Tata ruang kantor yang baik

Tata ruang kantor yang baik. Akibat perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini, mengakibatkan penerapan tata ruang kantor ditujukan untuk meningkatkan produktivitas kerja. 

A. Pengertian tata ruang

Dari beberapa pakar yang mengutarakan tentang pengertian tata ruang, diantaranya George R. Terry dalam buku office management and Control tahun 1958 menyatakan sebagai berikut : 

“Office layout in the determination of space requirement and the detailed utilization of this space in order to provide a practical arrangement of the physical factors considered necessary for the execution of the office work within reasonable cost”. 

(tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhankebutuhan ruang dan tentang penggunaanya secara terinci dari ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak). 

Tata ruang kantor yang baik dengan kata lain, arti tata ruang kantor dapat pula diutarakan sebagai pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efesiensi kerja.

B. Tujuan tata ruang

Pengaturan tata ruang yang baik akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib dan lancar.

Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah serta akhirnya dapat mencapai efesiensi kerja. 

Apabila dirinci, maka tujuan tata ruang kantor antara lain adalah :

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat dipersingkat.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efesien.
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya.
5. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai.
6. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung.
7. Mengusahakan adanya keleluasaan bagi :
   1. Gerakan pegawai yang sedang bekerja.
   2. Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu tertentu.
   3. Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan dikemudian hari.

1. Asas-asas Pokok Tata Ruang Kantor

Dalam buku Pratical Plan Layout tahun 1955, Richard Muther mengutarakan tentang Azas-azas Pokok Tata Ruang adalah sebagai berikut :

• Jarak Terpendek : Merupakan jarak terpendek antara 2 titik dalam garis lurus. 
• Rangkaian Kerja : Yaitu penempatan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan.
• Penggunaan Segenap Ruang : Apabila mungkin, tidak ada ruang yang tidak terpakai, tidak hanya yang berupa luas lantai, tetapi juga vertikal ke atas maupun ke bawah.
• Perubahan Susunan Tempat Kerja : Apabila diperlukan dapat dirubah dengan mudah, misalnya tata ruang kantor terpaksa dirubah, karena :
  • Perubahan proses kerja/prosedur kerja kantor
  • Penemuan teknologi baru, dan lain-lain.  

Baca juga Peranan pekerjaan kantor bagi pimpinan

2 Penyusunan Tata Ruang Kantor

Pada dasarnya, dikenal adanya 4 macam tata ruang kantor, yaitu 

1. Tata ruang kantor berkamar (Cubicle Type Offices)
2. Tata ruang kantor terbuka (Open Plan Offices)
3. Tata ruang kantor berhias atau berpanorama / bertaman (Landscape Offices).
4. Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias.