Penulisan surat resmi yang benar

Setiap surat terdiri dari bagian-bagian dan setiap bagian itu mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan bagian-bagian surat ini tergantung dari bentuk surat yang dipakai. Garis besar penulisan surat resmi yang benas akan dibahas dalam uraian selanjutnya di bawah ini.

a. Kepala (Kop) Surat 

Kepala surat menunjukkan ciri khas badan usaha, perusahaan atau kantor dan berfungsi sebagai reklame.

Selain berfungsi sebagai reklame berfungsi juga supaya mudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lainnya mengenai badan, organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut. Biasanya kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik yang terdiri dari:

1. Nama organisasi atau lembaga
2. Alamat kantor pusat dan kantor cabang (bila ada) Jenis usaha (beberapa badan usaha sering mencantumkan jenis usahanya di kop surat sebagai pemberitahuan sekaligus)
3. Nomor telepon (bila ada), Nomor faksimili (bila ada), Nomor kotak pos (bila ada), Nomor kawat (bila ada)
4. Alamat kawat (bila ada)
5. Lambang/logo (bila ada)

Perhatian:

1. Kertas surat berkepala surat hanya dipakai untuk kepentingan organisasi, untuk kepentingan pribadi menggunakan kertas biasa yang tidak berkepala (berkop). Contoh kepala surat sebuah perusahaan/instansi swasta.
2. Di beberapa badan usaha kadang mencantumkan alamat, nomor telepon dan faksimile pada bagian bawah kertas surat.

b. Nomor Surat

Setiap surat resmi terutama surat resmi yang akan dikirim keluar lingkungan kantor, hendaknya diberi nomor yang disebut nomor verbal. Kegunaan nomor surat adalah:

1. Untuk memudahkan pengaturan surat, terutama dalam penyimpanan dan penemuan kembali surat (sebagai arsip).
2. Untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam periode tertentu.
3. Untuk memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat-menyurat.
4. Untuk memudahkan mencari surat itu kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.

Dari rangkaian nomor surat, dapat diketahui jenis dan klasifikasi surat tanpa perlu membaca isinya karena setiap nomor surat dicantumkan pula kode tertentu, misalnya PH (penawaran harga), SK (surat keputusan), dan lain-lain. Rangkaian nomor surat tersebut dapat kita lihat pada gambar di bawah ini. Contoh: 

c. Tanggal Surat

Cara pembuatan tanggal surat tidak perlu didahului dengan nama kota/tempat karena telah tercantum pada kepala surat. Kecuali, bila menulis surat pada kertas polos yang tidak ada kepala suratnya, harus dicantumkan nama kota di mana surat itu dibuat.

Penulisan tanggal harus lengkap, tidak boleh disingkat, misalnya 2 Maret 1994 atau Jakarta, 2 Maret 1994. Di belakang tahun tidak perlu diberi tanda titik (.). Contoh penulisan tanggal yang benar dan yang tidak benar.

d. Lampiran

Lampiran adalah sesuatu yang melengkapi sebuah surat. Kelengkapan itu umumnya berupa kuitansi, brosur atau foto kopi:

1. Kata lampiran untuk surat-surat niaga biasanya terletak di sebelah kiri bawah dengan mencantumkan semua jenis yang dilampirkan.
2. Untuk surat resmi atau surat dinas (pemerintah) di sebelah kiri atas di bawah kata “Nomor”, biasanya tidak menyebutkan jenis satu persatu. Misalnya, cukup menuliskan kata Lampiran: 5 berkas atau 2 berkas. Contoh: a) Lampiran: 5 helai b) Lampiran: 10 helai c) Lampiran: 1 helai 

e. Perihal

Perihal berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada pembaca tentang masalah pokok surat. Pada surat resmi atau dinas pemerintah, penulisan kata “perihal” dicantumkan di bawah kata “lampiran”. Misalnya:

Nomor : 18/KX-D/94

Lampiran : 1 berkas

Perihal : Pengangkatan pegawai negeri

Untuk surat-surat niaga, ada tiga cara menuliskan kata “perihal”, yaitu:

1. sebelum menulis alamat,
2. setelah menulis alamat,
3. setelah menulis salam pembuka,

f. Alamat Surat

Alamat surat ada dua macam. Pertama, alamat luar, yaitu alamat yang ditulis pada sampul surat. Kedua, alamat dalam, yaitu alamat yang ditulis pada kertas surat. Dalam penulisan alamat, banyak terjadi kelemahan-kelemahan yang tidak disadari oleh si penulis. Untuk itu perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut. 

