Cara menerima telepon kantor. Telepon sebagai sarana komunikasi perkantoran dan pribadi harus dibedakan penanganannya. Penggunaan telepon kantor perlu penanganan khusus sesuai dengan bidang usaha dan kegiatan kantor tersebut. Untuk memahami lebih jauh kita ulas materi berikut ini. 1. Percakapan Lokal Percakapan lokal ini merupakan percakapan telepon yang dilakukan oleh dua pos (pesawat) telepon yang terletak dalam satu daerah lingkungan pelayanan lokal (LPL). Percakapan lokal dapat berlangsung antara dua orang pelanggan dalam satu kota melalui satu…
Cara kerja VOIP. Sebelum memahami cara kerja VOIP (Voice over Internet Protocol). Mari kita pahami dahulu pengertian dari VOIP. 1. Pengertian VOIP Voice over Internet Protocol adalah teknologi yang menjadikan media internet untuk bisa melakukan komunikasi suara jarak jauh secara langsung. Sinyal suara analog, seperti yang anda dengar ketika berkomunikasi di telepon diubah menjadi data digital dan dikirimkan melalui jaringan berupa paket-paket data secara real time. Dalam komunikasi VoIP, pemakai melakukan hubungan telepon melalui terminal…
Memahami cara kerja pabx dan mengoperasikan faksimile. Sebelum diuraikan lebih jauh mari kita pahami terlebih dahulu pengertian PABX. 1. Pengertian PABX PABX merupakan singkatan dari Private Automatic Branch eXchange. Sebuah PABX pada dasarnya adalah sebuah sistem telepon yang biasa disebut juga dengan switchboard yang digunakan sebagai sistem telepon internal di kantor. a) Gambaran Sederhana Sistem PABX Sistem PABX memiliki beberapa/ banyak sambungan kabel yang mengarah pada sebuah switchboard. Itulah sebabnya mengapa ada istilah “branch” dalam…
Cara kerja teleconference. Sistem telekomunikasi dapat mendukung teleconference karena menyediakan satu atau lebih dari berikut ini: audio, video, dan / atau layanan data oleh satu atau lebih berarti, seperti telepon, komputer, telegraf, teletip, radio, dan televisi. 1. Pengertian Teleconference Pengertian teleconference atau telekonferensi atau teleseminar adalah komunikasi langsung di antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi. Jadi teleconference adalah pertemuan yang dilakukan oleh…
Materi mesin komunikasi kantor. Komunikasi dalam suatu organisasi, baik yang bersifat intern maupun ekstern dapat dilakukan dengan berbagai macam cara. Salah satu cara berkomunikasi adalah dengan menggunakan telepon. Bagi seorang sekretaris, telepon merupakan piranti pokok guna mendukung efektifitas dan efisiensi kerjanya. Dengan telepon, informasi dapat disampaikan dan diterima dengan cepat, sehingga organisasi atau perusahaan dengan cepat menindaklanjuti atau melakukan tindakan antisipasi. Hampir semua kegiatan bisnis pada masa kini memerlukan komunikasi melalui media telepon, seperti memperkenalkan…
Prosedur pelayanan surat menyurat dan dokumen. Kantor merupakan pusat tempat pengolahan pekerjaan yang bersifat administratif. Sering pula bahwa kantor adalah “Pusat-pusat (central, centres) dari pada birokrasi itu adalah kantor-kantor, biro-biro, sekretariat-sekretariat, desk-desk, dan sebagainya yang berhubungan satu sama lain secara tertentu.” Di kantor dilaksanakan pengurusan keterangan-keterangan. Inti dari aktivitas kantor secara terperinci meliputi aktivitas tata usaha berupa “pencatatan, penghimpunan, pengolahan, penggandaan, pengiriman dan penyimpanan serta penggunaan keterangan.” Pekerjaan pengurusan tata usaha tersebut meliputi pekerjaan yang…
Etika korespondensi di kantor, surat masih menempati urutan terpenting dalam percaturan penyelenggaraan administrasi suatu kantor. Sebagai alat komunikasi tertulis surat memiliki berbagai fungsi antara lain sebagai piranti komunikasi, dokumen tertulis, wakil dan duta penulis dan terakhir sebagai alat tata usaha. Selain fungsi tersebut di atas surat juga memiliki misi khusus untuk bertindak sebagai reklame atau advertising si penulis. Dalam hubungan surat menyurat kantor hendaklah mempunyai keyakinan setiap setiap surat yang berasal dari kantornya harus menjadi…
Materi etika menerima tamu kantor. Pegawai kantor merupakan tuan rumah. Tanpa kecuali pegawai rendah, menengah atau tinggi hendaklah memiliki sopan santun kepada tamu yang berkunjung ke kantor. Menunjukkan Perhatian Terhadap Tamu Setiap pegawai harus dapat bertindak sebagai penerima tamu yang baik dan tuan rumah yang menyenangkan. Pelayanan kepada tamu merupakan reklame murahan tanpa ongkos, oleh karena itu perlu sekali setiap pegawai mengetahui prinsip-prinsip penerimaan tamu. Secara umum tamu yang datang berkunjung ke kantor bertujuan untuk…