Bentuk struktur organisasi kantor

3 Organisasi Garis dan Staf

Bentuk struktur organisasi kantor. Dalam bentuk organisasi garis dan staf, asas kesatuan komando tetap ada. Wewenang dilimpahkan secara vertikal dari pimpinan tertinggi sampai kepada unit yang ada paling bawah.

Para staf hanya bertugas memberikan bantuan, saran-saran dan pelayanan kepada pimpinan dalam mengambil keputusan atau kebijakan. Dipakai atau tidaknya saran dari staf tergantung keputusan pimpinan sendiri.

Diperlukan tenaga staf karena pada organisasi yang besar, pimpinan tidak mungkin dapat menguasai pekerjaan yang sangat luas, ia membutuhkan tenaga khusus sebagai penasehat ahli di bidang perkantoran.

Ciri-ciri organisasi garis dan staf

1. Biasanya organisasi adalah besar, dan mungkin juga bersifat kompleks
2. Jumlah pegawai biasanya cukup banyak
3. Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak bersifat langsung
4. Terkadang pimpinan tidak mengenal semua karyawan/pegawainya. Mungkin pula diantaranya pegawai pun terjadi tidak saling mengenal
5. Banyak spesialisasi pekerjaan yang diperlukan dan digunakan secara maksimal
6. Kesatuan perintah tetap ada setiap atasan membawahi sejumlah pegawai tertentu.
7. Terdapat dua kelompok wewenang, yaitu wewenang garis dan wewenang staf.

Keuntungan penggunaan bentuk organisasi garis dan staf:

1. Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu tangan.
2. Adanya tugas yang jelas antara pimpinan staf dan pelaksana
3. Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil.
4. Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat bantuan/sumbangn pemikiran dari staf.
5. Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang jelas.
6. Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai dengan spesialisasinya
7. Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya.
8. Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli.

Kelemahan-kelemahan dari bentuk Organisasi garis dan staf : 

1. Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan bantuan nasihat
2. Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling mengenal
3. Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap tugas yang dilaksanakan lah yang penting
4. Pimpinan lini mengabaikan advis staf
5. Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antar pelajar garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam menjalankan wewenang
6. Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar
7. Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini
8. Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.

BAGAN ORGANISASI GARIS DAN STAF

4. Organisasi Fungsional

Organisasi fungsional biasanya disusun berdasarkan sifat dan macam-macam fungsi yang harus dilaksanakan.

Pada tipe organisasi fungsional lini masalah pembagian kerja (spesialisasi) benar-benar diperhatikan. Pembagian kerja didasarkan pada spesifikasi, sehingga setiap pejabat hanya mengerjakan suatu tugas tertentu saja.

Bentuk struktur organisasi kantor. Pimpinan tertinggi mendelegasikan wewenang kepada pimpinan pimpinan yang ada di bawahnya, kemudian sesuai spesialisasinya diteruskan kepada para pelaksana.

Para bawahan/pelaksana akan mendapat perintah dari beberapa atasan yang masing-masing menguasai suatu keahlian khusus dan bertanggung jawab sepenuhnya atas bidang masing-masing.

Ciri-ciri organisasi fungsional

1. Adanya pembidangan tugas yang jelas dan tegas
2. Spesialisasi pegawai dapat dikembangkan
3. Bawahan menerima perintah dari beberapa atasan
4. Koordinasi menyeluruh ada pada eselon atas.
5. Koordinasi antara pegawai yang menjalankan tugas atau fungsi yang sama dapat dilakukan

Keuntungan-keuntungan menggunakan organisasi fungsional :

1. Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal
2. Para pegawai bekerja sesuai keterampilan masing masing
3. Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan
4. Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga berjalan lancar dan tertib
5. Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi.
6. Pembidangan tugas menjadi jelas.

Kelemahan-kelemahan organisasi fungsional:

1. Pekerjaan seringkali sangat membosankan
2. Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja
3. Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan.

Baca juga Mengenal mesin kantor dan fungsinya

BAGAN ORGANISASI BENTUK FUNGSIONAL 

5. Organisasi Kepanitiaan

Bentuk struktur organisasi kantor. Oranigasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut.

Keuntungan dari organisasi kepanitiaan : 

1. Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci
2. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil
3. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu tim.

Kelemahan–kelemahan dari organisasi kepanitiaan:

1. Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas
2. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama
3. Kreatifitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kolektivitas lebih dipentingkan.

BAGAN ORGANISASI BENTUK KEPANITIAAN