Kantor: Peran, Evolusi, dan Perubahan Menuju Masa Depan. Kantor, sebagai tempat kerja yang khas, telah menjadi unsur penting dalam dunia bisnis dan organisasi. Seiring berjalannya waktu, peran dan wujud fisik kantor telah mengalami evolusi signifikan. Artikel ini akan menggali peran kantor, evolusinya, serta pandangan menuju masa depan kantor.
A. Peran Kantor
- Tempat Kerja
Kantor adalah tempat di mana pekerja berhimpun untuk bekerja secara bersama-sama. Ini menciptakan lingkungan yang memungkinkan kolaborasi, pertukaran ide, dan berbagi pengetahuan. - Representasi Perusahaan
Kantor sering menjadi wajah perusahaan atau organisasi. Penampilan fisik kantor dapat mencerminkan citra dan budaya organisasi tersebut. - Fokus dan Produktivitas
Kantor menyediakan lingkungan yang difokuskan, yang membantu pekerja untuk lebih produktif. Dalam lingkungan ini, pekerja dapat menghindari gangguan di rumah atau tempat lain. - Pengembangan Karyawan
Kantor adalah tempat di mana pelatihan, orientasi, dan pengembangan karyawan berlangsung. Ini menciptakan peluang untuk pertumbuhan dan pengembangan karir.
B. Evolusi Kantor
- Kantor Tradisional
Kantor tradisional adalah kantor fisik yang kita kenal dengan ruang kantor pribadi, meja kerja, dan pertemuan tatap muka. Ini adalah norma sebelum era digital. - Kantor Terbuka dan Kolaboratif
Perkembangan selanjutnya mengarah pada model kantor terbuka dan kolaboratif, yang mendorong interaksi lebih bebas antara karyawan dan departemen. - Fleksibilitas Ruang Kerja
Pandemi COVID-19 mengubah dinamika kantor dengan mendorong fleksibilitas dalam lokasi kerja, yang melibatkan kerja dari rumah atau kantor sesuai kebutuhan. - Kantor Virtual
Masa depan kantor melibatkan konsep kantor virtual, di mana pekerja dapat bekerja dari mana saja dengan akses ke teknologi yang diperlukan. - Kantor Berkelanjutan
Gagasan kantor berkelanjutan semakin muncul dengan penekanan pada lingkungan, energi hijau, dan pengurangan jejak karbon.
C. Pandangan Masa Depan
- Fleksibilitas Pekerjaan
Masa depan kantor akan lebih fleksibel, memungkinkan pekerja untuk bekerja dari mana saja dengan akses yang lebih besar ke teknologi. - Teknologi Augmented Reality (AR) dan Virtual Reality (VR)
AR dan VR dapat mengubah cara kita berinteraksi dengan kantor virtual, menciptakan pengalaman kerja yang lebih mendalam dan beragam. - Kantor Berkelanjutan dan Hijau
Lingkungan yang berkelanjutan akan menjadi prioritas utama dalam desain kantor masa depan dengan penekanan pada energi hijau, daur ulang, dan efisiensi sumber daya. - Kesejahteraan Karyawan
Kantor masa depan akan fokus pada kesejahteraan karyawan dengan perhatian khusus pada kesehatan fisik dan mental pekerja. - Keamanan Data dan Privasi
Karena semakin banyak pekerja bekerja jarak jauh, keamanan data dan privasi akan menjadi fokus utama dalam desain kantor virtual.
Kantor telah menjadi titik fokus dalam dunia kerja, dan evolusi ini terus berlanjut. Dalam era digital dan globalisasi, peran kantor telah berubah secara signifikan, dan kantor masa depan akan semakin mengintegrasikan teknologi, fleksibilitas, dan perhatian pada kesejahteraan karyawan. Selama perubahan ini, penting bagi organisasi untuk terus memahami bagaimana kantor dapat mendukung tujuan mereka dan menciptakan lingkungan yang produktif untuk para pekerja.
D. Pengertian Kantor
1. Pengertian Kantor Menurut Bahasa
Kantor berasal dari bahasa Belanda yaitu Kantoor yang artinya ruangan tempat bekerja, tempat instansi dan lain-lain. Lalu jika dalam bahasa Inggris berasal dari kata Office yang artinya tempat untuk memberikan pelayanan, ruang tempat bekerja ataupun posisi. Pengertian tentang kantor dibagi kedalam dua bagian yang diantaranya arti secara dinamis dan secara statistis. Berikut dibagian bawah ini penjelasannya: Arti kantor secara dinamis yaitu merupakan proses-proses dalam penyelenggaraan kegiatan seperti pengumpulan, pencatatan, pengolohan, penyimpanan maupun pendistribusian data. Jadi jika dalam arti sempit merupakan tempat untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan administrasi atau tata usaha. Sedangkan arti kantor secara statis yaitu merupakan tempat kerja, kamar kerja, ruang kerja, biro, marka, instansi, badan, perusahaan maupun tempat untuk menyelenggarakan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan serta pendistribusian data.
2. Pengertian Kantor Menurut Para ahli
Menurut Moekijat, kantor adalah setiap tempat yang biayanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan.
Prajudi Atmosudirjo, kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staff personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.
Menurut KBBI, kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat kerja.
