14 prinsip manajemen kantor modern. Prinsip manajemen merupakan pedoman dasar tetapi tidak mutlak untuk diterapkan pada proses manajemen dalam segala aktivitasnya (manajemen puncak, menengah dan bawah).
Sehingga penyimpangan atau kesalahan prinsipal dalam pekerjaan dapat dihindari.
Prinsip-prinsip manajemen yang dikemukakan oleh Henry Fayol hanya menyajikan garis besarnya saja, meliputi 14 (empat belas) prinsip umum manajemen, yaitu:
1. Pembagian Kerja
Pada organisasi/perusahaan yang maju, sebagai akibat perkembangan masyarakat dan kemajuan teknologi menuntut spesialisasi yang teratur dan tepat. /pengelompokan tenaga kerja.
Karena spesialisasi orang-orang tersebut, maka perlu adanya pembagian pekerjaan/tugas sesuai dengan kemampuan, keterampilan, dan bakatnya. Sehingga tujuan organisasi yang ingin dicapai, dan menjadi lebih terarah, efektif, dan efisien.
2. Kekuasaan dan tanggung jawab
Dengan pembagian kerja yang baik dalam organisasi, tentunya dalam pelaksanaannya diberikan kekuasaan (wewenang) dan tanggung jawab sebagai amanah dari atasan.
Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab yang dilakukannya tidak lain untuk memudahkan teknik pengawasan agar diperoleh hasil yang efektif dan efisien.
3. Disiplin
Peraturan dan disiplin yang diterapkan merupakan pedoman khusus untuk menggerakkan dan mendorong kepatuhan serta kemauan pegawai untuk melaksanakan tugasnya dengan baik, tertib, dan tepat sesuai dengan tujuan yang diinginkan untuk menghemat waktu.
Disiplin harus diterapkan secara formal kepada seluruh anggota manajemen, tanpa diskriminasi.
4. Kesatuan Komando
Setiap anggota bawahan hanya memiliki satu atasan langsung (pemimpin), yaitu kepada siapa ia akan memberikan laporan dan pertanggungjawaban, dan dari siapa ia menerima perintah, instruksi, bimbingan, dan pedoman kerja.
Semua itu diperlukan untuk kelancaran tugasnya, agar tidak membingungkan bawahan.
5. Kesatuan Arah
Setiap unit organisasi/satuan tugas yang memiliki fungsi dan tujuan yang sama harus dikoordinasikan dalam satu arah dan satu rencana.
Dalam artian, semua kegiatan, semua sumber dana, ide, keterampilan, dan kemampuan (talenta) hanya diarahkan pada satu arah, yaitu pencapaian tujuan seefektif dan seefisien mungkin.
Dengan demikian, rencana awal yang telah disusun untuk target tersebut dapat dilaksanakan dengan sempurna.
6. Melayani Kepentingan Sendiri untuk Kepentingan Umum
Manusia sebagai unsur pelaksanaan rencana dalam setiap kegiatan organisasi perusahaan mempunyai andil yang besar terhadapnya.
Oleh karena itu, setiap anggota bawahan berusaha untuk bersedia diajak mengutamakan kepentingan bersama daripada kepentingan pribadi.
Hal ini diperlukan, selain untuk menciptakan iklim kerjasama yang baik, juga agar setiap kegiatan berjalan sesuai dengan rencana bersama.
7. Gaji Karyawan
Gaji merupakan pengaruh yang sangat besar terhadap status sosial seseorang. Pembayaran gaji/upah pegawai harus adil, menarik, dan cukup untuk memenuhi kebutuhan pegawai itu sendiri dan keluarganya.
Karena semua itu akan memberikan motivasi (dorongan) yang tinggi kepada setiap karyawan dalam menyumbangkan tenaga dan pikirannya untuk pengembangan organisasi perusahaan yang bersangkutan.
8. Sentralisasi koordinasi
Agar para pegawai tidak dibingungkan oleh ketidakjelasan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya, maka perlu adanya sentralisasi (sentralisasi) kekuasaan (wewenang) dalam satu kelompok, dan pimpinan diserahkan kepada satu pemimpin, tanpa menciptakan sifat diktator ketika menjalankan kepemimpinan.
9. Jenjang Hierarki
Agar pembagian tugas dan wewenang dapat terlihat, maka perlu disusun unit-unit tugas organisasi yang berjenjang secara vertikal dan horizontal.
Sehingga terdapat mata rantai tingkatan yang bertetangga untuk setiap bagian organisasi, hal ini dapat menjadi pedoman kapan perintah/instruksi diterima dan kepada siapa pertanggungjawaban harus disampaikan.
Usahakan agar level organisasi (seperti top manajemen, kepala bagian, kepala bagian) jumlahnya kecil, sehingga garis kontak dari atasan ke bawahan tidak terlalu panjang.
10. Tata Tertib Ketertiban
dan kelancaran kegiatan suatu organisasi merupakan hal yang sangat penting. Oleh karena itu, setiap anggota staf yang terikat dalam kegiatan usaha untuk mencapai tujuan bersama harus bersedia tunduk dan patuh terhadap segala ketentuan yang ada, seperti mematuhi prinsip pembagian kerja satu arah, penggajian pegawai, disiplin kerja, dll.
11. Kewajaran
Unit pimpinan tidak boleh memperlakukan pegawai bawahannya secara semena-mena, tetapi harus berlaku adil dan bijaksana, seperti memberhentikan pegawai tanpa alasan yang jelas. Hargai setiap prestasi karyawan yang diraihnya sebagai karya nyata.
Memberikan kesempatan untuk mengeluarkan saran/ide, pendapat, kritik, dan informasi yang membangun, untuk membuat keputusan yang lebih tepat. Tidak ada yang diistimewakan, karena itu bisa menimbulkan konflik.
12. Kestabilan Kondisi Pegawai
Manusia sebagai anggota suatu organisasi dihadapkan pada keterbatasan baik fisik maupun mental.
Dari keterbatasan tersebut, maka dalam setiap aktivitasnya pegawai perlu menjaga kestabilan kondisi kerja pegawai, yaitu menjaga/menjaga keharmonisan hubungan antar sesama anggota, menjaga kesehatan, menjaga keselamatan kerja, dan lain sebagainya yang dapat menimbulkan kelancaran dan kesinambungan proses kerja. kegiatan manajemen.
13. Inisiatif
Setiap pimpinan harus selalu menghargai saran, ide/gagasan, kritik, dan informasi yang dikemukakan oleh anggota bawahannya. Karena semua itu merupakan inisiatif yang dapat menciptakan cara kerja (pemikiran) baru yang lebih efektif dan efisien dalam mencapai tujuannya sehingga organisasi lebih cepat berkembang.
Baca juga Bagaimana menangani panggilan telepon pelanggan kantor ?
14. Semangat
14 prinsip manajemen kantor modern. Kesatuan Organisasi adalah kegiatan gotong royong untuk mencapai tujuan bersama. Agar tujuan tersebut dapat tercapai dengan baik dan lancar, maka perlu pembinaan dan motivasi yang terus menerus bagi karyawan agar memiliki jiwa persatuan dan rasa kesetiakawanan antar karyawan sehingga memiliki semangat persatuan dan kekeluargaan yang tinggi.
Dengan rasa solidaritas yang tinggi tersebut maka lahirlah sistem hubungan yang harmonis antar sesama anggota, memiliki semangat persatuan, dan semangat yang sama untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan bersama.
