Proses komunikasi dan contohnya

Proses komunikasi dan contohnya. Dalam bekerja di instansi pemerintah maupun swasta, saat melakukan pekerjaan kantor sangat beraneka ragam dan dilaksanakan oleh semua pegawai secara bersama. Melakukan komunikasi merupakan bagian terpenting dari aktivitas kantor agar timbul pengertian dalam melaksanakan tugas dan dapat menyelesaikan tugas dengan baik.

1. Proses Komunikasi

Komunikasi merupakan proses penyampaian ide dan berita ke suatu tujuan serta menimbulkan reaksi umpan balik. Ide yang disampaikan merupakan suatu lambang. Ada kemungkinan ide datang dari pimpinan atau mungkin dari sekretaris dan mungkin juga berasal dari masyarakat.

Coba anda amati gambar skema dibawah ini, apa yang dilakukan oleh kedua sekretaris tersebut, dan apa arti dari kata pengirim, informasi, penerima/feedback, mendengar dan memahami.

Dari penjelasan diatas apakah anda bisa menyebutkan langkah-langkah proses komunikasi? Ada beberapa langkah-langkah proses komunikasi, diantaranya sebagai berikut: 

1. Pengirim yang menjadi sumber pesan.
2. Ide/isi pernyataan yang akan dikomunikasikan itu dienkode, kemudian menjadi lambang dan tanda-tanda.
3. Lambang disalurkan melalui suatu saluran.
4. Penerima mengadakan decode terhadap lambang-lambang dengan memberi arti atau makna.
5. Setiap komunikasi harus mempunyai tujuan.
6. Jika pengirim dan penerima mempunyai tingkat pengalaman yang sama, akan lebih baik karena sama-sama mengerti maksud pengirim pesan.
7. Hasil komunikasi dapat dilihat dari reaksi umpan balik (feedback), untuk dapat melihat apakah pesan itu sudah dimengerti. 

Untuk mengetahui apakah proses komunikasi itu berhasil atau tidak, maka harus dilakukan penilaian setiap unsur dalam proses komunikasi bagaimana cara kerjanya? Dalam proses komunikasi dapat dibedakan sebagai berikut:

a. Komunikasi Dua Arah

1. Komunikasi horizontal adalah hubungan antara sesama karyawan atau hubungan antara sesama pimpinan sederajat.
2. Komunikasi Vertikal adalah hubungan antara pimpinan dengan bawahan.

b. Komunikasi Timbal Balik ke Segala Arah

Komunikasi yang terjadi antara top manager dengan manager atau hubungan antara manajer dengan para bawahannya. Komunikasi ini biasanya bersifat perintah, laporan dan keterangan. (Dra. Cut Rozanna, Dra, Noviarti, Dra, Tedjaningsih; Surat Menyurat dan Komunikasi, Penerbit Angkasa, Bandung, 1995.).

Terlihat disini bahwa suatu komunikasi haruslah berjalan dengan baik. Komunikasi dua arah dan timbal balik kesegala arah dapat berjalan dengan baik apabila sarana komunikasi dan sistem komunikasi dalam struktur organisasi dan semua hubungan antar pribadi ditata secara baik.

Untuk mencapai tujuan komunikasi perlu pengertian dari masing-masing pihak secara timbal balik, saling percaya, penyampaian informasi harus jelas, singkat dan mudah untuk dimengerti.

Anda sudah mempelajari pengertian komunikasi, komponen komunikasi, media komunikasi dan proses komunikasi. Dalam proses komunikasi ada yang berjalan lancer atau sesuai yang diinginkan atau sebaliknya/tidak lancar (karena hambatan).

2. Faktor-faktor Keberhasilan Komunikasi

Ternyata didalam proses komunikasi ada beberapa faktor yang harus kita ketahui, karena akan mempengaruhi berhasil atau tidaknya komunikasi itu berjalan. Faktor keahlian berkomunikasi antara lain:

1. Penguasaan pengetahuan teknis khusus sesuai dengan bidangnya
2. Penguasaan asas-asas komunikasi
3. Adanya semangat kerja dan mental yang memenuhi syarat

Dengan demikian, keberhasilan komunikasi sangat bergantung kepada kecapakan komunikator dalam menyampaikan buah pikiran atau ide, yaitu keterampilan berbicara, menulis dan mengarang, serta memberi isyarat. Demikian juga kecapakan komunikan dalam mendengarkan dan membaca serta memahami isyarat. 

Proses komunikasi dan contohnya. Jika tujuan komunikasi tercapai, maka komunikasi itu dapat dikatakan berhasil. Hasil tujuan dipengaruhi oleh beberapa faktor.

a. Keberhasilan Komunikasi dari Sudut komunikator

1. Kecakapan komunikator, Seorang Komunikator itu harus dapat menguasai cara-cara menyampaikan buah pikiran, baik secara lisan maupun tertulis, cakap memilih symbol dan lambang yang tepat, cakap membangkitkan minat dan menarik perhatian pendengar/ pembaca, keterangan-keterangan yang disampaikan secara sistematis dan jelas sehingga mudah dipahami.
2. Sikap Komunikator, Sikap Komunikator itu harus tegas agar dapat menanamkan kepercayaan pendengar/pembaca terhadap uraian-uraian yang disampaikan. Sikap tegas dan terbuka, simpatik dan rendah hati, akan menunjang komunikasi. Sikap ini bersumber pada hubungan kemanusian (human relation) yang baik
3. Pengetahuan Komunikator, Dengan pengetahuan yang luas, komunikator akan lebih mudah menyampaikan ide
4. Sistem Sosial, Dalam organisasi, komunikator akan dipengaruhi oleh kedudukannya. Dalam masyarakat, komunikasi harus menyesuaikan kepada sifat-sifat masyarakat tersebut.
5. Fisik dan indera Komunikator/Saluran komunikasi, Komunikasi lisan sangat dipengaruhi oleh suara yang mantap, ucapan yang jelas, dan gerak-geriknya yang baik yang dapat mendukung pembicaraan. 

