Memberikan Bantuan Layanan Pelanggan

Memberikan Bantuan Layanan Pelanggan. Dari awal dalam buku ini sering kita baca istilah pelanggan atau kolega. Pelanggan merupakan alasan dari keberadaan kita sebagai pegawai atau karyawan dalam bekerja. Untuk itu kepuasan pelanggan merupakan tujuan utama dalam pelayanan yang diberikan. 

Dalam bidang manajemen perkantoran dan layanan bisnis, pelanggan dapat diartikan sebagai tamu, konsumen, relasi yang datang ke kantor atau tempat kerja kita. Dengan demikian, pelanggan merupakan faktor penting dalam maju tidaknya sebuah usaha atau organisasi.

Istilah lain dari pelanggan adalah kolega, merupakan pelanggan internal atau teman sekerja atau teman dalam satu kantor dan teman yang merupakan relasi organisasi. Hal ini merupakan hal terpenting juga dalam membentuk kerjasama untuk mewujudkan kepuasan pelanggan. Secara langsung kolega juga merupakan pelanggan untuk itu pemberian pelayanannya juga tidak boleh ada perbedaan.  

Layanan pelanggan menggunakan sistem online

Dalam layanan pelanggan menggunakan sistem online, juga selalu dilakukan pengukuran terhadap kepuasan pelanggan. Contohnya pada saat melakukan transaksi melalui online setelah layanan diberikan, pelanggan akan memberikan tanda bintang bagi pemberi layanan tersebut. 

Memberikan Bantuan Layanan Pelanggan. Pengukuran kepuasan pelanggan merupakan faktor penting dalam pengambilan keputusan untuk melakukan perubahan atau perbaikan dari proses layanan yang diberikan. Untuk itu bagaimana cara memberikan pelayan terbaik untuk pelanggan? Karakteristik kualitas pelayanan prima diantaranya sebagai berikut ini:

1. Penampilan

Penampilan dalam pelayanan pelanggan merupakan hal yang sangat penting. Penampilan prima seseorang akan menumbuhkan rasa percaya diri dan pada akhirnya akan memberikan dampak positif dalam memberikan layanan.

Penampilan yang menarik, tubuh yang proposional, bahasa dan cara berbicara yang baik akan memberikan keyakinan pelanggan dalam penyediaan layanan.

2. Kesopanan dan Keramahan

Sikap sopan, sabar, dan tidak mementingkan diri sendiri dalam pelayanan sangat diperlukan oleh karena komunitas pengguna layanan berasal dari berbagai bidang, baik di tingkat ekonomi yang berbeda dan di berbagai tingkat status sosial.

3. Kesediaan Melayani

Memberikan Bantuan Layanan Pelanggan. Karyawan harus profesional atau benar-benar melayani pelanggan mereka karena tugas mereka harus selalu siap melayani pelanggan yang benar-benar membutuhkannya.

4. Pengetahuan dan Keahlian

Untuk melayani dengan baik, karyawan harus memiliki pengetahuan dan keterampilan di bidang yang mereka kerjakan. Misalnya, perwakilan layanan yang memiliki tingkat pendidikan atau pelatihan tertentu, itulah sebabnya posisinya juga harus sesuai dengan pengalamannya.

5. Tepat Waktu dan Janji

Dalam hal pelayanan, karyawan harus menjaga waktu dan janji ketika melakukan tugas mereka. Misalnya, jika karyawan mengadakan pertemuan dengan pelanggan dalam jangka waktu tiga hari, maka karyawan tersebut harus membuat janji dan menepatinya sesuai dengan kesepakatan dengan pelanggan. 

6. Kejujuran dan Kepercayaan

Saat memberikan layanan, karyawan harus jujur dalam semua aspek, meliputi (1) jujur dalam bentuk aturan; (2) jujur dalam bentuk pembiayaan; dan (3) jujur dalam menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. Jika karyawan jujur, manajer layanan dapat mengandalkan beberapa hal, termasuk dalam hal perkataan, sikap, pekerjaan dan lain-lain.

7. Efisien

Layanan kepada pelanggan harus efisien karena pelanggan menginginkan pelayanan yang cepat dengan biaya rendah. Dengan demikian diharapkan hasil layanan yang diberikan berkualitas dengan efisiensi tinggi. Oleh karena itu, efisiensi adalah hal yang harus dicapai dan menjadi perhatian serius dalam penyediaan layanan.

8. Kepastian hukum

Jika hasil layanan yang diberikan kepada pelanggan dalam bentuk keputusan, maka kepastian hukum harus diberikan. Apabila tidak ada kepastian hukum yang jelas, hal itu akan mempengaruhi sikap masyarakat, misalnya dalam layanan manajemen sekuritas. Jika terdapat ketidakpastian hukum, hal itu akan mempengaruhi kredibilitas perusahaan atau layanan.

9. Keterbukaan

Setiap perusahaan atau bisnis yang berurusan dengan izin harus terbuka. Sikap terbuka ini mempengaruhi kejelasan informasi untuk publik atau pelanggan.

10. Biaya

Pendanaan yang memadai harus ditetapkan di perusahaan. Oleh karena itu, daya beli masyarakat harus masuk akal, transparan, dan sesuai.

Baca juga Profil Dunia Kerja Bidang Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis

Budaya Kerja Sesuai K3

Dalam rangka menerapkan layanan pelanggan perlu diperhatikan prinsip kerja ergonomi agar selaras dengan penerapan budaya kerja sesuai K3 yang berlaku. Istilah ergonomi berasal dari kata Yunani “ergon” yang berarti kerja dan “nomos” berarti hukum.

Ergonomi merupakan salah satu disiplin ilmu yang membahas tentang hubungan dan interaksi manusia dengan pekerjaan yang dilakukannya. Negara-negara di Eropa Barat dan Amerika menggunakan istilah Human Factors Engineering atau Human Engineering untuk menggantikan istilah ergonomi.

Human Factors Engineering didefinisikan secara lebih spesifik, yaitu aspek manusia dalam lingkungan kerjanya ditinjau dari anatomi biologi, engineering, manajemen dan desain peralatan.

Prinsip kerja ergonomi agar terhindar dari kecelakaan kerja, antara lain:

1. Menggunakan tenaga seefisien mungkin.
2. Sikap tubuh duduk, berdiri, jongkok hendaknya disesuaikan standar yang ditentukan.
3. Panca indra yang digunakan untuk bekerja dimanfaatkan sebagai alat kontrol dan tidak dipaksakan digunakan, jika lelah harus istirahat.
4. Frekuensi denyut jantung dapat digunakan sebagai parameter kesehatan seseorang.

Prinsip kerja ergonomi menurut Suma’mur (1989) menyebutkan bahwa:

1. Sikap tubuh dalam bekerja dipengaruhi oleh bentuk, susunan, ukuran dan penempatan mesin-mesin, penempatan peralatan dan sistem kerja penggunaan peralatan yang digunakan.
2. Dari segi otot sikap duduk yang paling baik adalah sedikit membungkuk, sedang dari sudut tulang duduk yang paling baik adalah duduk tegak lurus sehingga tidak menimbulkan kelainan pada tulang belakang.
3. Pekerjaan berdiri sedapat mungkin diubah menjadi pekerjaan duduk. Hal ini berarti pekerja dalam melakukan pekerjaannya tidak boleh berdiri terus menerus.
4. Arah penglihatan untuk berdiri adalah 23-37° ke bawah, hal ini berarti sikap kepala dalam kondisi istirahat/relaxed.
5. Ruang gerak lengan ditentukan oleh punggung lengan seluruhnya sampai lengan bawah.
6. Macam gerakan yang kontinu dan berirama akan lebih baik dibanding dengan gerakan yang kadang cepat dan kadang lambat.
7. Pembebanan sebaiknya dipilih yang optimum artinya beban mana yang harus dikerjakan dengan mengerahkan tenaga atau alat dan mana yang harus dapat dilakukan segera.
8. Kemampuan orang dalam bekerja sehari adalah 8 – 10 jam, jika lebih dari itu pekerjaan tidak akan efisien dan kualitas kerja sangat menurun.

Sikap duduk ergonomi

Sikap duduk yang sesuai standar kerja dan prinsip ergonomi seperti terlihat pada Gambar

Dengan demikian, dalam pelayanan pelanggan perlu menerapkan pelayanan prima sebagai teknik dasar untuk melakukan layanan bidang manajemen perkantoran dan bisnis sesuai karakteristik di atas.