Memahami cara kerja  pabx dan mengoperasikan faksimile

Memahami cara kerja  pabx dan mengoperasikan faksimile. Sebelum diuraikan lebih jauh mari kita pahami terlebih dahulu pengertian PABX.

1. Pengertian PABX

PABX merupakan singkatan dari Private Automatic Branch eXchange. Sebuah PABX pada dasarnya adalah sebuah sistem telepon yang biasa disebut juga dengan switchboard yang digunakan sebagai sistem telepon internal di kantor.

a) Gambaran Sederhana Sistem PABX

Sistem PABX memiliki beberapa/ banyak sambungan kabel yang mengarah pada sebuah switchboard. Itulah sebabnya mengapa ada istilah “branch” dalam kepanjangan PABX, karena “branch” atau cabang ini mengacu kepada banyaknya sambungan yang dihubungkan ke PABX.

Alat PABX merupakan teknologi yang canggih karena dapat digunakan sebagai telepon, modem dan mesin fax, serta bisa digunakan sebagai alat komunikasi internal karyawan di kantor.

Cara kerja PABX adalah bahwa sesungguhnya perangkat ini merupakan modem yang berfungsi sebagai control station pusat. Setiap kali ada telepon baru yang masuk, maka telepon tersebut akan di-routing (diarahkan) melalui control station ini.

Karena di dalam sistem PABX tersebut telah dimasukan kode tertentu untuk masing-masing nomor telepon di kantor, atau untuk masing-masing extension, maka telepon masuk tersebut akan diarahkan ke tujuan yang tepat dengan menggunakan kode tersebut.

b) Contoh Kegunaan PABX di Kantor

PABX juga dapat diprogram sehingga akan muncul greeting otomatis setiap kali ada telepon masuk sebelum diarahkan ke tujuan yang bersangkutan. Untuk tujuan fungsi fax, Anda dapat memprogram sambungan yang melalui control station tersebut menuju ke sebuah mesin fax, atau bahkan ke berbagai nomor tujuan fax.

PABX modern bahkan dapat diprogram dengan sistem komputer untuk melacak setiap telepon masuk dan telepon keluar. Sistem ini bahkan bisa diatur siapa saja yang boleh melakukan hubungan telepon ke tujuan tertentu. PABX juga bisa digunakan untuk mengetahui penggunaan telepon karyawan yang tidak semestinya.

PABX juga dapat digunakan sebagai Auto Attendant, yaitu fitur yang mengarahkan penelepon masuk ke tujuan tertentu secara otomatis. Fitur ini terutama sangat cocok untuk bisnis skala besar yang selalu menerima telepon masuk dalam jumlah besar setiap harinya. Anda juga dapat melakukan conference call menggunakan PABX.

c) Sudahkah Kantor Anda Dilengkapi PABX?

Kesimpulannya, PABX sangat penting untuk kebutuhan bisnis jaman sekarang, terutama untuk efisiensi telekomunikasi. Jika Anda berencana memasang sistem PABX di kantor Anda, pastikan skala kebutuhan Anda terlebih dahulu. Anda dapat mengkonsultasikan kebutuhan PABX Anda dan peralatan telekomunikasi kantor lainnya dengan menghubungi Indocomm disini.

2. Pengertian facsimile

Memahami cara kerja  pabx dan mengoperasikan faksimile. Kata facsimile berasal dari bahasa Latin yaitu fac yang artinya bikin atau simile artinya serupa. Istilah facsimile juga disebut dengan fotokopi jarak jauh. 

Baca juga Prinsip Pelayanan Prima Berdasarkan Konsep A3 yaitu!

a. Fungsi faksimile

1. Untuk mengirim informasi ke berbagai tempat sesuai dengan yang kita inginkan
2. Untuk menerima informasi dari berbagai tempat
3. Apabila mesin facsimile itu dilengkapi dengan sistem memori maka facsimile dapat difungsikan untuk:
   1. Menyimpan dokumen sampai dengan beberapa lembar
   2. Mencetak sampai beberapa lembar kopi
   3. Menyimpan berbagai alamat

b. Keuntungan faksimile

1. Memungkinkan bentuk asli dokumen terlihat jelas
2. Waktu yang lebih cepat
3. Data yang akurat
4. Hemat tenaga dan biaya
5. Pengoperasian lebih praktis sehingga setiap orang dapat mengoperasikannya

c. Cara pengoperasian facsimile

1. Siapkan data yang akan dikirim dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah
2. Siapkan nomor faksimile yang akan dituju
3. Tekan tombol jumlah halaman yang diinginkan
4. Tekan tombol YES
5. Jika muncul tulisan quick, tekan keypad sampai muncul tanda di layar keyboard
6. Melakukan pengkopian

Rangkuman

1. PABX merupakan singkatan dari Private Automatic Branch eXchange. Sebuah PABX pada dasarnya adalah sebuah sistem telepon yang biasa disebut juga dengan switchboard yang digunakan sebagai sistem telepon internal di kantor.
2. Cara kerja PABX adalah bahwa perangkat ini merupakan modem yang berfungsi sebagai control station pusat. Setiap kali ada telepon baru yang masuk, maka telepon tersebut akan di-routing (diarahkan) melalui control station ini. Karena di dalam sistem PABX tersebut telah dimasukan kode tertentu untuk masing-masing nomor telepon di kantor, atau untuk masing-masing extension, maka telepon masuk tersebut akan diarahkan ke tujuan yang tepat dengan menggunakan kode tersebut.
3. Pengertian facsimile, Kata faksimile berasal dari bahasa Latin yaitu fac yang artinya bikin atau simile artinya serupa. Istilah facsimile juga disebut dengan fotokopi jarak jauh.
4. Fungsi facsimile:
   1. Untuk mengirim informasi ke berbagai tempat sesuai dengan yang kita inginkan
   2. Untuk menerima informasi dari berbagai tempat
   3. Apabila mesin facsimile itu dilengkapi dengan sistem memori maka facsimile dapat difungsikan untuk menyimpan dan mencetak.
5. Keuntungan facsimile
   1. Memungkinkan bentuk asli dokumen terlihat jelas
   2. Waktu yang lebih cepat
   3. Data yang akurat
   4. Hemat tenaga dan biaya
   5. Pengoperasian lebih praktis sehingga setiap orang dapat mengoperasikannya
6. Cara pengoperasian facsimile
   1. Siapkan data yang akan dikirim dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah
   2. Siapkan nomor faksimile yang akan dituju
   3. Tekan tombol jumlah halaman yang diinginkan
   4. Tekan tombol YES
   5. Jika muncul tulisan quick, tekan keypad sampai muncul tanda di layar keyboard
   6. Melakukan pengkopian