Pengertian dan ruanglingkup manajemen perkantoran

Pengertian dan ruanglingkup manajemen perkantoran. Manajemen kantor dapat dikatakan sebagai kekuatan tak terlihat (intangible) yang merencanakan, mengatur, dan mengkoordinasikan orang, uang, metode, bahan, mesin, dan pasar (GM) dalam pekerjaan kantor dan mengarahkan serta mengawasi mereka dengan tujuan pembinaan, serta tujuan organisasi.

1 Pengertian

Manajemen Perkantoran adalah kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara terus menerus, sistematis, dan berkesinambungan, mengikuti kegiatan organisasi untuk mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan.

Pekerjaan kantor atau administrasi sering disebut sebagai pekerjaan kantor atau pekerjaan klerikal. Pengaturan harus dilakukan agar pekerjaan berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan pekerjaan kantor disebut manajemen kantor. 

A. Kegiatan Perkantoran

Kegiatan pengelolaan perkantoran sangat luas dan berbagai bentuk badan usaha tidak sama. Hal ini dipengaruhi oleh luasnya tujuan masing-masing badan usaha.

Semakin luas tujuan yang ingin dicapai maka semakin luas pula kegiatan manajemen kantor, selain dipengaruhi oleh faktor luasnya tujuan yang ingin dicapai.

Kegiatan pengelolaan perkantoran juga dipengaruhi oleh tidak adanya keseragaman dan kesepakatan di antara para ahli mengenai kegiatan apa saja yang seharusnya menjadi fungsi seorang pengelola perkantoran.

Kegiatan kerja kantor umumnya terdiri dari kegiatan yang berhubungan dengan.

• Perencanaan Perkantoran (Office Planning)
• Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)
• Pengawasan Perkantoran (Office Controlling)

a) Perencanaan Perkantoran (Office Planning) Perencanaan

1. bangunan, yang meliputi: letak bangunan dan bentuk bangunan
2. suara
3. Tata letak tata warna
4. ruang kantor
5. tata
6. Lighting/light
7. Method- metode, dan standarisasi pekerjaan kantor.kantor
8. dan peralatan kantor.kantor
9. penganggaran

b) Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

Pengorganisasian menghubungkan berbagai fungsi organisasi serta orang-orang atau pelaksana yang menjalankan fungsi-fungsi organisasi tersebut. 

c) Pengawasan Perkantoran

Obyek pengawasan di bidang manajemen perkantoran meliputi:

1. Kualitas pekerjaan perkantoran
2. Waktu pelaksanaan pekerjaan perkantoran
3. Metode dan standarisasi pekerjaan perkantoran.
4. Pengeluaran kantor
5. Peralatan dan perabot kantor
6. Layanan
7. Kontrol dokumentasi. 

2. Sarana/Fasilitas Kerja Perkantoran

Sebagaimana telah diuraikan sebelumnya, bahwa perkantoran adalah seluruh ruangan dalam suatu bangunan tempat dilakukannya kegiatan administrasi atau pengelolaan atau berbagai tugas kedinasan lainnya.

Berdasarkan pengertian di atas, jika dikembangkan menjadi kantor, maka yang dimaksud disini adalah “kantor beserta segala fasilitas yang saling terkait di dalamnya”, yaitu: 

a) Lokasi

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan letak kantor kantor, meliputi:

1. Faktor lingkungan tetangga.
2. faktor dekat.
3. faktor harga.
4. Faktor dekat pasar tenaga kerja.
5. Faktor masuk dan keluar karyawan.
6. faktor keamanan.

b) Bangunan

1. Dapat menyediakan fasilitas.
2. Pastikan
3. kesehatan yang efektif.
4. Fleksibel.
5. Saldo biaya keuntungan. 

c) Peralatan

Dikelompokkan menjadi dua kelompok, yaitu:

1. Perabot kantor, seperti meja, kursi, rak, laci, dan lain-lain yang terbuat dari kayu, besi, atau bahan lainnya, memiliki peranan penting di setiap kantor, khususnya untuk menampung pekerjaan administrasi kantor di alam.
2. Perlengkapan kantor, seperti kertas, pulpen, tinta, pita mesin tik, penghapus, dan peralatan habis pakai lainnya.

d) Interior

Interior adalah perlengkapan kantor yang mendukung pelaksanaan pekerjaan di dalam ruang kantor, yaitu: ventilasi, plafon, jendela, penerangan, dan dekorasi kantor. 

e) Permesinan Perkantoran

Perencanaan kegiatan perkantoran juga harus dirumuskan, mesin perkantoran yang akan digunakan dan disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan kantor.

3. Tujuan Pengelolaan

Perkantoran Tujuan Pengelolaan Perkantoran Dalam proses pengelolaan, tujuan yang dimaksud adalah untuk mencapai tujuan secara efisien. Yang dimaksud dengan efisien disini adalah memenuhi persyaratan baik dari segi ekonomi, teknis, maupun psikologis?

• Ekonomis. Tidak semurah itu dari segi biaya, tapi sesuai dan sesuai. Misalnya, kita pergi memancing untuk mendapatkan ikan kakap. Untuk menekan biaya, kami menggunakan cacing sebagai umpan (bahkan tanpa biaya). Hasil tujuan mendapatkan ikan kakap tidak pernah tercapai, meskipun kita telah kehilangan waktu dan tenaga.
• Teknis. Dalam arti bermanfaat atau bermanfaat.
• Psikologis. Dalam artian ada kepuasan.

4. Tujuan dicapai dengan perencanaan

Tujuan dapat dicapai, tetapi jika tujuan tidak dengan perencanaan. Dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan, maka perlu dihindari pencetakan hal-hal seperti diatas, maka sumber daya akan termanfaatkan.

Baca juga Macam-macam pesawat telepon Kantor

Pengertian dan ruanglingkup manajemen perkantoran. Proses pencapaian tujuan tersebut harus dikelola dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen. Sumber daya ini terdiri dari orang, uang, mesin, bahan, metode, dan pasar.

Berdasarkan kajian di atas dapat disimpulkan bahwa. Tujuan pengelolaan kantor antara lain:

1. Menyediakan segala informasi yang lengkap bagi yang membutuhkannya, untuk implementasi. Tugas organisasi secara efisien.
2. Berikan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan sesuai biaya.
3. Membantu organisasi/perusahaan, memelihara dan memenuhi kebutuhannya.
4. Memberikan pekerjaan administrasi yang cermat dan memberikan layanan yang efektif kepada pelanggan atau mitra kerja.
5. Membuat pencatatan yang lengkap, relevan, terkini (tidak terlambat), akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan.