Memahami bahasa surat pribadi dan surat dinas
Memahami bahasa surat pribadi dan surat dinas. Bahasa dalam surat harus tertata dengan baik dan benar sesuai dengan ketentuan baik model surat yang digunakan maupun bahasa surat yang dipergunakan. Untuk memahami bahasa surat pribadi dan surat dinas, mari simak materi dibawah ini.
1. Bahasa Sura
Surat merupakan alat komunikasi yang penting. Pesan yang disampaikan dalam surat adalah bahasa tulisan yang dipergunakan dalam surat-menyurat, berisi buah pikiran penulis surat dan dikirimkan kepada penerima untuk mendapat tanggapan positif.
2. Syarat Bahasa Surat Yang Baik
Pada hakikatnya, menyusun surat sama dengan menyusun sebuah karangan. Oleh sebab itu, ketentuan-ketentuan dalam menyusun surat sama dengan ketentuan-ketentuan dalam mengarang. Ketentuan-ketentuan itu meliputi penggunaan kalimat efektif, pemenggalan kata, pilihan kata, tanda baca, dan penggunaan ejaan yang tepat.
Hal-hal yang berhubungan dengan tata cara penyesuaian surat itu harus diperhatikan benar-benar karena surat akan dibaca berulang ulang atau diingat selama masih tertulis. Dengan demikian, hindari kata yang kurang tepat, terutama yang dapat menyinggung perasaan orang lain. Di bawah ini akan dijelaskan hal-hal yang harus diperhatikan untuk menyusun surat yang baik.
a) Alinea dan Kalimat
Alinea adalah himpunan kalimat yang mengemukakan suatu kesatuan pikiran untuk membentuk sebuah gagasan yang jelas. Dalam satu alinea, hanya ada satu pokok pikiran dan tidak boleh lebih.
Alinea yang sempurna terbentuk dari himpunan kalimat dan harus berkaitan dengan tema yang disampaikan. Namun demikian, ada juga alinea yang hanya terdiri dari satu kalimat. Misalnya, dalam alinea penutup hanya dituliskan, “Atas perhatian, Saudara kami ucapkan terima kasih”. Alinea penutup ini terbentuk atas satu kalimat dan tidak perlu penjelasan.
Kalimat adalah penyampaian makna tertulis. Dalam menyusun kalimat surat, hindari kesalahan penafsiran atau keraguan pada pihak pembaca. Untuk menghindari kesalahan tersebut gunakanlah kalimat yang singkat namun jelas. Idenya dapat mewakili pikiran kita dan dapat diterima oleh pembaca dengan baik. Dengan kata lain, kalimat yang pendek/singkat lebih efektif digunakan daripada kalimat yang panjang.
Hal lain yang perlu diperhatikan dalam penggunaan kalimat adalah kalimat yang satu dengan yang lainnya harus berhubungan/berkaitan dalam membentuk suatu gagasan tertentu. Alinea terdiri dari satu kalimat utama dan beberapa kalimat penjelas. Kalimat penjelas ini berfungsi untuk mengembangkan alinea tersebut.
b) Ejaan dan Tanda Baca (Pungtuasi)
Ketentuan mengenai penggunaan ejaan harus diperhatikan. Penggunaan ejaan yang benar sangat membantu dalam menafsirkan kalimat surat. Terlebih lagi, apabila kalimatnya panjang.
Ketentuan mengenai ejaan tidak boleh menyimpang dari kaidah yang berlaku, yaitu harus sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam hal ejaan adalah:
1) Penulisan huruf besar
Hal yang harus diperhatikan pada penulisan huruf besar dalam penulisan surat terutama untuk penulisan nama orang, nama jalan, kata ganti orang, nama lembaga, nama organisasi.
2) Penulisan kata turunan
Penulisan kata turunan adalah kata dasar yang diberikan pada imbuhan, sisipan, akhiran, dan gabungan imbuhan. Contoh, kata beri tahu jika diberikan akhiran “kan” menjadi beri tahukan, misalnya pada kalimat:
Dengan ini kami beritahukan bahwa kata beri tahu jika mendapat gabungan imbuhan ditulis serangkai menjadi satu kata, yaitu memberitahukan, diberitahukan.
3). Penulisan kata ulang
Penulisan gabungan kata ditandai dengan tanda hubung (-) terhadap unsur kata yang diulang, tidak boleh menggunakan angka-angka. Tujuan penulisan kata ulang adalah menyatakan penjamakan satu kata dengan cara diulang bukan dengan menambahkan kata bilangan tidak tentu, seperti semua, segala, para, seluruh, beberapa, dan sebagainya.
Contoh: barang diulang menjadi barang-barang bukan semua barang, semua barang-barang.
4). Penulisan gabungan kata
Penulisan gabungan kata biasanya disatukan bila berupa kata majemuk dan ungkapan yang sudah dianggap senyawa.
5). Penulisan kata ganti
Penulisan kata ganti orang yang digunakan sebagai sapaan ditulis dengan huruf besar.
6). Penulisan kata depan
Penulisan kata depan selalu terpisah dengan kata yang mengikutinya. Namun untuk penulisan kata depan di dan ke terdapat ketentuan tersendiri, karena kata depan di dan ke selain berfungsi sebagai kata dengan juga berfungsi sebagai awalan.
Penulisan di dan ke sebagai kata depan ditulis terpisah dari kata yang mengikuti, sedangkan di dan ke sebagai awalan ditulis serangkai dengan kata yang mengikutinya.
Baca juga Penulisan surat resmi yang benar
7). Penulisan unsur serapan
Contoh penulisan unsur serapan: quality = kualitas management = manajemen standard = standar system = system
8). Penggunaan tanda baca
Tanda baca harus digunakan secara tepat sebab jika tidak tepat dapat menimbulkan arti yang lain.
3. Tanda-Tanda Koreksi
Tanda-tanda koreksi digunakan untuk memperbaiki kesalahan dari pekerjaan surat. Bentuk tanda koreksi bermacam-macam disesuaikan dengan kebutuhan.
Rangkuman
- Coba anda cari dari internet atau dari sumber lain tentang penulisan surat pribadi dan surat dinas. Kemudian susunlah menjadi sebuah kliping yang menarik.
- Anda buat kelompok, diskusikan hasil kliping anda dan simpulkan
