Asas-asas efisiensi pekerjaan kantor

Asas-asas efisiensi pekerjaan kantor. Di dalam kantor, perlu diterapkan efisiensi pekerjaan agar supaya sesuatu dapat berjalan lebih baik. Untuk mencapai tujuan itu, ada beberapa azas yang perlu diterapkan.

A. Asas-asas efisiensi pekerjaan kantor

Efisiensi pekerjaan kantor adalah kemampuan seseorang atau sekelompok orang untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cara yang efektif dan efisien. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk meningkatkan efisiensi pekerjaan kantor, diantaranya:

(a) Asas perencanaan

Segala sesuatu kegiatan harus punya perencanaan, supaya bisa dijalankan dengan benar, tepat, dapat dikontrol dan juga dapat dievaluasi, sehingga dapat diperoleh hasil yang maksimal (sebesarbesarnya).

(b) Asas penghematan

Penyederhanaan dilakukan dengan tujuan supaya suatu pekerjaan menjadi lebih mudah atau lebih ringan untuk dikerjakan. 

(c) Asas penghematan

Pemakaian biaya, bahan, benda sedapat mungkin diusahakan tidak berlebihan, cukupkan sesuai dengan yang dituntut atau dibutuhkan. 

(d) Asas penghapusan

Menghapus atau meniadakan sesuatu kegiatan yang dianggap kurang perlu, sudah tentu yang tidak punya hubungan dengan hasil yang hendak dicapai.

Baca juga Cara menerima telepon di kantor

(e) Asas penggabungan

Menggabungkan atau menyatukan beberapa kegiatan yang memiliki persamaan dalam kemungkinan bisa dikerjakan sekaligus atau bersamaan sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga kerja.

B. Syarat-syarat efisiensi kerja

Pelaksanaan pekerjaan yang disebut efisiensi kerja ada syarat-syaratnya. Syarat-syarat itu harus dipenuhi agar supaya efisiensi kerja bisa tercapai. Syarat-syarat efisiensi kerja adalah:

1. Pekerjaan yang dikerjakan berguna Target dari hasil kerja tercapai sesuai dengan yang ditetapkan
2. Dalam pelaksanaan harus ekonomis Bersifat ekonomis dalam arti biaya, tenaga kerja, bahan, waktu, peralatan, ruang dan lain-lain semua dipakai dengan setepat tepatnya. Tidak terjadi pemborosan.
3. Pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan Semua pelaksanaan dapat dipertanggungjawabkan dalam arti tidak akan terjadi hal-hal yang menyeleweng dari yang telah ditetapkan.
4. Ada pembagian kerja yang jelas Dengan perhitungan tidak mungkin pekerjaan hanya dikerjakan oleh seorang, maka pembagian kerja perlu dilakukan.
5. Wewenang dan tanggung jawab harus sama Yang dimaksud adalah wewenang dan tanggung jawab dari pimpinan bersangkutan.
6. Prosedur kerja harus praktis Pekerjaan yang dimaksud memang dapat dilaksanakan dengan lancar dan tidak sulit.