Jenis-jenis surat dan keterangannya

Jenis-jenis surat dan keterangannya. Banyak jenis surat yang beredar dalam kehidupan sehari-hari dan berbagai corak ragam surat sebagai alat tata usaha yang dikirim atau diterima oleh suatu kantor.

Ini merupakan tanda bahwa telah terjadi aktivitas secara dinamis di kantor tersebut karena surat sesungguhnya merupakan alat ukur maju mundurnya aktivitas kantor atau kegiatan administrasi kantor.

a. Penggolongan Surat Menurut Sifatnya

1. Surat pribadi, dapat dibedakan:
   1. Surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan, persahabatan, dan perkenalan
   2. Surat setengah resmi, misalnya surat lamaran kerja.
2. Surat dinas, surat yang isinya menyangkut segi kedinasan.
3. Surat sosial, surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan, misalnya perkumpulan olahraga, organisasi kedaerahan, dan organisasi masyarakat lainnya yang sifatnya bukan mencari keuntungan.
4. Surat niaga atau surat bisnis, adalah surat yang memuat persoalan niaga dan dibuat oleh suatu badan perusahaan atau perdagangan.

Jenis-jenis surat dan keterangannya. Perbedaan surat pribadi serta surat dinas swasta dan pemerintah adalah:

1) Surat Pribadi

Sudan dijelaskan di atas bahwa surat pribadi dapat dibedakan menjadi 2 macam, yaitu yang bersifat kekeluargaan dan setengah resmi (surat lamaran pekerjaan).

Surat pribadi disebut juga surat perorangan (prive) yang berisi masalah perorangan atau pribadi, baik itu masalah kekeluargaan maupun masalah hubungan pribadi dengan dinas.

2) Surat Dinas Swasta dan Pemerintah

Surat dinas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat atau yang mewakili suatu badan/lembaga, baik pemerintah maupun swasta. Surat dinas berisi masalah yang menyangkut kedinasan dan dibuat untuk memecahkan masalah kedinasan pula.

Jenis-jenis surat dan keterangannya. Bila surat dinas tersebut berhubungan dengan masalah pemerintahan, maka surat tersebut disebut surat dinas pemerintahan dan kalau menyangkut niaga maka disebut surat dinas niaga/ dinas swasta. Berikut adalah contoh surat pribadi, dinas swasta dan dinas pemerintahan.

b. Penggolongan Surat Menurut Wujudnya

1). Surat biasa

Surat biasa adalah surat yang penulisannya tidak menggunakan lembaran khusus, cukup kertas surat biasa dan pengirimannya tidak pada kesempatan pertama karena tidak memakai biaya pengiriman kilat atau kilat khusus. Contoh: 

a) surat perkenalan, b) surat keluarga, c) surat ucapan selamat:  melahirkan,  menikah,  menempati kantor baru.

2). Surat memo

Surat memo (memorandum) adalah surat yang digunakan untuk komunikasi secara tertulis di lingkungan kantor/organisasi itu sendiri dan sifatnya informal. Umumnya isinya berupa pemberitahuan, permintaan, atau hal lain.

Jenis-jenis surat dan keterangannya. Penulisannya dapat juga diketik atau ditulis tangan. Memo umumnya singkat, isi memo tidak lebih dari 10 baris. Memo dibuat oleh atasan kepada bawahan dan sebaliknya atau antar pejabat yang setingkat. Memorandum mempunyai ukuran kertas yang umum oktavo atau A5. Bagian-bagian dari memo:

1. Kepala memorandum, terdiri dari:  nama instansi yang mengeluarkan memo,  petunjuk memo,  nomor, tanggal memo dibuat,  kepada dan dari siapa memo dibuat,  perihal,  logo/lambang (bila ada).
2. Isi memo, sekalipun bersifat tidak resmi, umumnya menyangkut kedinasan.
3. Kaki memorandum mencantumkan nama dan tanda tangan pemberi memo.

