Pengertian dan Asas-asas Manajemen Perkantoran

Pengertian manajemen perkantoran sangat bervariasi. Menurut beberapa ahli, pengertian manajemen perkantoran dan asas-asas manajemen perkantoran dapat diuraikan berikut ini. 

A. Pengertian manajemen perkantoran

Menurut Rao (2000) adalah perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian dokumen oleh administrator dalam suatu organisasi. Gambaran secara utuh suatu organisasi dapat dilihat dalam struktur organisasi.

1. Wyle and Brecht dalam Rasto (2015)

Mengartikan bahwa manajemen perkantoran merupakan pemanfaatan dan pengendalian manusia, metode, mesin, dan material untuk mencapai hasil terbaik, kualitas tinggi, upaya terbaik, waktu tersingkat, cara yang paling praktis dan dapat diterima oleh manajemen puncak.

2. Eyre dalam Rasto (2015)

Mendefinisikan bahwa manajemen kantor berkaitan dengan penyediaan layanan komunikasi, informasi, dan pengamanan aset.

3. Betts dalam Rasto (2015)

Menyebutkan pengertian manajemen perkantoran untuk mencapai tujuan yang berhubungan dengan fungsi kantor dalam menyediakan informasi yang tepat dan jaringan komunikasi untuk semua bidang dalam organisasi.

Dari berbagai pendapat tentang pengertian manajemen perkantoran dan asas-asas manajemen perkantoran dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran didefinisikan sebagai proses merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi aktivitas kantor dalam mewujudkan kantor sebagai penyedia layanan informasi dan komunikasi untuk membantu pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Pemahaman terhadap aktivitas kantor dalam hal ini merujuk pada peranan atau fungsi kantor yang terdiri dari fungsi utama dan fungsi pendukung.

Oleh karena fungsi kantor sebagai penyedia layanan informasi dan komunikasi, maka dalam penyelenggaraannya harus ditopang oleh tiga hal, meliputi:

1. manajemen informasi yang berkualitas;
2. sistem komunikasi yang efektif; dan
3. teknologi informasi dan komunikasi yang relevan.

Tiga hal di atas yang merupakan pusat kajian utama dari manajemen perkantoran adalah informasi.

B. Asas-Asas Manajemen Perkantoran

pengertian manajemen perkantoran dan asas-asas manajemen perkantoran. Pengertian asas menurut kamus Besar Bahasa Indonesia merupakan sesuatu yang menjadi tumpuan berpikir dan berpendapat. Asas manajemen berarti dasar yang digunakan dalam manajemen atau pengelolaan suatu usaha atau organisasi.

Semakin besar organisasi akan semakin banyak unit-unit kerja dalam organisasi tersebut dalam rangka menjamin pelayanan lebih baik dan optimal. 

Dalam hubungannya unit-unit kerja tersebut secara menyeluruh, pengorganisasian pekerjaan kantor dapat menggunakan asas-asas sebagai berikut.

Baca juga Manajemen multikultural menjadi budaya perusahaan

1. Asas sentralisasi

Dilihat dari sebabnya “sentral” berarti terpusat, maka kantor/ organisasi yang menggunakan asas ini memiliki ciri sebagai berikut:

1. Semua pekerjaan dipusatkan pada satu bagian tersendiri.
2. Jenis pekerjaan kantor yang terpusat adalah jenis pekerjaan yang bersifat umum, seperti pekerjaan tata persuratan, pengelolaan dokumen dan informasi serta jenis pekerjaan yang bersifat mendukung operasional organisasi lainnya.
3. Kerahasiaan informasi akan lebih terjamin karena pengelolaan informasi dilakukan secara terpusat.
4. Asas ini cocok digunakan untuk jenis organisasi yang masih kecil dan sederhana.
5. Tempat atau bagian pelayanan dalam asas ini tidak terpisah dari gedung atau kantor utama, sehingga pengawasan mudah dilaksanakan, prosedur kerja mudah diseragamkan.
6. Beban kerja dapat dibagi secara merata dan penggunaan alat dan perabotnya lebih hemat karena ruang lingkup pengguna asas ini masih kecil.

2. Asas desentralisasi

Asas desentralisasi merupakan Asas-asas Manajemen Perkantoran yang membagi jenis kegiatan kantor ke dalam beberapa bagian/unit kerja. Masing-masing bagian atau unit kerja menangani jenis pekerjaan yang berbeda.

Contohnya bagian pemasaran, bagian keuangan, bagian kepegawaian, bagian gudang dan lainnya. Oleh karena itu, asas ini memiliki ciri sebagai berikut:

1. Cocok digunakan untuk organisasi/kantor yang lebih besar.
2. Pelayanan lebih fokus dan detail karena sudah terbagi sesuai bidang/bagiannya sendiri.
3. Dapat mengurangi penumpukan pekerjaan karena sifat layanan secara khusus.
4. Karena tidak terjadi penumpukan, maka akan berdampak pada semakin cepat pelayanan bagi organisasi tersebut.

3. Asas dekonsentralisasi

Asas dekonsentralisasi merupakan gabungan dari asas sentralisasi dan desentralisasi artinya masing-masing Asas-asas Manajemen Perkantoran digunakan untuk memperoleh efektivitas dan optimalisasi dalam pelayanan. 

Dalam praktiknya jarang dijumpai penggunaan asas sentralisasi atau desentralisasi digunakan secara murni. Namun sekalipun kecil organisasi tetap saja masih menggunakan asas gabungan ini. Hal ini terlihat pada urusan kantor dan keuangan, dimana keduanya memiliki petugas masing-masing.