Pengertian Otomatisasi Kantor

Kata otomatisasi berasal dari Bahasa Inggris automation yang berarti penggunaan peralatan otomatis. Sedangkan arti otomatisasi dilihat dari kamus besar bahasa Indonesia berasal dari kata otomatis yang berarti belajar dengan sendirinya. Pengertian Otomatisasi Kantor akan dijelaskan lebih lanjut oleh para ahli berikut ini.

1. Pengertian Otomatisasi Kantor

Otomatisasi kantor sering disebut juga Office Automation (OA). Menurut Mcleod and Schell dalam Yusuf dkk. (2020) otomatisasi kantor adalah penerapan sistem elektronik pada pekerjaan kantor dan bertujuan untuk dapat mewujudkan pelaksanaan prosedur kerja secara sempurna (sesuai urutan) yang berjalan secara otomatis. 

Atmaja (2018) mendefinisikan otomatisasi kantor merupakan perencanaan yang mengaplikasikan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktivitas pekerjaan.

Pedoman Umum Perkantoran

Dalam Surat Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No.13/Kep/M.PAN/1/2003 tentang Pedoman Umum Perkantoran Elektronik Lingkup Internet di Lingkungan Instansi Pemerintah, menggunakan istilah otomatisasi perkantoran sebagai kegiatan perkantoran elektronik (electronic office) artinya keberadaan aplikasi perkantoran mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronik dengan memanfaatkan fasilitas jaringan lokal.

Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa otomatisasi perkantoran adalah penggunaan teknologi atau peralatan kantor secara elektronik yang dilengkapi dengan sistem elektrik atau aplikasi dalam pekerjaan kantor untuk mencapai efisiensi, efektivitas dan produktivitas kerja.

2. Tujuan Otomatisasi Kantor

Seperti yang kita lihat di atas, adanya teknologi mampu merubah sistem kerja konvensional menjadi sistem kerja berbasis elektronik. Dengan demikian, tujuan adanya otomatisasi kantor adalah sebagai berikut.

1. Menggabungkan penerapan teknologi.
2. Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor.
3. Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.
4. Meningkatkan komunikasi yang baik antar manajer.
5. Mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik dan cepat.

3. Manfaat Otomatisasi Kantor

Manfaat yang dapat dilihat dari penerapan otomatisasi kantor adalah sebagai berikut.

1. Membantu dalam menjalin relasi lebih baik oleh karena komunikasi secara langsung kapan saja, dimana saja dapat dilakukan dalam meningkatkan upaya menjalin relasi.
2. Membantu pemecahan masalah. Melalui efektivitas dan efisiensi komunikasi yang dilakukan, maka permasalahan akan cepat terklasifikasi dan terselesaikan.
3. Semakin banyak dan lancarnya layanan bisnis, maka perusahaan akan semakin berkembang pesat yang akhirnya berujung pada pencapaian keuntungan.

4. Dampak Otomatisasi Perkantoran

a. Dampak positif dalam otomatisasi perkantoran adalah sebagai berikut.

1. Penanganan informasi menjadi lebih mudah.
2. Kesalahan-kesalahan dapat cepat diselesaikan.
3. Bertambahnya kesempatan pekerjaan baru yang muncul.
4. Waktu kerja lebih cepat.
5. Pekerjaan menjadi lebih ringan.
6. Pelayanan perkantoran lebih luas.

b. Dampak negatif yang dapat timbul akibat penerapan otomatisasi perkantoran adalah sebagai berikut.

1. Ketergantungan terhadap mesin.

Sering terjadi karyawan bekerja, apabila mesin dan alatnya tersedia. Namun, kadang kala terjadi arus listrik mati atau mesinnya rusak, maka akan langsung timbul tidak semangat untuk bekerja. Ketergantungan terhadap mesin sering juga menjadi alasan pimpinan apabila target kerja belum terpenuhi.

2. Timbulnya masalah kesehatan.

Masalah kesehatan dengan adanya otomatisasi perkantoran ini antara lain penyakit yang disebabkan oleh radiasi dari monitor atau layar smartphone. Posisi kerja yang kadang tidak diperhatikan juga dapat menyebabkan badan cepat lelah bahkan berakibat kelainan tulang belakang.

3. Berkurangnya interaksi langsung dengan sesama karyawan.

Asiknya bekerja dengan mesin akan menghabiskan waktu secara kita secara tidak terbatas. Hal ini akan mengurangi waktu untuk bersosialisasi dengan sesama karyawan atau orang lain. Bahkan kadang komunikasi biasa saja cukup menggunakan smartphone.

Baca juga Pengertian dan Asas-asas Manajemen Perkantoran

4. Munculnya kebutuhan/biaya lain

Akibat perkembangan teknologi yang selalu berubah. Biaya lain yang kadang muncul sering terjadi seperti pembelian aplikasi, software atau bahkan peralatan yang terbaru mengingat berbagai teknologi baru harus diikuti oleh setiap pelaku usaha untuk mengikuti perkembangan teknologi. Seperti halnya smartphone yang kita miliki. Dalam hitungan waktu, generasi smartphone selalu berubah.

5. Adanya perubahan teknologi

Akan memberi dampak pada adaptasi teknologi baru sehingga dibutuhkan waktu untuk pelatihan terhadap sistem yang baru.

6. Disrupsi teknologi baru

Adanya perubahan sesuai perkembangan teknologi juga menimbulkan dampak keresahan karyawan dalam hal disrupsi akan teknologi baru.

7. Operator teknologi kantor

Pengertian Otomatisasi Kantor. Kadang terjadi mesin/peralatan yang dimiliki tidak disertai perangkatnya secara lengkap, sehingga mesin atau peralatan kantor terjadi penumpukan. Atau sebaliknya, sudah dimiliki teknologi kantor yang canggih tetapi tenaga operasionalnya belum siap atau software (perangkat lunak) yang dibutuhkan belum ada.