Peranan pekerjaan kantor bagi pimpinan

Peranan pekerjaan kantor bagi pimpinan. Pekerjaan kantor berperan dalam memperlancar kehidupan dan perkembangan organisasi secara keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan, dan sumber dokumen. 

Seorang pemimpin membutuhkan informasi umum, yang memberikan pengetahuan menyeluruh tentang perkembangan organisasinya.

A. Fungsi pekerjaan kantor 

Berdasarkan uraian di atas, penulis membahas peran pekerjaan kantor dalam dua fungsi, yaitu:

1. Pendampingan pimpinan (fungsi staf)

Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi . Dalam mengambil tindakan dan keputusan, harus tepat sasaran.

2. Pelayanan kepada masyarakat (public service)

Pekerjaan kantor selain merupakan kegiatan yang berperan dalam membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, merupakan kegiatan lain yang tidak kalah penting dalam melayani seluruh kegiatan operatif (tugas pokok kantor), baik internal maupun eksternal (jasa). ).

B. Tugas pokok kantor

Tugas pokok kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan informasi yang disiapkan oleh pekerjaan kantor. Tujuan kantor pun tidak akan tercapai jika data dan informasi yang disiapkan oleh kantor tidak sesuai, kurang benar atau salah.

Peran kerja terhadap tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam menyajikan semua bahan informasi atau kertas sebagai pusat memori atau sumber dokumentasi. 

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah :

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional, membantu melaksanakan pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan organisasi.
2. Memberikan informasi kepada pimpinan organisasi untuk mengambil keputusan atau mengambil tindakan yang tepat.
3. Membantu kelancaran kehidupan dan perkembangan organisasi secara keseluruhan. 

C. Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor

1. Pelayanan

Sebagaimana telah dijelaskan di atas, bahwa pekerjaan kantor adalah melayani para pelaksana pekerjaan operasional (tugas pokok kantor) dalam mencapai tujuan organisasi.

GR Terry mengatakan bahwa pekerjaan kantoran adalah pekerjaan pelayanan. Yang berfungsi untuk memudahkan dan meringankan. Pekerjaan kantor berperan dalam membantu pekerjaan lain agar dapat berjalan dengan lebih efisien. 

Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht mengatakan bahwa pekerjaan kantor berperan sebagai unit pelayanan yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian-bagian organisasi atau perusahaan. 

Di perusahaan, pekerjaan kantoran tidak secara langsung mendatangkan keuntungan, seperti yang dilakukan oleh operatif atau pekerjaan lapangan seperti produksi atau penjualan. 

Namun, produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan, jika pekerjaan kantor tersebut berhasil melayani kebutuhan produksi penjualan tersebut.

2. Menembus semua bagian organisasi

karena pekerjaan kantor adalah pelayanan bagi semua pekerjaan operatif.  

3. Dilakukan oleh semua pihak

Akibat tersebarnya pekerjaan kantor ke seluruh bagian organisasi, maka pekerjaan tersebut akan dilakukan oleh setiap orang dalam organisasi. 

Walaupun pekerjaan kantoran dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya pada bagian administrasi), pekerjaan ini akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. 

D. Pekerjaan yang dilakukan oleh pimpinan

Pekerjaan jabatan akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (tanpa merubah jabatannya) sampai dengan pegawai yang paling rendah. Misalnya, seorang direktur menelepon kantor lain untuk mengumpulkan data atau informasi yang dibutuhkan atau harus menerima telepon dari kantor lain.

Mandor pabrik mencatat pekerja atau karyawan yang tidak masuk kerja atau yang bekerja lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai rendahan, selain bertugas membersihkan kantor, sering juga mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi. 

Jika kita melihat kembali peranan ciri-ciri pekerjaan perkantoran seperti yang telah diuraikan di atas, maka terlihat bahwa pekerjaan kantoran pada umumnya merupakan fungsi yang membantu (facilitating function) dan merupakan urat nadi dari setiap organisasi modern.

Secara umum, pekerjaan kantor mencakup kegiatan manajerial yang mulia mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas atau satuan kerja sehari-hari) pekerjaan kantor meliputi tugas mengumpulkan, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan. 

Baca juga Pengertian perkantoran dan manajemen perkantoran

E. Rincian pekerjaan kantor Pekerjaan kantor

yang meliputi kegiatan manajerial yang di dalamnya terdapat 5 jenis kegiatan utama (mengumpulkan, mencatat, mengolah, menggandakan, dan menyimpan). Jika setiap jenis kegiatan ditetapkan sebagai pekerjaan kantor. 

Menurut Leffingwell dan EM Robinson yang dikutip oleh Drs. Pekerjaan kantor Soedaryono dapat dirinci menjadi kegiatan-kegiatan berikut: 

1. Menerima pesanan, mengantarkan, dan mengirim dengan kapal
2. Membuat pembukuan
3. Membuat
4. catatan Menyerahkan hutang dan menagih rekening yang belum selesai.
5. Mengelola, membagi, mengirim, dan mengirimkan surat.
6. Pekerjaan memperbanyak surat dan membutuhkan alat (pekerjaan duplikasi dan pengalamatan)
7. Berbagai jenis pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan kurir (meycelianecus, seperti telepon, menerima pengunjung, layanan messenger)
8. Tugas khusus untuk menyederhanakan sistem, dan menghilangkan yang tidak perlu kebutuhan kerja.
9. korespondensi, mendikte, mengetik,
10. membuat catatan, dan merekam data yang diinginkan.