Tahapan proses perencanaan kerja

Tahapan proses perencanaan kerja. Proses perencanaan kerja memerlukan beberapa tahapan kegiatan sebagai berikut : 

A. Tahapan proses perencanaan kerja

1. Pendahuluan, melaksanakan langkah-langkah
   1. Meninjau keadaan termasuk kemungkinan.
   2. Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk menyusun rencana.
   3. Memastikan adanya peraturan kebijaksanaan atau usaha-usaha lain yang berkaitan dalam arti mendukung rencana atau sebaliknya.
   4. Memastikan pengesahan rencana yang merupakan tahap akhir persiapan menyusun seluruh rencana.
2. Menyusun rencana Pada tahap ini seluruh persiapan rencana selesai dibicarakan, lalu dilakukan penyusunan rencana yang mencakup tujuan, kegiatan yang diperlukan, pembiayaan, penanggungjawab dan bagian dari kantor yang melaksanakan dan sebagainya.
3. Melaksanakan rencana Pada tahap ini perencanan kerja yang sudah selesai disusun dilaksanakan dalam operasi-operasi kerja konkrit sesuai dengan yang tercantum di dalam perencanaan kerja.
4. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan Pada waktu pelaksanaan, pengawasan perlu dilakukan yang bertujuan :
   1. Memastikan pelaksanaan rencana berjalan sesuai dengan yang direncanakan.
   2. Mengecek ada tidaknya penyimpanan dalam pelaksanaan. Jikalau ada, harus buru-buru diambil tindakan perbaikan. Sebelum itu, perlu dipelajari dulu apakah penyimpangan itu masih bisa diperbaiki atau tidak, lalu apa yang menjadi penyebab penyimpangan itu. Sudah tentu perbaikan dilakukan kalau disimpulkan masih bisa diperbaiki, sebaliknya kalau tidak, maka ada kemungkinan pelaksanaan itu dihentikan.
5. Mengadakan evaluasi terhadap seluruh pelaksanaan termasuk pengawasan. Evaluasi (penilaian, pertimbangan dan penyimpulan) perlu dilakukan terhadap seluruh perencanaan kerja dimulai dari awal sampai selesai. Evaluasi ini juga merupakan alat bantu terhadap pengawasan.

Dengan evaluasi yang terus menerus, maka satu perencanaan kerja dalam pelaksanaannya mestinya tidak sampai gagal, karena usaha evaluasi dapat dengan cepat mengetahui kalau terjadi kejanggalan yang menjurus ke arah kegagalan rencana. Dengan evaluasi, kejanggalan itu bisa diperbaiki.

B. Sifat, fungsi dan Sumber Perencanaan

Perencanaan merupakan fungsi utama dari manajemen, maka perencanaan juga merupakan fungsi utama dari manajer atau pimpinan.

Yang paling menentukan dalam perencanaan adalah faktor manusia, karena perencanaan dibuat, dijalankan, diawasi dan dievaluasi oleh manusia, sehingga semua itu pun adalah mengenai manusia, karena faktor manusialah yang menentukan berhasil tidak perencanaan itu. Oleh karena itu, seorang pimpinan atau manajer harus mengetahui sifat dari perencanaan. 

a. Sifat Perencanaan

Perencanaan memiliki sifat sebagai berikut :

1. Melekat pada fakta atau kenyataan yang ada di depan mata.
2. Dapat memperkirakan kejadian-kejadian mendatang yang berasal dari fakta atau kenyataan di depan mata.
3. Mengikuti akal sehat yang ada.
4. Dapat berkembang mengikuti situasi dan kondisi yang ada.
5. Berkesinambungan sehingga semakin lama semakin sempurna.
6. Peningkatan atau perbaikan atau penyempurnaan Keterangan :
   1. Perencanaan dibuat justru berdasarkan fakta atau kenyataan atau kejadian yang ada di depan mata, jadi tidak dibuat-buat begitu saja, atau dibuat berdasarkan khayalan.
   2. Fakta atau khayalan atau kejadian yang ada di depan mata, dalam perencanaan semestinya dapat diperkirakan kejadian-kejadian yang akan datang sehingga perencanaan itu dapat dibuat dengan menyesuaikan diri atau mengatasi kejadian kejadian mendatang itu.
   3. Rasional, sudah jelas perencanaan dibuat berdasarkan akal sehat kita, yang sering disebut orang ‘secara rasional’, jadi bukan dibuat-buat tanpa ada yang dasar yang bisa dipertanggung jawabkan.
   4. Dikembangkan, perencanaan dibuat berdasarkan fakta atau kenyataan atau kejadian yang ada sekarang, maka perencanaan itu mesti dibuat sedemikian rupa sampai dapat dikembangkan sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada dan ada kemungkinan berubah-ubah.
   5. Perencanaan harus dibuat menjadi sesuatu yang bersifat dapat dilanjutkan di kemudian hari pada tahap yang lain, sudah tentu dengan tujuan baru yang dibuat berdasarkan tujuan lama dengan maksud supaya sambung-menyambung.
   6. Ada perencanaan dibuat dengan tujuan peningkatan, yaitu tujuan meningkatkan apa yang sudah ada sekarang misalnya peningkatan mutu barang. Ada juga perencanaan dibuat dengan tujuan perbaikan, yaitu tujuan memperbaiki sesuatu yang dianggap buruk, sudah tentu dengan target supaya menjadi baik, dan ada juga perencanaan dibuat dengan tujuan penyempurnaan, yaitu tujuan membuat sesuatu yang sudah baik tetapi masih ingin dibuat menjadi lebih baik lagi.

