Ketahui cara menelepon ke luar perusahaan

Ketahui cara menelepon ke luar perusahaan. Sistem PABX adalah sistem sambungan telepon tanpa bantuan operator, yaitu dengan menekan kode tertentu terlebih dahulu. 

a. Menerima panggilan dari luar (Incoming call)

Langkah-langkah yang harus kita lakukan dalam menerima panggilan dari luar adalah :

1. Ketika terdengar panggilan masuk maka salah satu lampu pada nomor line akan menyala.
2. Kemudian kami menekan nomor saluran yang menyala, menyapa, mengidentifikasi diri kami dan menawarkan bantuan
3. . Hubungkan ke nomor yang diminta dengan menekan “T” (internal) terlebih dahulu.
4. Jika kita melakukan koneksi yang salah, kembalikan saluran ke awal dengan menekan “V” (Void) dan menghubungkan ke nomor yang benar.
5. Jika saluran yang diminta kosong, beri tahu penerima telepon bahwa ada panggilan dari seseorang.
6. Jika orang di telepon bersedia untuk berbicara, hubungkan secara langsung dan minta mereka untuk berbicara dan tekan “E” (Hapus) agar mereka dapat segera berbicara.
7. Jika penerima telepon tidak mau menerima panggilan, karena suatu hal, kembali ke baris awal dengan menekan “V” (Void) lalu tekan “U” (garis bawah) untuk kembali berbicara ke luar dengan penelepon, sebutkan alasan penerima tidak mau menjawab panggilan/pembicaraan, tawarkan bantuan jika ada pesan yang harus disampaikan kepada penerima panggilan.
8. Jika tidak ada yang mengangkat saluran yang diminta, beri tahu penerima telepon bahwa tidak ada yang mengangkat.

b. Channel sedang sibuk 

Langkah-langkah yang harus dilakukan pada saat menangani channel yang sedang sibuk atau channel yang sedang digunakan untuk berbicara adalah:

1. Setelah tersambung ke nomor yang diinginkan, akan terdengar suara yang menandakan channel sedang digunakan (audible tone; tut….tut ….tut….) untuk memberi tahu penelepon bahwa saluran sedang digunakan/sibuk atau sedang berbicara.
2. Minta penelepon untuk menelepon kembali atau tunggu sampai panggilan selesai atau dapat berbicara dengan orang lain di nomor lain dengan menekan “V _ U”
3. Jika mereka tidak ingin menunggu atau tidak ingin berbicara dengan orang lain, tanyakan apakah mereka memiliki pesan untuk disampaikan.
4. Jika penelepon ingin menunggu sampai selesai berbicara, saluran luar ini harus disimpan dengan menekan “W” (menunggu) agar saluran tersimpan dan penelepon dapat melayani saluran lain, saluran yang disimpan tidak dapat digunakan oleh orang lain dan lampu akan tetap menyala.
5. Setelah nomor yang diminta selesai berbicara, tekan nomor yang tersimpan dan petugas akan berbicara kepada penelepon yang menunggu untuk mempersilakan berbicara dengan menekan “I” (Interline) dan nomor yang diminta, lalu menekan “E”.
6. Jika ada koneksi dari luar yang sangat penting, misalnya “panggilan jarak jauh”, coba hubungi orang yang sedang berbicara dengan menggunakan “masuk” dengan menekan “O” (Buka) atau mengetuk dengan menyela percakapan kemudian memberitahukan bahwa ada telepon penting dari seseorang yang ingin berbicara.
7. Jika mereka ingin mengakhiri percakapan dan menerima panggilan, penting untuk mengembalikan saluran ke operator dengan menekan tombol “V” (Void) dan menghubungkan kembali ke saluran yang diminta. 

c. Jalur Internal dan Eksternal

Langkah-langkah yang harus kita lakukan dalam menerima panggilan dari dalam instansi adalah : 

1. Jika lampu “H” (Rumah) menyala dan terdengar panggilan masuk, point ii menandakan ada panggilan masuk, tekan tombol “ O” lalu ucapkan halo identitas penerima telepon, (operator), dan tawarkan bantuan, catat setiap pesan dan permintaan setelah selesai dan akhiri percakapan lalu tekan “E”.
2. Untuk menerima permintaan telepon dari luar untuk sistem telepon PABX (Switchboard), setiap saluran dari dalam yang ingin melakukan panggilan keluar dapat menekan kode tertentu, misalnya “9” hingga terdengar nada baris kosong, lalu tekan tombol nomor yang diinginkan. Jika penelepon ingin meminta untuk terhubung melalui operator, operator akan mencari kode atau saluran kosong jika sudah ada, tekan nomor yang diinginkan, setelah itu terhubung ke nomor yang diinginkan dengan menekan “I” lalu tekan “E” agar mereka bisa berbicara langsung. 

Baca juga Bekerjasama dilingkungan sosial yang berbeda

Hal-hal yang perlu dilakukan dalam melakukan percakapan telepon yaitu 

1. sebelum menghubungi/memanggil nomor yang diinginkan sebaiknya dicari atau dicocokkan dengan buku telepon/teleteks;
2. Mencatat pokok-pokok permasalahan yang akan disampaikan dalam sebuah block note;
3. Jika Anda salah menelepon, Anda harus segera meminta maaf
4. . Jika sambungan sudah tersambung, segera perkenalkan diri dan nyatakan niat untuk melakukan panggilan tersebut;
5. Setelah selesai menahan percakapan, letakkan gagang telepon dengan benar. 

d. Cara perawatan

Ketahui cara menelepon ke luar perusahaan. Agar telepon dapat digunakan dengan baik, diperlukan perawatan, antara lain: 

1. Bersihkan telepon secara rutin dengan cara mengelapnya, terutama bagian Horne/pegangan telepon yang digunakan untuk berbicara. Biasakan untuk tidak menekan bibir Anda ke penerima;
2. Tempatkan gagang telepon dengan benar, sehingga jika ada panggilan masuk dapat diketahui;
3. Periksa kabel sambungan telepon ke sentral/kotak telepon, jika suatu saat saluran telepon sedikit terganggu;
4. Jika ponsel mati atau terjadi kerusakan, segera hubungi petugas Telkom terdekat.