Cara mendapatkan persetujuan rencana kerja kantor

Cara mendapatkan persetujuan rencana kerja kantor. Sebuah rencana yang sudah disusun dengan bersusah payah perlu mendapatkan persetujuan dari pihak pimpinan kantor atau pihak lain yang berwenang.Tanpa persetujuan itu, rencana tersebut akan menjadi mubazir atau percuma, sebab tidak bisa dilaksanakan.

Dalam hal ini diumpamakan gagasan tentang penyusunan rencana berikut pembuatan rencana itu bukan datang dari pihak pimpinan yang berwenang, melainkan dari pihak lain yang tidak memiliki wewenang memutuskan, misalnya adalah manajer kantor dan bawahannya atau sekretaris perusahaan dan kawan-kawannya.

Cara mendapatkan persetujuan rencana kerja kantor. Maka, dalam kasus ini, pengesahan rencana harus dimintakan kepada pimpinan yang berwenang supaya rencana itu dapat dilaksanakan.

A. Pendukung rencana kerja

Pada waktu rencana bersangkutan hendak dimintakan kepada pimpinan yang berwenang, maka sebaiknya rencana itu dilengkapi dengan beberapa sarana pendukung sebagai berikut:

1. Waktu penyerahan Rencana diserahkan pada waktu yang tepat, misalnya pada saat masalah yang dipersoalkan masih belum reda.
2. Rekomendasi dari orang penting Rencana terlebih dahulu dikonsultasikan kepada orang penting yang punya relasi dengan pimpinan berwenang. Setelah itu meminta persetujuan sekaligus rekomendasinya kepada pimpinan berwenang.
3. Penulisan rencana yang pandai Rencana yang hendak dimintakan pengesahan itu sebaiknya ditulis mengikuti ketentuan berikut ini:
   1. Bahasa yang mudah dibaca Kata-kata, tata bahasa maupun gaya bahasanya dipilih yang mudah-mudah.
   2. Tidak banyak uraian panjang, melainkan dilengkapi dengan gambar, grafik, diagram dan lain-lain yang mudah dibaca.
   3. Data yang cukup dan jelas Rencana dilengkapi dengan data berjumlah cukup dan jelas serta mudah diperiksa.
   4. Kesimpulan dan argumentasi tidak rewel. Kesimpulan dirumuskan secara sederhana, dan argumentasi (alasan yang diajukan sebagai bukti) dimuat secukupnya saja.
4. Pembiayaan yang rasional Rencana dalam pelaksanaan pasti membutuhkan biaya dan biaya ini sudah tentu selesai dihitung pada waktu rencana diajukan. Dengan pengertian ini, jumlah pembiayaan itu sedapat mungkin dikemukakan secara rasional dan dapat dipertanggungjawabkan.

B. Efisiensi pekerjaan kantor

Efisiensi pekerjaan kantor Efisiensi memiliki arti secara singkat “hemat segala-galanya”. Secara singkat efisiensi adalah usaha menghemat materi, tenaga, waktu dan sebagainya dalam rangka mengerjakan sesuatu untuk mencapai tujuan tertentu.

Efisiensi kerja adalah pelaksanaan pekerjaan dengan cara-cara tertentu tanpa mengurangi tujuan yang dikerjakan dengan cara paling mudah mengerjakannya, paling murah biayanya, paling sedikit tenaganya, paling ringan bebannya dan paling singkat waktunya.

a. Pegawai bekerja dengan efisien

Di dalam kantor,seorang pegawai yang bekerja efisien pasti memiliki kecepatan kerja yang tinggi, atau sebaliknya, jika dia ingin menyelesaikan pekerjaannya dalam waktu singkat, dia harus bisa meningkatkan kecepatan kerjanya, berarti dia harus bekerja dengan efisien. 

Seorang pegawai yang bekerja tidak efisien, sudah pasti kecepatan kerjanya lambat, sehingga sering disebut orang menjadi malas. Asalkan punya motivasi, cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap pegawai untuk semua pekerjaan kantor baik yang besar maupun yang kecil.

Efisiensi pekerjaan kantor dapat mempercepat pencapaian target yang telah digariskan dengan menghemat waktu dan tenaga. Maka dari itu, semua pegawai di dalam kantor dituntut agar bekerja dengan efisien dengan maksud semuanya bisa mencapai keberhasilan bersama secara kolektif. 

b. Motivasi dah hasil kerja yang baik

Dalam moralnya, setiap pegawai di dalam kantor, tidak boleh punya pikiran pembocoran atau penghamburan, tidak boleh punya pikiran bekerja lamban, tidak boleh punya pikiran semaunya, karena semua itu akan mempengaruhi hasil kerjanya.

Seorang pegawai yang hasil kerjanya jelek, sudah tentu akan mendapat teguran dari pimpinannya, bahkan bisa diputuskan hubungan kerjanya apabila dianggap sudah parah. Pegawai macam ini termasuk pegawai tidak efisien, atau pegawai yang memiliki efisiensi kerja rendah. Efisiensi pekerjaan harus yang tinggi.

Pegawai yang tidak menyukai penghamburan, umumnya akan bekerja dengan efisien, dan pegawai yang bekerja efisien tidak mengeluh walaupun banyak yang harus dikerjakan. Sebaliknya, pegawai yang tidak efisien akan mengeluh jika ia diberi pekerjaan agak banyak, bahkan sedikit banyak saja ia sudah mengeluh.

Pegawai macam ini jelas adalah yang malas dan ini tidak termasuk di dalam lingkaran efisiensi pekerjaan. Oleh sebab itu, cara bekerja yang efisien harus terus menerus dipraktekan dan diterapkan agar supaya jiwa efisiensi benar-benar bisa melekat pada diri setiap orang sehingga keseluruhan kantor menjadi berpotensi (memiliki tenaga) besar.

Baca juga Peranan surat menyurat sebagai alat komunikasi 

C. Pengertian efisien 

Efisien tidaknya suatu kegiatan kerja dapat dilihat dari dua segi, yaitu segi usaha dan segi hasil.

• Dari segi usaha : suatu hasil dapat dicapai dengan usaha yang kecil atau sedikit
• Dari segi hasil : dengan usaha tertentu memperoleh hasil yang banyak. 

Dengan demikian, sesuatu dapat dikatakan efisien bila terjadi dengan usaha yang kecil diperoleh hasil yang banyak.