Baca juga B. Fungsi Administrasi
E. Tujuan dan Fungsi Kantor
Tujuan kantor adalah memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman. Sedangkan fungsi dari kantor adalah sebagai berikut:
1. Menerima Informasi
Fungsi kantor yang pertama adalah untuk menerima segala macam bentuk informasi, seperti surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan juga semua laporan tentang segala macam kegiatan bisnis. Selain menerima informasi yang masuk, kantor juga memiliki fungsi untuk memperoleh informasi secara lebih lanjut yang nantinya mungkin akan diminta oleh manajemen.
2. Merekam Informasi
Fungsi kantor yang kedua yaitu untuk merekam/menyimpan informasi agar informasi tersebut dapat sesegera mungkin disiapkan apabila pihak manajemen memintanya. Rekaman atau record semua informasi harus disimpan untuk kepentingan hukum atau sebagai sebuah alat bukti. Disamping itu, rekaman/record juga disimpan untuk memenuhi kebutuhan sebuah manajemen dalam melakukan perencanaan dan pengendalian pada perusahaan.
3. Mengatur Informasi
Kantor berfungsi untuk mengatur segala macam bentuk dari sebuah informasi dengan cara yang sistematis agar informasi tersebut dapat dimanfaatkan/digunakan oleh pihak yang membutuhkan secara maksimal. Sebagai contoh, laporan dari sebuah kegiatan promosi yang dilakukan oleh pihak perusahaan dengan cara menyajikan informasi dengan jelas dan dapat dibaca dengan baik. Laporan tersebut dibuat oleh pihak yang menggunakan informasi atau data yang sudah diatur secara sistematis didalam kantor.
a. Memberikan Informasi
Kantor berfungsi untuk memberikan informasi kepada pihak yang membutuhkan. Apabila pihak manajemen meminta informasi, kantor memberikan informasi yang dibutuhkan berdasarkan data yang telah diterima, dihimpun, diatur dan disimpan. Sebagai informasi yang disajikan dapat bersifat rutin dan sebagian yang lain dapat bersifat khusus atau insidental. Informasi juga dapat diberikan secara lisan atau tertulis.
b. Melindungi Aset/Harta
Disamping yang fungsi yang lainnya, kantor juga memiliki fungsi untuk melindungi aset atau harta. Segala macam bentuk informasi/data yang diterima oleh kantor adalah sebuah aset atau harta dari kantor tersebut. Kantor tidak akan berfungsi sepenuhnya jika dibatasi pada fungsi menerima, merekam, mengatur dan memberi informasi saja. Kantor juga harus dapat melindungi aset atau harta (informasi atau data), baik tepat penyimpanannya, maupun isi dari informasi atau data tersebut sehingga benar benar digunakan untuk kepentingan perusahaan dan informasi tidak jatuh kepada pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.
Baca juga D. Pengertian Administrasi Perkantoran
F. Faktor Bangunan Gedung
Kantor Faktor yang harus diperhatikan pada bangunan gedung kantor yaitu:
1. Syarat Adminitrasif
Persyaratan administratif meliputi, pertama status hak atas tanah, dan atau izin pemanfaatan dari pemegang hak atas tanah, kedua, status kepemilikan bangunan gedung, dan yang ketiga, izin mendirikan bangunan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2. Kontruksi Gedung
Disain arsitektur (aspek Kesehtan dan Keselamatan kerja diperhatikan mulai dari tahap perencanaan). Seleksi material, misalnya tidak menggunakan bahan yang membahayakan seperti asbes dll. Seleksi dekorasi disesuaikan dengan asas tujuannya misalnya penggunaan warna yang disesuaikan dengan kebutuhan. Tanda khusus dengan pewarnaan kontras/kode khusus untuk objek penting seperti perlengkapan alat pemadam kebakaran, tangga, pintu darurat dll. (peta petunjuk pada setiap ruangan/unit kerja/tempat yang strategis misalnya lift, lampu darurat menuju exit door, dll).
3. Kesehatan
Untuk menjaga kesehatan para pekerja kantor, gedung kantor harus memenuhi syarat-syarat sebagai kantor yang sehat. Kantor yang sehat harus memiliki syarat sebagai berikut:
- Memiliki kualitas udara yang baik
- Memiliki kualitas pencahayaan yang baik
- Sistem sanitasi yang baik
- Kebersihan terjaga
4. Keamanan
Faktor keamanan adalah hal penting yang harus diperhatikan dalam pembangunan gedung kantor. Dengan adanya kepastian keamanan pada gedung kantor maka pekerja akan lebih merasa aman, nyaman dan tenang ketika bekerja. Dengan rasa aman tersebut pekerja akan dapat melaksanakan pekerjaan dengan lebih maksimal. Untuk menciptakan keamanan pada gedung kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya dengan memasang berbagai alat untuk mengantisipasi terjadinya kebakaran (Fire Safety Management), dan dengan menempatkan petugas keamanan di setiap lantai.
5. Keindahan/Desain Interior
Desain sebuah bangunan tidak sekedar memberikan pemandangan indah bagi pemiliknya, namun juga dapat mempresentasikan jiwa penghuninya serta menunjukkan kreativitas dan kemampuan dalam menghasilkan karya lewat tampilan tempat kerja.
