Dalam perkembangannya sekarang ini sudah banyak fungsi utama kantor dalam bentuk kantor virtual sudah banyak dijumpai di sekolah seperti halnya pembelajaran di google class, moodle atau yang lain. Untuk mendalami masalah ini akan dibahas dalam pengertian dan fungsi utama kantor.
Dalam contoh tersebut kantor diartikan dalam bentuk maya atau hanya terlihat melalui media elektronik sehingga setiap kegiatan yang dilakukan dapat dikerjakan secara otomatis. Untuk lebih memahami tentang pengertian manajemen perkantoran dan layanan bisnis berikut kita pahami tahap demi tahap.
1. Pengertian Kantor
Kantor menurut etimologi bahasa Inggris “Office” berarti tempat untuk memberikan pelayanan, ruang tempat bekerja ataupun posisi. Dalam bahasa Belanda kantor berasal dari kata “Kantoor” yang berarti ruangan tempat bekerja, tempat instansi dan lain-lain. Dari pengertian tersebut kantor dapat diartikan secara dinamis dan secara statis.
Pengertian kantor secara statis menurut Rasto (2015), merupakan tempat kerja, ruang kerja, biro, markas, instansi, badan, perusahaan maupun tempat untuk menyelenggarakan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan serta pendistribusian data/ informasi. Dari pengertian tersebut berarti fungsi utama kantor diartikan secara statis.
Pengertian kantor secara dinamis yakni proses-proses dalam penyelenggaraan kegiatan seperti seperti pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan maupun pendistribusian data.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa arti kantor secara fisik merupakan bangunan, ruang atau tempat kerja, sedangkan secara dinamis diartikan sebagai proses kegiatan yang dilakukan di dalam ruang, tempat kerja.
Fungsi Manajemen Kantor
Dalam pengertian kantor secara dinamis inilah, maka manajemen merupakan hal penting untuk mengarahkan, menggerakkan dan mengendalikan setiap unsur dalam sebuah kantor tersebut. Tugas manajemen adalah menetapkan tujuan organisasi dan berupaya untuk mencapainya. Dengan demikian sebuah organisasi harus memahami tujuan yang jelas dan membuat sebuah sistem untuk mencapai tujuan secara efisien dan efektif.
Menurut Rao (2000) Istilah sistem berasal dari konsep “systematic” yang mengacu pada pendekatan yang terorganisasi dan teratur untuk memecahkan masalah. Dalam konsep manajemen perkantoran, sistem dapat dianggap sebagai pendekatan yang direncanakan untuk suatu kegiatan dalam upaya mencapai tujuan. Dengan demikian, sistem akan menjadikan sebuah layanan atau kegiatan pada suatu organisasi, perusahaan atau kantor menjadi jelas.
Sebagai contoh layanan bidang jasa transportasi online, untuk mendapatkan pelayanan calon konsumen harus memiliki syarat aplikasi di smartphone miliknya. Melalui aplikasi tersebut, akan terlihat mekanisme atau prosedur layanan sampai pada umpan balik layanan itu diterima oleh konsumen. Umpan balik ini merupakan hasil evaluasi bagaimana sebuah sistem dalam pelayanan jasa transportasi itu diterima dan dirasakan oleh konsumen.
2. Fungsi Utama Kantor
Sebagai sebuah sistem dalam penyelenggaraan kegiatan pelayanan, kantor berperan penting dalam pencapaian tujuan dalam suatu organisasi, instansi, atau perusahaan. Oleh karena itu, peranan kantor dalam layanan bisnis sangat penting guna mencapai tujuan untuk menyelenggarakan kegiatan pelayanan setiap harinya.
Fungsi kantor menurut Sumathy, dkk. (2011) dibedakan menjadi fungsi rutin atau fungsi pokok, dan fungsi penunjang atau fungsi administratif.
Sedangkan Balachandran dan Chandrasekaran (2009) membedakan fungsi kantor ke dalam fungsi pokok dan fungsi tambahan. Dari kedua pendapat tersebut, maka fungsi kantor dapat dibedakan menjadi dua yaitu fungsi utama dan fungsi pendukung.
a. Fungsi utama kantor menurut Rao (2000)
Untuk memudahkan pemahaman mengenai fungsi kantor dan peranannya dalam manajemen kantor akan diurai seperti dibawah ini.
1) Menerima Informasi
Informasi yang diterima berasal dari dua sumber yakni sumber internal dan eksternal. Sumber internal diperoleh dari unit unit kerja yang ada di dalam organisasi (kantor), sedangkan sumber informasi eksternal diterima dari luar organisasi seperti pelanggan, pemasok, pemerintah, investor dan perusahaan lain.
Informasi yang diterima dapat berupa dalam berbagai bentuk seperti surat, laporan, pesan telepon, facsimile, e-mail, surat kabar, dan perundangan yang berlaku.
2) Merekam informasi
Informasi dari berbagai sumber dan dalam berbagai bentuk diterima, maka fungsi selanjutnya adalah merekam informasi. Langkah pertama merekam informasi adalah menyortir informasi ke dalam kategori atau kelompok tertentu.
