Bentuk lipatan surat, sebuah surat yang baik harus memiliki “perwajahan” yang menarik. Mengapa demikian? Karena sebuah surat yang memiliki “wajah” yang baik/menarik akan membuat orang senang dan tertarik terhadap surat itu.
Hal ini membawa pengaruh positif terhadap orang/perusahaan yang mengirim surat tersebut. Untuk itu, sebuah surat harus memiliki kelengkapan sebagai berikut.
1. Penggunaan Kertas
Kertas yang digunakan untuk menulis surat haruslah kertas yang berkualitas baik. Hal ini mengingat surat di arsip untuk jangka waktu yang lama. Jadi, kertas surat haruslah kertas yang tahan lama.
a) Macam-macam Kertas Untuk Surat
- Kertas HVS (Houtvrij Schrijfpapier) untuk mengetik surat asli.
- Kertas tipis atau doorslag untuk tembusan.
- Onion Skin paper, kertas ini tipis namun kuat. Digunakan untuk surat-surat yang dikirim ke luar negeri. 4) Kertas stensil digunakan untuk surat-surat yang berjumlah banyak.
b) Warna Kertas
Untuk menulis surat, biasanya digunakan kertas berwarna putih. Kertas berwarna lain boleh digunakan untuk tembusan agar kelihatan “berbeda”. Dewasa ini, banyak yang menggunakan kertas aneka warna tetapi jenis kertasnya tentu berbeda dengan kertas yang digunakan untuk tembusan.
c) Ukuran Kertas
Ukuran kertas yang digunakan disesuaikan dengan panjang pendeknya isi surat. Untuk surat yang panjang digunakan kertas berukuran folio dan untuk surat yang sedang atau pendek digunakan kertas berukuran kuarto.
Selain kertas folio dan kuarto, masih ada beberapa macam kertas lain yang sering digunakan, yaitu kertas sikmo, oktavo, kertas A4, AS, A6, dan sebagainya. Adapun ukuran kertas tersebut adalah sebagai berikut: 1). Folio berukuran 204 x 330 mm 2). Kuarto berukuran 204 x 254 mm 3). Sikmo berukuran 204 x 165 mm 4). Octavo berukuran 204 x 127 mm 5). Memo berukuran 204 x 127 mm.
Di samping ukuran kertas folio, kuarto, sikmo, dan oktavo, dalam kegiatan surat menyurat dikenal pula ukuran kertas Internasional. Ukuran kertas internasional antara lain: 1) A4 berukuran 210 mm x 297 mm 2) A5 berukuran 148 mm x 210 mm 3) A6 berukuran 105 mm x 148 mm 4) A7 berukuran 74 mm x 105 mm
2. Tinta
Bentuk lipatan surat. Untuk menulis surat biasanya digunakan tinta berwarna hitam atau biru. Tinta yang berwarna lain, seperti warna merah, hijau, dan lain-lain, tidak biasa digunakan untuk menulis surat.
3. Sampul Surat
Sampul merupakan pelindung surat. Penggunaannya harus disesuaikan dengan ukuran kertas yang digunakan. Misalnya sampul surat empat persegi digunakan untuk kertas kuarto dan amplop panjang digunakan untuk kertas berukuran folio.
Baca juga Materi mesin komunikasi kantor
1. Lipatan Surat
Kerapian surat perlu dijaga agar tidak kusut ketika dimasukkan ke dalam sampul. Untuk itu, agar dapat dimasukkan dengan rapi dan tepat ke dalam sampul, surat harus dilipat. Melipat surat tidak boleh sembarangan. Tata cara melipat surat harus disesuaikan dengan ukuran kertas dan kepentingannya.
Dra. Cut Rozanna, Dra, Noviarti, Dra, Tedjaningsih; Surat Menyurat dan Komunikasi, Penerbit Angkasa, Bandung, 1995.
Rangkuman
- Sebuah surat harus memiliki penampilan yang menarik sebab surat yang baik/menarik akan membawa pengaruh positif terhadap orang/ perusahaan/organisasi yang mengirim surat itu. Surat yang baik harus dilengkapi dengan: penggunaan kertas, tinta, sampul surat, dan lipatan surat.
- Penggunaan perlengkapan surat harus mendapat perhatian khusus antara lain: Dalam penggunaan kertas surat yang harus diperhatikan adalah macam kertas, warna kertas, dan ukuran kertas. Tinta yang digunakan untuk menulis surat tinta berwarna hitam atau biru. Penggunaan sampul surat harus disesuaikan dengan ukuran kertas surat dan kepentingan surat. Lipatan surat yang digunakan harus disesuaikan ukuran kertas dan kepentingan surat.
