Karakteristik Administrasi Perkantoran: Pondasi Keberhasilan Organisasi. Administrasi perkantoran adalah jantung pengelolaan berbagai tugas dan fungsi dalam sebuah organisasi. Untuk menjalankan segala sesuatu dengan lancar dan efisien, penting untuk memahami karakteristik administrasi perkantoran. Artikel ini akan menguraikan karakteristik utama yang perlu dipahami dalam administrasi perkantoran.
1. Sistematis
Administrasi perkantoran melibatkan proses yang terorganisir dan sistematis. Semua tugas, dokumen, dan prosedur harus diatur dan didokumentasikan dengan baik. Ini membantu dalam pengelolaan efisien dan meminimalkan kebingungan serta kesalahan.
3. Menggunakan Teknologi
Dalam dunia yang semakin digital, teknologi adalah alat utama dalam administrasi perkantoran. Penggunaan perangkat lunak, komunikasi elektronik, dan sistem manajemen data memungkinkan efisiensi dan akses yang lebih baik terhadap informasi.
3. Administrasi Personil
Karakteristik penting lainnya adalah administrasi personil. Ini mencakup manajemen data karyawan, catatan kinerja, dan administrasi berhubungan dengan sumber daya manusia. Administrasi personil membantu organisasi untuk memastikan bahwa karyawan memiliki kebutuhan yang terpenuhi dan bahwa peraturan ketenagakerjaan diikuti.
4. Akurasi dan Ketelitian
Administrasi perkantoran harus akurat dan teliti. Kesalahan dalam administrasi dapat mengakibatkan konsekuensi serius seperti kerugian keuangan dan penurunan reputasi. Kesalahan akuntansi, salah paham kontrak, atau kesalahan dokumen sering kali dapat dihindari dengan ketelitian.
5. Kerahasiaan dan Keamanan
Perlindungan data dan informasi pribadi adalah elemen kunci dalam administrasi perkantoran. Azas kerahasiaan harus dijunjung tinggi untuk melindungi informasi sensitif dari akses yang tidak sah.
6. Kerjasama dan Komunikasi
Administrasi perkantoran melibatkan berbagai departemen dan individu dalam organisasi. Oleh karena itu, kerjasama yang baik dan komunikasi efektif diperlukan untuk memastikan bahwa informasi mengalir dengan baik dan semua pihak terlibat memahami tugas dan tanggung jawab mereka.
7. Fleksibilitas
Organisasi perlu memiliki kemampuan untuk beradaptasi dengan perubahan. Administrasi perkantoran yang fleksibel dapat berubah sesuai dengan kebutuhan baru dan tantangan yang muncul dalam lingkungan bisnis yang terus berubah.
8. Pengarsipan dan Manajemen Dokumen
Administrasi perkantoran melibatkan penyimpanan dan pengelolaan dokumen yang efisien. Dalam era digital, manajemen dokumen sering melibatkan penyimpanan elektronik dan kebijakan penghapusan dokumen sesuai kebijakan perusahaan.
9. Perencanaan dan Pengawasan
Administrasi perkantoran melibatkan perencanaan dan pengawasan. Perencanaan yang matang membantu dalam merancang strategi dan tujuan jangka panjang, sedangkan pengawasan memastikan bahwa semua proses administrasi berjalan sesuai rencana.
10. Kepatuhan dan Legalitas
Administrasi perkantoran harus selalu mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku. Kepatuhan hukum adalah inti dari menjalankan bisnis atau institusi tanpa masalah hukum.
Karakteristik administrasi perkantoran adalah fondasi untuk menjaga organisasi beroperasi dengan baik. Dengan pemahaman yang kuat tentang karakteristik-karakteristik ini, sebuah organisasi dapat mengoptimalkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan menciptakan lingkungan yang efisien dan efektif. Administrasi perkantoran yang baik merupakan investasi yang kritis dalam kesuksesan jangka panjang suatu organisasi.
Baca juga G. Azas-Azas Administrasi Perkantoran
11. Karakteristik Administrasi Perkantoran
1. Bersifat Pelayanan
Pekerjaan kantor adalah melayani pelaksanaan pekerjaan operasional tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work), yang berfungsi memudahkan dan meringankan.
Pekerjaan kantor berperan membantu pekerjaanpekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna. Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satuan organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan.
Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.
2. Merembes Segenap bagian Organisasi
Oleh karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua pekerjaan operatif
3. Dilakukan semua pihak
Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang adala dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pemimpin tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah.
