Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kantor memiliki arti balai (gedung, rumah, ruang) tempat untuk mengurus suatu mengenai pekerjaan (perusahaan) tempat menjalankan pekerjaan. Pengertian lainnya dari kantor adalah sebuah unit lembaga atau organisasi yang terdiri dari tempat, personil serta operasi ketatausahaan demi membantu pimpinan organisasi.

Baca Juga D. Pengertian Administrasi Perkantoran

Tempat artinya ruangan, gedung, kompleks, dan perabot serta perlengkapannya, seperti mesin peralatan kantor dan juga perlengkapan lainnya. Dari pengertian diatas bisa disimpulkan bahwa kantor adalah wadah atau tempat bagi sekelompok orang atau organisasi yang melakukan kegiatan tata usaha. Berikut adalah pembahasan lingkup administrasi perkantoran:

Kegiatan Kantor

Kegiatan kantor merupakan kegiatan yang selalu dilakukan dalam perkantoran dimana semakin luas tujuan perusahaan maka semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengoganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini:

A. Perencanaan perkantoran (office planning)

Perencanaan Perkantoran (Office Planning), adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan peninjauan kembali terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran terdiri dari:

1. 1. Perencanaan gedung
   2. Tata ruang kantor
   3. Penerangan/cahaya
   4. Ventilasi
   5. Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
   6. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
   7. Anggran (budgeting) perkantoran
   8. Standar kualitas kerja
   9. Sistem informasi dan telekomunkasi

B. Pengorganisasian perkantoran (office organizing)

Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing) adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut yang meliputi:

• • Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/ perusahaan
  • Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
  • Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.

C. Pengarahan perkantoran (office actuating)

Ruang lingkup administrasi perkantoran. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating), adalah suatu kegiatan yang meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan targer dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran adalah sebagai berikut:

• • Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pegawasan terhadap bawahan
  • Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
  • Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulita dalam pekerjaan
  • Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi
  • Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasa dengan bawahan dapat berjalan lancar
  • Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan.

D. Pengawasan perkantoran (office controlling)

Pengawasan Perkantoran (Office Controling), adalah kegiatan yang mematikan bahwa sasaran dan perencanaan dapat berjalan sesuai dengan target yang ingin dicapai. Objek pengawasan perkantoran terdiri dari:

• • Penggunaan peralatan dan perabot kantor
  • Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
  • Kualitas pekerjaan kantor
  • Pelayanan kantor
  • Waktu
  • Biaya perkantoran

Baca juga F. Karakteristik Administrasi Perkantoran

D. Sarana dan Fasilitas Kerja perkantoran

1. 1. Lokasi kantor Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor adalah faktor keamanan, faktor lingkungan dan faktor harga.
   2. Gedung Faktor yang perlu diperhatikan adalah menjamin keamanan dan kesehatan karyawan, memiliki fasilitas yang memadai, dan harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)
   3. Peralatan
      • Perabotan kantor (office furniture): meja kursi, rak, laci dll
      • Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.
   4. Interior adalah tatanan perobatan/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruag kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela,dan hiasan kantor.
   5. Mesin-mesin kantor Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.