Mengenal mesin kantor dan fungsinya

Mengenal mesin kantor dan fungsinya. Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan secara efisien. Mesin kantor adalah alat yang digunakan untuk mengumpulkan, merekam, dan mengolah bahan, data, atau informasi dalam pekerjaan administrasi yang bekerja secara mekanis, elektrik, dan magnetis.

Dewasa ini, dalam dunia bisnis, banyak perusahaan, perusahaan baik pemerintah maupun swasta semakin mengandalkan mesin kantor dalam usahanya agar dapat memperoleh hasil yang optimal.

Pesatnya perkembangan teknologi menuntut manusia untuk bertindak lebih cepat dengan memperhatikan efisiensi di segala bidang. Menghadapi perkembangan tersebut, tentunya diperlukan upaya untuk memiliki keterampilan dalam menggunakan mesin-mesin perkantoran agar mendapatkan banyak keuntungan dan keuntungan.

Hal penting dalam memilih fasilitas kantor yang akan digunakan adalah fungsi dari alat tersebut beserta jaminan dari penjual, terutama tentang pembelian, pengadaan suku cadang, material yang digunakan, dan layanan perbaikan kerusakan yang cepat dan tidak terlalu ramai.

A. Perhatikan pemilihan mesin kantor.

Dalam memutuskan perlu atau tidaknya mesin kantor perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: 

1. Mesin yang akan digunakan harus dibutuhkan.
2. Jenis mesin harus praktis.
3. Mesin dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan.
4. Mesin dapat mempercepat penyelesaian pekerjaan.
5. Kualitas mesin harus bagus.
6. Mesin dapat digunakan untuk berbagai pekerjaan.
7. Perawatan mesin dapat dilakukan dengan cepat.
8. Mesin dapat disesuaikan dengan kemampuan karyawan.
9. Mesin harus sesuai untuk pekerjaan yang akan dilakukan.
10. Diperlukan ruangan yang memungkinkan penempatan mesin.

Tidak dapat dipungkiri bahwa mesin dan peralatan kantor sangat dibutuhkan untuk menunjang kelancaran prosedur dan tata kerja setiap instansi baik pemerintah maupun swasta.

Oleh karena itu, masalah penggunaan mesin dan peralatan untuk memperlancar prosedur dan metode kerja juga harus mendapat perhatian. 

B. Mesin yang dapat mengolah pekerjaan kantor

Penggunaan mesin dalam suatu proses kerja adalah untuk menghemat tenaga dan pikiran manusia secara fisik dalam melaksanakan tugasnya, baik yang bersifat rutin maupun insidental, baik untuk pekerjaan industri (engineering) maupun industri (engineering). catatan teknis atau dokumen.

Dan ini tidak lain untuk menyadari pentingnya manusia dalam organisasi. Penggunaan mesin dan peralatan pada suatu instansi hanya dapat dibenarkan untuk jenis pekerjaan yang memiliki ciri-ciri sebagai berikut: 

1. Harus dilakukan secara berulang-ulang dalam jumlah yang banyak dan bentuk serta ukuran yang sama, sehingga terkesan (seolah-olah) membosankan bagi orangnya. lakukanlah. Misalnya membuat formulir dengan mesin stensil.
2. Sifat dan jenis pekerjaannya terlalu berat untuk tenaga manusia, misalnya peralatan besar seperti mesin penarik atau pengangkut barang berat.
3. Akan terlalu lambat jika dilakukan dengan tangan. Misalnya membuat surat rangkap (dengan salinan) bisa menggunakan mesin tik, begitu juga dengan mencetak buku dan brosur dalam jumlah banyak, maka perlu menggunakan mesin cetak.
4. Harus ada formalitas, misalnya surat dinas harus diketik.
5. Memerlukan ketelitian yang sempurna agar jika dilakukan dengan otak manusia dapat terjadi kesalahan. Oleh karena itu, perlu memiliki mesin untuk mengotomatiskan pekerjaan rutin. Misalnya mesin hitung atau komputer untuk menghitung, menjumlahkan, mengumpulkan atau mengklasifikasikan dan mengurutkan data.

Singkatnya, jenis pekerjaan yang membutuhkan penggunaan mesin adalah:

• Pekerjaan berulang dalam jumlah banyak.
• Pekerjaan yang berat bagi manusia.
• yang lambat bila dilakukan dengan tangan
• Kerja

C. Jenis-Jenis Mesin

Berdasarkan lima alasan utama penggunaan mesin, dapat dibedakan tiga jenis mesin dan peralatan, yaitu

1. elevator untuk unit pergudangan dan peralatan atau depo bangunan sedangkan komputer, kalkulator, dan sebagainya untuk pekerjaan administrasi (paperwork ). 
2. Mesin untuk menyimpan uang belanja, disebut Mesin Penghemat Uang, yaitu mesin untuk produksi massal. Jadi selain mesin rekayasa teknis seperti mesin pemintal, mesin komputer (dalam jangka panjang), mesin duplikasi, dan sebagainya.
3. Mesin untuk memanfaatkan penggunaan waktu disebut Mesin Penghemat Waktu, misalnya komputer, mesin fotokopi, mesin pengganda, mesin atau alat komunikasi dan transportasi, dan sebagainya.

Baca juga Contoh organisasi di Indonesia

Mesin-mesin kantor yang banyak dibutuhkan, dan banyak digunakan untuk mendukung pelaksanaan tugas-tugas perkantoran, adalah : 

1. Komputer,
2. Mesin Ketik
3. Mesin tik Elektronik
4. Mesin Fotokopi
5. Penghancur Kertas,
6. Printer,
7. Mesin Stensil
8. OHP
9. LCD Proyektor, dll.