Penulisan alamat yang ditujukan kepada staf kedutaan besar.
Kepada
Yang Mulia Tuan Much. Arsyad
Staf Kedutaan Besar Brunei Darussalam
Jl. Imam Bonjol No. 3
JAKARTA PUSAT
g. Salam Pembuka
Salam pembuka digunakan agar surat tidak terasa kaku. Salam pembuka sifatnya tidak wajib, surat berita tanpa salam pembuka sama sekali tidak salah tetapi dalam surat pribadi kita sering memakai salam pembuka dan surat dinas pemerintah jarang memakai salam pembuka. Sebetulnya tidak ada ketentuan untuk memakai atau tidak salam pembuka. Contoh salam pembuka pada surat resmi:
Dengan hormat Bapak …
yang terhormat Ibu …
yang terhormat Saudara …
yang saya/kami hormati
Salam sejahtera
Assalamualaikum Wr.Wb.
Salam Pramuka
h. Isi Surat
Isi surat terdiri atas:
1). Kalimat pembuka
Alinea pembuka merupakan pengantar bagi isi surat yang sesungguhnya. Contoh:
Kami beritahukan bahwa ….
Bersama ini kami lampirkan ….
Kami mohon bantuan Tuan untuk ….
Dengan ini kami mengundang …. .
Sesuai dengan pembicaraan kita melalui telepon tanggal …
Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa*Ja …..
Perkenankanlah kami melaporkan . . .
Menyambung surat kami tanggal …. No…..
Contoh alinea pembuka pada surat jawaban atau balasan:
Sehubungan dengan surat Saudara tanggal . . . No. .
Berkenaan dengan surat Saudara tanggal.. No…
Menunjuk surat Saudara tanggal .. . No. …
2). Isi surat yang sesungguhnya
Sesuatu yang diinformasikan, yang disampaikan penulis kepada penerima surat untuk menghilangkan salah tafsir dan efisien. Isi surat hendaknya singkat dan jelas.
3). Kalimat penutup
Alinea penutup. Merupakan kesimpulan dan fungsi atau penegas isi surat. Contoh:
- Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
- Kami harap kerjasama kita membuahkan hasil baik dan berkembang terus.
i. Salam Penutup
Salam penutup gunanya untuk menunjukan rasa hormat dan keakraban pengirim kepada penerima, misalnya:
- Hormat kami
- Salam kami
- Wasallam
Penulisan surat resmi yang benar. Pada surat-surat resmi/dinas pemerintah biasanya tidak dicantumkan salam penutup, melainkan cukup disebutkan nama jabatan atau kantor, kemudian mencantumkan nama terang di bawah tanda tangan dapat pula ditambah dengan NIP setelah nama terang. Contoh penandatanganan surat menurut susunan struktur organisasi.
a). Pimpinan Unit Utama yang menjadi subyek surat atas nama menteri
a.n. MENTERI KEUANGAN R.I
SEKRETARIAT JENDERAL
(ruang tanda tangan)
Nama terang
NIP ……..
b). Menteri yang menjadi subyek surat tetapi penandatanganan dilaksanakan oleh Sekretaris Jenderal dengan sebutan atas nama beliau (a.n.b) dalam hal ini perlu terdapat persetujuan menteri.
MENTERI PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
a.n.b
SEKRETARIS JENDERAL
(ruang tanda tangan)
Nama Terang
NIP ……
c). Penandatanganan oleh pimpinan unit utama yang menjadi subjek surat.
DIREKTUR JENDERAL PEMBINAAN DAN
PENEMPATAN TENAGA KERJA
(ruang tanda tangan)
Nama terang
NIP. ……
d). Penandatanganan surat dengan menggunakan u.b. {untuk beliau),
a.n. MENTERI TENAGA KERJA REPUBLIK INDONESIA
SEKRETARIS JENDERAL
u.b KEPALA BIRO ………..
(ruang tanda tangan)
Nama terang
NIP. ……
e). Surat yang ditandatangani oleh direktur perusahaan atau pejabat lainnya.
Hormat kami,
PT. SEHATI JAYA RAYA KENDANA
Abdullah, SH
Direktur Utama
Baca juga Memahami cara kerja pabx dan mengoperasikan faksimile
f). Surat yang ditandatangani oleh orang yang diberi kuasa (PP = per procuration = orang yang diberi kuasa)
Hormat kami,
PP. CV MANDIRI PERKASA
Drs. Andhika Satriya Pimpinan
j. Tembusan
Penulisan surat resmi yang benar. Tembusan dibuat apabila surat tersebut perlu diketahui/ disampaikan kepada, orang atau unit yang ada hubungannya dengan surat tersebut, maka di kirimkanlah kopinya. Dengan menulis “tembusan” sesudah nama jabatan/NIP di sebelah kiri atau dapat pula ditulis dengan “tindasan” atau “distribusi kepada”. Teknik penulisan tembusan ada 2 macam:
- Tembusan yang objeknya hanya satu, ditulis sebaris dengan “tembusan”.
- Tembusan yang objeknya lebih dari satu, dituliskan berderet ke bawah dan diberi nomor urut.
k. Inisial Pengonsep dan Pengetik
Penulisan surat resmi yang benar. Inisial adalah singkatan dari nama pengonsep dan pengetik. Kegunaan inisial adalah untuk mengetahui siapa yang mengonsep dan yang mengetik. Jadi, sewaktu-waktu diperlukan orangnya mudah dicari. Biasanya inisial ditulis dengan huruf kapital, misalnya NS/SD.
