Tahapan fungsi manajemen perkantoran. Kantor merupakan pusat konsentrasi dalam menjalankan aktivitas organisasi, meliputi manusia, uang, material, metode, dan pasar sebagai sumber daya yang akan dikelola.
Sumber daya tersebut dialokasikan untuk pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, dan pendistribusian informasi sehingga hasil pekerjaan kantor dapat tercapai yaitu tersedianya informasi yang siap pakai, maka harus diimplementasikan. Fungsi pengelolaan sumber daya tersebut.
Manajemen perkantoran berarti pengelolaan data dan informasi tertulis yang dilakukan secara teratur, sistematis, dan berkesinambungan mengikuti kegiatan organisasi, untuk membantu keberhasilan organisasi yang bersangkutan.
Dengan demikian fungsi manajemen perkantoran sama dengan manajemen pada umumnya, dimana manajemen difokuskan pada ruang lingkup pekerjaan kantor. Fungsi manajemen diterapkan pada kantor.
1. Perencanaan
Kegiatan pertama pimpinan organisasi/kantor adalah perencanaan. Yakni seluruh proses berpikir dan menentukan cara matang kegiatan yang akan dilakukan di masa depan.
Untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, perlu ditentukan cara yang akan ditempuh dengan mempertimbangkan risiko yang mungkin terjadi.
Perencanaan sumber daya pengelolaan kantor perlu dirumuskan agar sesuai dengan kebutuhan.
Berapa banyak karyawan yang dibutuhkan dan keahlian yang diharapkan, serta pengadaan dan pemeliharaan peralatan, biaya tata ruang kantor, dan fasilitas pendukung lainnya, untuk menciptakan manajemen hubungan yang efisien.
2. Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokan orang, alat, tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk mewujudkan suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai satu kesatuan dan diperkuat untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Pengorganisasian merupakan salah satu dari berbagai tugas pimpinan, sebagai langkah yang harus dilakukan dalam proses pengelolaan kantor.
3. Mobilisasi
Mobilisasi adalah keseluruhan proses pemberian motif kerja kepada pegawai agar mau bekerja dengan sungguh-sungguh untuk mencapai tujuan organisasi.
Rencana yang telah dirumuskan harus dilaksanakan oleh orang-orang (pegawai) yang terlibat dalam suatu kerjasama. Untuk itu pegawai perlu dirangsang untuk bekerja sesuai dengan petunjuk/sistem yang telah digariskan sehingga memerlukan penggerakan.
Dalam rangka pengaktifan tersebut, maka kegiatan yang perlu dilakukan oleh pimpinan antara lain:
- Mendorong atau memberikan semangat kerja
- Memberikan arahan dan bimbingan kepada seluruh pegawai.
- Berperan sebagai motivator, inspirator, dan fasilitator dalam setiap pelaksanaan tugas organisasi.
Baca juga Cara mengoperasikan alat komunikasi
4. Pengawasan
Tahapan fungsi manajemen perkantoran. Pengawasan adalah proses pengawasan terhadap pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk memastikan bahwa pekerjaan yang dilaksanakan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Obyek pengawasan di bidang manajemen perkantoran meliputi:
- Kualitas pekerjaan kantor
- Waktu kerja kantor
- Metode dan standarisasi pekerjaan kantor
- Biaya
- Perlengkapan peralatan dan perabot
- kantor Layanan kantor
- Dokumentasi