1. Dalam menuliskan alamat tujuan, kata “kepada” dan sejenisnya tidak wajib ditulis, asalkan alamat tujuan ditempatkan pada posisi yang tepat.
2. Ungkapan “yang terhormat” (Yth.) tidak selalu dipakai. Ungkapan Yth. dipakai sebagai berikut;
   1. Jika menulis nama seseorang yang dihormati, seorang bawahan menulis surat kepada atasannya atau sebuah perusahaan mengirim surat kepada relasinya.
   2. Jika menulis nama orang yang diikuti jabatan organisasi atau unit organisasi. Contoh:
      • Yth. Direktur Yayasan Sekar Melati
      • Yth. Kabag. Personalia CV ABADI
      • Yth. Ketua Karang Taruna RT 009 / RW 04 Kelurahan Rambutan
      • Yth. Sekretaris Personalia PT SEJUK NIAN

Akan tetapi, jika menulis untuk organisasi, ungkapan Yth. tidak dipakai. Contoh;

PT SUBUR SELALU

Jalan Pemuda No. 11

Lampung 12110

Kegunaan alamat dalam:

1. alat penunjuk langsung bagi si penerima
2. petunjuk bagi petugas kearsipan
3. alamat luar bila digunakan sampul berjendela

Dinas pos meminta agar penulisan alamat harus jelas, lengkap, rapi, dan harus disesuaikan dengan halaman sampul surat, Kode pos hanya ditulis pada alamat luar. Beberapa contoh cara penulisan alamat tujuan pada sampul surat.

Alamat yang ditujukan pada perorangan.

Kepada

Yth. Sdr. Noviardi

Jl. Alaydrus No. 2000 Jakarta

Alamat yang ditujukan kepada nama jabatannya.

Kepada Yth. Direktur PT TEGAR

Jl. Pondok Gede Raya No. 500

JAKARTA TIMUR

Alamat yang ditujukan kepada nama instansi pemerintah atau instansi swasta.

Kepada

Yth. PT LEMAH LUNGLAI

Jl. Sumatra No. 100

JAKARTA BARAT

atau

PT LEMAH LUNGLAI

Jl. Sumatra No. 100

JAKARTA BARAT

Alamat yang ditujukan kepada instansi pemerintah

Kepada

Departemen Keuangan RI

c.q. Direktorat Pajak

Jl. Pasar Minggu

Jakarta Selatan

atau

Kepada

DEPARTEMEN KEUANGAN RI

c.q. Direktorat Pajak

Jl. Pasar Minggu

Jakarta Selatan

Alamat yang ditujukan kepada pejabat pemerintah dari perusahaan swasta.

Kepada

Yth. Kepala Kantor Dept. Tenaga Kerja 

Jakarta Pusat

Jl. Prapatan No. 52 .

JAKARTA PUSAT 

Penulisan alamat dari pejabat pemerintah kepada direktorat perusahaan swasta tidak perlu menggunakan apapun.

Kepada

Yth. Direktur Utama PT BUNGA RAMPAI

Jl. Raya Bogor No. 27

JAKARTA TIMUR

Penulisan alamat dengan menggunakan u.p.

Yth. Direksi Bank Dagang Negara

u.p. Sdr. Rizal, SH

Direktur Perkreditan

Jl. Kebon Sirih No. 8-10

JAKARTA PUSAT

atau

Yth. Direksi Bank Dagang Negara

Jl. Kebon Sirih No. 8-10

JAKARTA PUSAT

u.p. Sdr. Rizal, SH

Direktur Perkreditan