Contohnya, informasi mengenai pesanan dicatat secara manual maupun elektronik ke dalam bagian pesanan. Informasi mengenai urusan keuangan dicatat dalam bagian keuangan dan lain sebagainya.
Pencatatan dilakukan secara otomatis melalui sistem komputer yang memudahkan pegawai dalam mengidentifikasi dan mencari informasi dengan cepat. Rekaman informasi harus dijamin ketersediaannya, sehingga akan memudahkan dalam pencarian untuk memenuhi data yang dibutuhkan.
3) Mengelola informasi
Untuk menjadi sebuah informasi yang siap digunakan, data/ informasi harus dilakukan proses pengolahan terlebih dahulu. Untuk itu perusahaan/kantor perlu melibatkan staf terlatih dan terdidik atau sistem yang handal dalam mengolah data tersebut secara sistematis. Hasil pengolahan informasi dapat berupa laporan keuangan, laporan statistik, laporan biaya dan jenis laporan lain yang berkaitan dengan jenis usaha yang dijalankan.
4) Mendistribusikan Informasi
Informasi yang telah diolah dan telah menjadi informasi yang siap digunakan, selanjutnya akan didistribusikan kepada pihak pihak yang membutuhkan. Pendistribusian informasi tersebut dapat dilakukan menggunakan komunikasi baik secara lisan atau tulis. Pada proses pendistribusian perlu diperhatikan waktu pendistribusian, agar informasi tidak menjadi kadaluarsa atau expired.
b. Fungsi pendukung
Pada prinsipnya fungsi pendukung kantor merupakan aktivitas kantor yang memfasilitasi kinerja fungsi utama kantor. Fungsi pendukung kantor menurut Rasto (2015) memaparkan sebagai berikut.
1) Melaksanakan fungsi manajemen
Setiap pekerjaan selalu dilakukan dengan merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi. Hal ini dilakukan agar pencapaian tujuan kegiatan tersebut akan berjalan dengan baik. Berhasil tidaknya sebuah kegiatan akan selalu dilakukan evaluasi, sehingga pelaksanaan kegiatan berikutnya akan menjadi lebih efektif dan efisien.
2) Merancang sistem dan prosedur kantor
Sebuah sistem merupakan sekelompok bagian yang saling terkait bergantung satu dengan yang lain dalam operasinya secara berurutan berdasarkan rencana yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan perusahaan.
Prosedur adalah serangkaian langkah untuk melakukan tugas sesuai dengan sistem yang ditentukan. Setiap sistem harus dipecah menjadi beberapa bagian untuk menentukan prosedur tertentu. Fungsi utama kantor dalam setiap prosedur yang dibuat selalu memperhatikan sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
3) Mengendalikan formulir kantor
Formulir merupakan sarana penting dalam mencapai kinerja kantor lebih sistematis dan cepat. Kantor modern menggunakan sistem formulir dengan menekan dokumen manual atau menggunakan aplikasi formulir.
Formulir merupakan catatan standar yang digunakan untuk mengumpulkan data/informasi untuk tujuan referensi. Sebuah formulir dirancang dengan baik atas dasar kebutuhan perusahaan/organisasi, agar data/informasi memberi manfaat yang maksimal.
4) Mengendalikan karyawan kantor
Karyawan kantor merupakan bagian dari proses manajemen secara umum. Namun, dalam mencapai efisiensi kantor, karyawan harus dipilih, dilatih dan ditugaskan melalui penilaian yang tepat. Oleh karena itu, evaluasi terhadap karyawan harus selalu dilakukan setiap waktu untuk mencapai kinerja puncak.
5) Menjamin ketersediaan alat tulis kantor
Alat tulis kantor merupakan sarana penting dalam pekerjaan fungsi utama kantor, untuk itu kantor harus mampu mengendalikan ketersediaan alat tulis. Upaya yang dilakukan dalam pengendalian ATK melalui prosedur pembelian, penggunaan, pengeluaran barang, dan penyimpanannya.
6) Menjamin ketersediaan peralatan, furniture dan mesin kantor
Kantor memiliki tugas penunjang dalam menjamin ketersediaan peralatan, furniture dan mesin kantor yang memadai. Hal ini berarti kebutuhan akan peralatan, furniture dan mesin kantor merupakan kebutuhan yang benar-benar sesuai dengan pekerjaan kantor.
Baca juga Peranan dan Fungsi Administrasi Perkantoran
7) Menjamin keamanan aset
Aset merupakan harta yang dimiliki oleh perusahaan/ organisasi. Aset dapat berupa aset bergerak dan aset tidak bergerak. Fungsi utama kantor harus menjamin keamanan aset tersebut dari kehilangan, kerusakan akibat pencurian, kebakaran, karena dapat berpengaruh terhadap produktivitas karyawan.
8) Melaksanakan hubungan masyarakat
Hubungan masyarakat oleh sebuah perusahaan atau kantor merupakan hubungan yang bertujuan untuk:
- memperoleh informasi mengenai perubahan opini publik;
- mengkomunikasikan kebijakan, tujuan dan sasaran organisasi kepada publik; dan
- mengantisipasi reaksi dari publik terkait tindakan organisasi. Dengan demikian kantor akan mampu meningkatkan citra organisasi di mata publik.