3). Surat Telegram/surat kawat

Telegram berasal dari kata tele (yang berarti jauh) dan gram (tanda atau bentuk). Dengan kata lain, telegram berarti pemindahan tulisan dengan bantuan pesawat telegraf dalam jarak jauh. Ciri berita telegram adalah kalimat singkat.

Untuk telegram dinas pemerintah huruf yang dipakai adalah semua huruf besar, sedangkan untuk telegram swasta atau umum semuanya huruf kecil. Berita telegram ditulis pada sehelai blanko telegram yang telah disediakan oleh kantor telegram.

Blanko telegram ada yang diisi oleh petugas di kantor telegram dan ada yang ditulis sendiri oleh si pengirim berita. Blanko telegram di bawah ini terdiri dari:

a). Bagian atas

Bagian ini diisi oleh petugas kantor telegram. Jadi, harus diperhatikan tempat-tempat khusus yang harus diisi oleh pengirim atau petugas kantor telegram.

b). Bagian tengah

Bagian ini tempat pengirim telegram menulis berita. Penulisan telegram harus mengikuti ketentuan yang sudah ditetapkan oleh Perum Postel. Untuk tata cara penulisan ini ada uraian khusus yang membicarakan mengenai telegram. Bagian tengah ini terdiri dari: sifat telegram, alamat yang dituju, isi telegram, nama pengirim (nama perorangan, instansi, atau organisasi).

c). Bagian bawah

Bagian ini terdiri dari: bagian kiri perkataan “Periksa awal” (diisi oleh petugas kantor telegram), bagian kanan perkataan “Periksa akhir” (diisi oleh petugas kantor telegram), bagian “Nama” dan “Alamat pengirim” (diisi oleh pengirim telegram).

4). Kartu pos

Kartu pos adalah segala macam surat yang ditulis di atas karton yang berukuran 15 cm x 10 cm yang disahkan pemakaiannya oleh Perum POSTEL. Ukuran kartu pos demikian terbatas sehingga dalam penulisan berita harus singkat dan tidak rahasia karena pengiriman kartu pos tidak menggunakan sampul khusus.

Selain kartu pos yang dikeluarkan oleh Parpostel ada juga yang membuat secara pribadi atau perorangan. 

c. Penggolongan Surat Menurut Keamanan Isi Surat

1). Surat sangat rahasia

Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi dokumen penting yang berhubungan dengan rahasia atau keamanan negara. Surat ini ditandai dengan kode SRHS (singkatan dari sangat rahasia). Cara pengiriman surat sangat rahasia, berbeda dengan pengiriman surat biasa.

1. Surat dikirim dengan memakai tiga sampul.
2. Sampul pertama dan kedua ditulis dengan alamat lengkap dan masing-masing di lem. Sebaiknya, penulisan alamat tersebut dilengkapi dengan u.p (untuk perhatian) dan nama pejabat yang harus langsung menerima surat tersebut dan masing-masing sampul ditulis dengan kode SANGAT RAHASIA.
3. Sampul ketiga hanya ditulis dengan alamat seperti surat biasa, tidak diberi kode dan tidak dilem. Maksudnya agar tidak mengundang perhatian orang jahil untuk mencuri rahasia yang dibawa oleh surat tersebut. Surat-surat tersebut antara lain:  surat dari kementerian luar negeri,  dokumen untuk negara tetangga,  dokumen di kalangan militer.

2). Surat rahasia

Surat rahasia adalah surat yang berisi dokumen ringan yang hanya boleh diketahui satu atau oleh beberapa orang pejabat tertentu dalam suatu instansi. Cara pengiriman:

1. dengan menggunakan dua sampul,
2. sampul pertama ditulis alamat lengkap dan diberi kode RAHASIA (RS) dan dilem, dan
3. sampul kedua hanya ditulis seperti surat biasa.

Contohnya sebagai berikut: a. Surat dokumen kepada instansi setempat b. Laporan kondite seorang pejabat.

d. Penggolongan Surat Menurut Proses Penyelesaiannya

1. Surat sangat segera/kilat adalah surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera. Surat ini harus didahulukan dari surat-surat lainnya baik dalam proses pembuatan maupun proses pengirimannya.
2. Surat segera adalah surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera, tetapi tidak sesegera surat kilat. Bila dikirim dengan via pos, biaya perangko surat ekspres tentu lebih besar dari perangko surat biasa.
3. Surat biasa adalah surat yang diperlakukan secara biasa, tidak diistimewakan.

e. Penggolongan Surat Menurut Dinas Pos

1. Surat biasa adalah surat yang dikirimkan dengan menempel perangko yang termurah, seperti telah ditetapkan oleh PARPOSTEL, misalnya Rp 300,00.
2. Surat kilat adalah surat yang pemberangkatan dan pengantar nya diutamakan dari surat biasa. Diusahakan bahwa surat itu harus sampai dalam 1 x 24 jam. Cara pengirimannya dapat dilakukan dengan hanya memberi perangko yang telah ditentukan oleh Perum Pos dan Giro dan lebih mahal dari perangko surat biasa.
3. Surat kilat khusus adalah surat yang dijamin pengirimannya selama 1 x 24 jam oleh PARPOSTEL dan harus sudah ada jaringannya pada daerah yang akan dikirimi surat kilat khusus ini. Cara pengirimannya adalah:
   1. Surat yang akan dikirimkan diberikan kepada petugas pos.
   2. Surat didaftar dan dibayar langsung kepada petugas pos.
   3. Si pengirim surat diberi selembar bukti pengiriman yang disebut resi pos yang dapat digunakan untuk bahan bukti bila ada penyimpangan dalam pengiriman surat.
   4. Harga pengiriman/perangko lebih mahal dari surat kilat.
   5. Memakai nomor monitoring yang sesuai dengan resi agar mudah memonitor, apakah surat sudah sampai atau belum.
4. Surat tercatat atau terdaftar ini lebih baik lagi jaminannya dari kilat khusus karena pihak pos akan selalu memonitor pengiriman surat ini.

Dan setiap waktu yang telah ditentukan ada pemberangkatan, sedangkan surat kilat khusus hanya 1 x 24 jam pengirimannya. Surat inipun menggunakan resi sebagai bukti bahwa surat sudah dikirim dan sudah diterima oleh penerima surat.

Baca juga Materi etika menerima tamu kantor

Proses Pengiriman Surat

Perlu diperhatikan bahwa surat biasa dan kilat pun dapat dikirim melalui surat tercatat. Namun yang penting harga pengirimannya disesuaikan dengan harga surat tercatat atau terdaftar. Perlu diketahui, pengiriman surat sebetulnya disesuaikan dengan berat dan jauhnya tempat surat yang akan dikirim.

Lebih jauh dan lebih beratnya surat yang dikirim tentu perangkonya lebih mahal. Di kantor pos besar atau sedang yang sudah menggunakan sistem program komputer, akan cepat didapat besar biaya pos sesuai dengan berat dan jauhnya masing-masing kiriman.

Walaupun surat yang dikirim surat biasa, tapi menggunakan perangko lebih dari standar pengiriman surat biasa, misalnya harga perangko yang ditempel sama dengan pengiriman kilat atau kilat khusus, maka surat tersebut pengirimannya pasti diutamakan.

Begitu pula sebaliknya, apabila kita mengirim surat dengan sampul kUat khusus atau kilat tapi perangkonya tidak standar surat kilat khusus atau kilat maka surat yang dikirim penyampaiannya seperti surat biasa. Dra. Cut Rozanna, Dra, Noviarti, Dra, Tedjaningsih; Surat Menyurat dan Komunikasi,Penerbit Angkasa, Bandung, 1995.