Baca juga Memahami bahasa surat pribadi dan surat dinas

b. Fungsi Perencanaan 

Perencanaan mempunyai berbagai fungsi, tetapi yang paling penting adalah sebagai berikut :

1. Sebagai pedoman kerja
2. Sebagai alat koordinasi
3. Sebagai alat pengawasan kerja Keterangan :
   1. Sebagai pedoman kerja, perencanaan dapat menjadi pegangan sekaligus petunjuk bagi semua yang diikutsertakan di dalam perencanaan bagaimana semestinya pekerjaan yang dimaksud di dalam perencanaan dikerjakan secara benar untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
   2. Alat Koordinasi yang dimaksud adalah penguasaan sekaligus pengarahan oleh atasan kepada bawahan. Perencanaan dapat digunakan oleh seorang pimpinan sebagai alat untuk mengkoordinasi bawahannya dalam rangka mencapai tujuan yang sudah ditentukan.
   3. Sebagai alat pengawasan kerja, perencanaan dapat dijadikan patokan bagi mereka yang ditugasi sebagai pengawas untuk memeriksa para pekerja yang diikutsertakan apakah mereka semua bekerja sesuai dengan ketentuan yang digariskan di dalam perencanaan untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan. 

c. Sumber Perencanaan

Sebagai seorang pimpinan atau pembantu pimpinan seperti sekretaris dan manajer kantor, selain dituntut mengetahui sifat dan fungsi perencanaan, dia juga dituntut mengetahui sumber-sumber perencanaan. 

Maksudnya adalah titik tolak yang menjadi dasar untuk membuat satu perencanaan. Ada beberapa macam sumber perencanaan , antara lain adalah :

1. Kebijaksanaan dan pengarahan dari pimpinan.
2. Kebutuhan yang mendesak untuk mengatasi suatu masalah.
3. Hasil evaluasi yang menuntut perbaikan atau penyempurnaan.
4. Akibat dari usulan yang diajukan pihak-pihak tertentu yang terkait. 

Keterangan

1. Pimpinan yang dimaksud di sini adalah atasan langsung atau orang lain yang berwenang. Pimpinan itu mengeluarkan kebijaksanaan yang menuntut perlu penyusunan suatu perencanaan dengan tujuan yang dijelaskan lebih dulu.
2. Muncul masalah, akibatnya masalah itu perlu diatasi. Untuk mengatasi masalah tersebut, perlu penyusunan suatu perencanaan yang matang dan pimpinan atau orang yang berwenang menyadari hal tersebut, sehingga keluarlah keputusan untuk menyusun satu perencanaan.
3. Ada usaha atau kegiatan yang sudah dan / atau sedang berjalan, tetapi hasilnya tidak memuaskan, akibatnya keluar kebijaksanaan dari pihak pimpinan untuk menyusun satu perencanaan baru yang bertujuan untuk memperbaiki usaha tersebut atau menyempurnakan usaha itu.
4. Pihak-pihak tertentu yang dimaksud di sini ada kemungkinan adalah pihak yang berwenang (pemerintah), atau masyarakat terkait, atau pegawai kantor sendiri dan sebagainya. Mereka dengan inisiatif sendiri mengajukan usul kepada kantor agar membuat sesuatu perencanaan dengan tujuan tertentu.