggan

Salah satu kompetensi di dalam kurikulum sudah menyebutkan perlu kerja sama dengan pelanggan, berarti betapa pentingnya kedudukan pelanggan itu bagi kantor. Mengenai hal ini ada pepatah dari Inggeris yang boleh kita ingat, yaitu ’customer is a king’ (”pelanggan adalah raja”).

Pepatah Inggeris itu menyebutkan bahwa di dalam dunia usaha atau dunia bisnis, pelanggan harus di istimewakan, harus diberi prioritas (hak didahulukan), harus dilayani sebaik-baiknya, agar supaya segala usaha yang dilakukan oleh kantor dengan target yang sudah ditentukan bisa tercapai melalui kerja sama yang baik dengan pelanggan itu.

Tentang hal ini, orang Jepang mempraktekkan sebaik-baiknya sehingga sehingga mereka bisa mencapai kemjuan ekonomi seperti yang bisa kita lihat saksikan bersama.

Dari sudut pengelolaan, kantor hidup dari para pelanggan, tanpa pelanggan itu, kantor akan menjadi sulit untuk mempertahankan kelangsungan hidupnya, yang berarti juga merupakan kelangsungan hidup dari para pegawainya, karena jikalau kantor mengalami kesusahan, para pegawainya pun akan ikut terbawa dan dalam keadaan yang para bisa menjadi timbulnya PHK (pemutusan hubungan kerja) yang amat merugikan para pegawainya.

Baca juga Prosedur pelayanan surat menyurat dan dokumen

c. Sikap karyawan untuk pelanggan

Perencanaan kantor dan efisiensi kerja. dengan demikian, kerjasama dengan para pelanggan sudah bukan lagi merupakan hal yang suka-tidak suka, tetapi merupakan kewajiban dari setiap karyawan di dalam kantor itu. 

Secara garis besar ada tiga macam pelanggan : 

• Pelanggan perorangan. Pelanggan ini bersifat pribadi perorangan. Hubungannya dengan kantor pun secara pribadi.
• Pelanggan kolektif Pelanggan ini tidak punya kantor atau perusahaan atau lembaga hukum yang resmi, namun berasal dari sekelompok masyarakat yang mengadakan hubungan dengan kantor. Kolektif memiliki pengertian secara kelompok atau ramai-ramai.
• Pelanggan kantoran Pelanggan ini adalah pelanggan yang berbentuk badan hukum seperti perusahaan bisnis, termasuk kantor pemerintah maupun lembaga swasta yang lain.