Sarana modern untuk pengolahan informasi. Dalam dunia modern dengan perkembangan teknologi yang luar biasa dewasa ini, pekerjaan perkantoran dapat dikatakan mengalami perubahan corak dan sifat.
Kalau zaman dahulu perlengkapannya cukup berupa lembaran kertas dan alat tulis, kini kertas itu dilengkapi dengan pita rekaman, layar gambar, papan magnetik dan lembar film, sedangkan alatnya dapat berupa berbagai macam mesin perkantoran. Yang mana sangat membantu dalam mengolah informasi.
Mencatat, memberikan, dan menyebarluaskan informasi/data kepada setiap orang, merupakan salah satu bentuk dari pengolahan informasi/data.
A. Penggunaan sarana informasi modern
Mesin perkantoran sebagai sarana pembantu kegiatan manusia dalam melaksanakan kegiatan administrasi banyak ragamnya dan terus berkembang sesuai dengan perkembangan teknologi itu sendiri yang mana sangat membantu dalam pengolahan informasi /data.
Namun secara umum penggunaan sarana modern dalam pengolahan informasi adalah untuk efesien tenaga, waktu dan biaya dan juga diharapkan dapat meningkatkan kinerja pegawai.
1. Otomatisasi Kantor
Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi modern, maka mengakibatkan pola perkembangan dan kemajuan di bidang perkantoran akan lebih baik.
Kemajuan teknologi modern khususnya di bidang elektronika membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas-tugas perkantoran. Untuk kantor yang memerlukan pelayanan yang cepat dan memiliki volume kerja yang cukup banyak, penggunaan sarana tersebut akan sangat membantu mempercepat proses.
Pengaruh teknologi modern, menunjukan atau memungkinkan pemakaian mesin-mesin serba otomatis. Salah satu akibat positif dari kemajuan dibidang teknologi adalah dimungkinkannya pengiriman dan penyampaian informasi dapat dilakukan dengan lebih cepat.
Kecepatan tersebut mengakibatkan pula bahwa keputusan atau masalah-masalah yangsangat mendesak dapat segera diselesaikan.
2. Sistem otomatisasi perkantoran
Dengan semakin banyaknya atau besarnya volume data yang harus dikumpulkan, diolah, dianalisa, diinterpensikan, disimpan dan didistribusikan kepada pengguna, maka pada abad teknologi modern seperti sekarang ini.
Terbukti bahwa pengolahan informasi akan lebih efesien bila dilakukan dengan menggunakan alat-alat elektronis. personil yang mengelola informasi harus mempunyai sistem otomatisasi sesuai dengan tuntutan yang ada.
Otomatisasi adalah cara pelaksanaan prosedur dan tata kerja secara otomatis, dengan pemanfaatan yang menyeluruh dan seefesien mungkin atau mesin, sehingga bahan dan sumber yang ada dapat dimanfaatkan.
Otomatisasi atau sering juga dipakai istilah mekanisasi adalah merupakan usaha penyempurnaan pelaksanaan prosedur kerja yang dilakukan dengan cara mengurutkan masing-masing bagiannya sehingga prosedur itu akan berjalan “sendiri” secara otomatis.
Berarti pula bahwa prosedur dapat diterapkan, baik untuk bidang-bidang pekerjaan teknik maupun administratif, terutama untuk pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan secara tetap dan terus-menerus (misalnya karena adanya sistem, skema prosedur kerja, dan buku pedoman kerja).
3. Tujuan otomatisasi perkantoran
- Pemanfaatan yang se-efesien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu dan mesin atau alat-alat kerja.
- Pemeliharaan kecepatan dan ketetapan prosedur kerja.
- Meningkatkan produksi.
4. Menetapkan otomatisasi
Dalam rangka menerapkan otomatisasi, yang perlu diperhatikan adalah:
- Mengenai segi kerjanya :
- Tujuan dari kerja termaksud
- Jenis pekerjaan yang diperlukan
- Volume dan frekuensi kerja per hari (per minggu)
- Skema arus kerjanya.
- Mengenai segi mesin yang akan digunakan :
- Cara mendatangkan/mengadakan mesin termaksud
- Sistem kerja mesin (termaksud operator dan kapasitas kerja)
- Pemeliharaan spare-partsnya
- Pengadaaan/pengisian sumber data
- Ruang untuk menempatkan mesin
- Tenaga operatornya
- Pengaruh bagi operator mesin atau tenaga kerja lainnya.
5. Penggunaan otomatisasi
Penggunaan media otomatisasi bukan saja menjamin efesiensi, tetapi juga mengurangi atau mengembangkan kebutuhan duplikasi apabila hal itu diperlukan dengan bantuan mesin cetak. Oleh sebab itu maka penentuan pola otomatisasi informasi perlu memperhatikan 4 hal, yaitu :
- Sifat pengguna informasi
- Lingkungan informasi
- Cara menggunakan informasi
- Tujuan pengguna informasi
Pengiriman, pemrosesan, penyimpanan dan penemuan kembali informasi dapat dilakukan melalui sistem yang bekerja secara otomatis. Bila kesemuanya telah diperhitungkan dengan sungguh-sungguh yang kemudian secara teknis dapat memenuhi kebutuhan otomatisasi.
Maka berbagai kemudahan akan dapat diberikan kepada pengguna informasi baik dalam jumlah besar maupun dalam jumlah kecil, atau bahkan kebutuhan akan jenis informasi tertentu yang sangat rinci, dari sistem tangan (manual) dapat diganti dengan sistem otomatis (menggunakan mesin).