b. Keberhasilan Komunikasi dari Sudut Komunikan

1. Kecakapan Komunikan, Seorang Komunikan itu harus mempunyai kecakapan dalam mendengarkan, membaca, dan menanggapi pembicaraan.
2. Sikap Komunikan, Komunikan perlu memiliki sikap simpatik, rendah hati, dan tegas.
3. Pengetahuan Komunikan, Komunikan yang memiliki pengetahuan yang luas akan lebih cepat memahami isi suatu pembicaraan dan mudah menafsirkan maksud dari komunikator.
4. Sistem Sosial, Komunikan harus memahami kedudukan komunikator serta menyesuaikan diri terhadap sistem sosialnya sehingga komunikasi akan berjalan lancar.
5. Fisik dan indera Komunikan/saluran komunikasi, Komunikasi sangat dipengaruhi oleh fisik yang baik dari komunikan, seperti pendengaran, penglihatan dan indera lainnya.

3. Penghambat Komunikasi

Proses komunikasi dan contohnya. Ada beberapa faktor yang dapat menghambat dalam komunikasi. Mungkin diantara anda mempunyai pendapat kira-kira faktor apa yang menghambat dalam komunikasi itu? Hambatan ini biasanya bersifat psikis.

Misalnya karena sudah tidak percaya atau mempunyai prasangka yang buruk terhadap orang lain akan timbul hambatan dalam komunikasi sehingga timbul kegagalan berkomunikasi dan komunikasi tidak dapat mencapai apa yang diharapkan. Kegagalan komunikasi dapat disebabkan oleh beberapa faktor, yaitu:

a. Kecakapan yang kurang baik

Kurang cakap berbicara, kurang cakap mendengarkan merupakan hambatan atau rintangan dalam komunikasi. Untuk mengatasi hal ini tidak ada jalan lain kecuali belajar dan berlatih. 

b. Sikap kurang tepat

Sikap yang kurang tepat dapat merintangi komunikasi. Untuk dapat mengatasi hal ini perlu memperdalam hubungan kemanusian dan mempelajari etiket. Dalam sikap ini yang diperlukan adalah sikap simpatik, muka manis, tidak sombong rendah hati tetapi cukup tegas.

c. Pengetahuan kurang

Pengetahuan ini dapat menyangkut komunikator atau receptor. Jika pengetahuan si pembicara atau penulis luas, maka dalam penyajiannya harus berusa menyesuaikan pembicaraannya dengan para pendengar/pembaca dan menggunakan contoh-contoh konkrit dan cerita-cerita yang dapat diambil hikmahnya.

d. Kurang memahami sistem sosial

Jika pembicara kurang memahami sistem sosial, maka pembicaraan tidak tepat. Demikian pula si pendengar jika kurang memahami si pembicara tidak akan bisa menangkap dengan cepat dan tepat isi pembicaraan.

Baca juga Etika Profesi Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis

e. Prasangka (prejudice) yang tidak mendasar

Bagi masyarakat yang kurang terpelajar akan mudah timbul prasangka yang tidak mendasar pada pikiran yang sehat. Kadang-kadang prasangka itu tidak benar dan bersifat negatif. Demi kelancaran komunikasi sifat-sifat seperti itu harus dihilangkan, sehingga tidak menimbulkan kecurigaan yang tidak beralasan.

f. Kesalahan bahasa

Sering terjadi penafsiran yang keliru disebabkan oleh karena perbedaan arti dari suatu istilah. Kesalahan semacam ini disebut kesalahan semantik.

g. Jarak komunikator dan penerima

Komunikasi dapat menjadi tidak lancar karena jarak antara komunikator dengan komunikan. 

h. Indera yang rusak

Komunikasi menjadi tidak lancar karena indera yang rusak. Misalnya telinga atau mata yang sudah tidak sehat.

i. Komunikasi yang berlebihan

Kadang-kadang komunikasi tidak lancar terlalu banyak penjelasan sehingga mengaburkan isi atau maksud komunikasi yang sebenarnya.

j. Komunikasi satu arah

Pendengar tidak diberi kesempatan untuk menanyakan atau menyampaikan saran-saran, sehingga apa yang ia terima tidak jelas. Hal ini akan menimbulkan penafsiran yang tidak tepat (Samsir Rambe, B.Sc. dan Drs. Wahyu Lay; Etika Komunikasi, Depdikbud., 1999).

Rangkuman

1.  Proses komunikasi adalah penyampaian dan penerimaan lambanglambang yang mengandung arti dari komunikator kepada komunikan yang direaksikan kembali.
2. Keberhasilan komunikasi sangat tergantung kepada faktor kecakapan komunikator dalam menyampaikannya dan kecakapan komunikan dalam mendengar dan membaca, serta memahami isyarat. Jika tujuan komunikasi dapat tercapai, maka komunikasi itu dapat dikatakan berhasil.
3. Hambatan komunikasi dapat disebabkan oleh faktor manusia itu sendiri. Faktor kurang pengetahuan, dan lain-lain.