Pengendalian operasi perusahaan

Pengendalian operasi perusahaan, Pengendalian operasi merupakan proses mengawasi produksi dengan membandingkan hasil dengan perencanaan. Tahapan ini sangat penting untuk mengetahui apakah produksi sudah sesuai dengan yang diinginkan. Adapun tahap ini terdiri dari:

1. Manajemen bahan produksi

Pengendalian operasi perusahaan. Manajemen bahan produksi mencakup perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian aliran bahan baku dari desain sampai distribusi barang jadi. Proses ini menekankan standarisasi komponen dalam proses produksi.

Setelah produk dirancang, manajemen bahan produksi membeli bahan yang diperlukan dan memonitor proses produksi melalui distribusi dari barang barang jadi. Dalam manajemen bahan produksi terdapat lima bidang utama yaitu: 

1. Transportasi mencakup alat-alat transportasi sumber daya ke perusahaan dan barang jadi ke pembeli
2. Pergudangan mencakup penyimpanan bahan produksi maupun barang jadi
3. Pembelian mencakup perolehan seluruh bahan produksi dan jasa yang diperlukan suatu perusahaan untuk memproduksi produk produknya.
4. Seleksi pemasok mencakup upaya menemukan dan menentukan pemasok untuk membeli kebutuhan jasa dan bahan produksi. Aktivitasnya berupa evaluasi calon pemasok, negosiasi persyaratan, dan membina hubungan pembeli dan penjual yang positif.
5. Pengendalian persediaan mencakup penerimaan, penyimpanan, penanganan dan penghitungan seluruh bahan mentah, barang setengah jadi dan barang jadi sehingga dapat dipastikan bahwa persediaan bahan produksi dapat memenuhi jadwal produksi.

2. Pengendalian proses operasi

Pengendalian operasi perusahaan. Dalam proses pengendalian operasi terdapat beberapa alat yang dapat digunakan:

a. Pelatihan karyawan

merupakan pelatihan yang diberikan agar para karyawan dapat bekerja lebih baik lagi dalam memberikan kepuasan bagi pelanggan (customer oriented).

Hubungan perusahaan dengan pelanggan yang terjalin baik tidak muncul begitu saja secara otomatis tetapi memerlukan pelayanan prima dari segenap bagian organisasi.

b. Lean production system

Sistem produksi yang didesain untuk aliran proses produksi yang menghindarkan terjadinya inefisiensi, menghilangkan persediaan yang tidak perlu dan secara terus menerus meningkatkan proses produksi.

Salah satu tipe lean system adalah Just in Time Operations yaitu metode produksi yang mengumpulkan keseluruhan bahan dan komponen yang diperlukan di setiap tahap produksi pada waktu yang tepat saat dibutuhkan.

c. Material Requirements Planning

Metode pengendalian produksi dengan memanfaatkan bill of materials sehingga dapat menjamin bahwa jumlah bahan yang tepat telah dikirim ke tempat yang tepat pada waktu yang tepat pula. Bill of materials sendiri dapat dikatakan seperti sebuah resep untuk produk jadi.

Di sini dispesifikasikan rincian bahan-bahan dari suatu produk (bahan mentah maupun komponen), urutan kombinasi bahan dan berapa jumlah bahan yang diperlukan untuk membuat satu batch produk.

Selain itu juga terdapat Material Resource Planning, yang disebut dengan MRP II merupakan kelanjutan dari MRP yang mengumpulkan seluruh bagian dari organisasi ke dalam kegiatan produksi perusahaan.

Misalnya: jadwal persediaan dan produksi MRP diterjemahkan menjadi kebutuhan biaya untuk departemen keuangan dan kebutuhan personalia untuk departemen sumber daya manusia sedangkan informasi mengenai ketersediaan kapasitas untuk pemesanan konsumen barulah diberikan kepada departemen pemasaran.

d. Pengendalian mutu/ kualitas

Pengendalian operasi perusahaan. bermakna bahwa proses operasi yang digunakan untuk memproduksi barang atau jasa harus dapat memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan. 

3. Pengelolaan Kualitas

Kualitas didefinisikan sebagai totalitas ciri dan karakteristik suatu produk atau jasa yang mendukung kemampuannya untuk memuaskan kebutuhan yang dijanjikan. Secara umum kualitas dapat dilihat dari perspektif produsen selaku pembuat produk maupun konsumen selaku pembeli produk. 

Dalam melakukan penilaian terhadap kualitas, konsumen akan mempertimbangkan berbagai dimensi kualitas yaitu: 

1. Performance atau kinerja, merupakan karakteristik pengoperasian produk yang utama, misalnya dimensi performance TV adalah kejelasan gambar dan kejernihan suara.
2. Features adalah karakteristik tambahan bagi suatu produk, misalnya layanan delivery dari Pizza Hut.
3. Reliability adalah konsistensi prestasi produk selama periode tertentu misalnya daya tahan baterai laptop dalam periode pemakaian 24 jam.
4. Conformance adalah kemampuan produk dalam memenuhi standar tertentu.
5. Durability adalah tingkat keawetan produk misalnya baterai Energizer yang dapat dipakai lebih lama dibandingkan produk pesaingnya.
6. Serviceability adalah kemudahan produk untuk direparasi misal ketersediaan suku cadang sepeda motor Honda.
7. Aesthetic adalah dimensi keindahan, rasa, bau suatu produk, misalnya kelembutan dan rasa es krim Walls.
8. Perceived quality adalah image kualitas yang diciptakan melalui pemasaran, merek dan reputasi misalnya reputasi Honda untuk sepeda motor. 

Apabila dilihat dari sisi perusahaan, maka kualitas produk akan dijamin melalui aktivitas penjaminan kualitas (quality assurance activities). Penjaminan kualitas bermakna bahwa perusahaan berkomitmen sepenuhnya terhadap kualitas produk, mulai dari tahap pra rancangan produk sampai penyampaian produk kepada konsumen.

Manajemen Kualitas Total (Total Quality Management/ TQM)

Pengendalian operasi perusahaan. Oleh karena itulah maka saat ini semua perusahaan mengimplementasikan Manajemen Kualitas Total (Total Quality Management/ TQM) yaitu suatu pendekatan untuk mengintegrasikan kualitas pada semua level organisasi Pengelolaan kualitas berdasarkan prinsip TQM tersebut meliputi tahapan berikut: 

1. Perencanaan kualitas.

Perencanaan untuk kualitas harus dimulai sebelum suatu produk dirancang. Guna mendapat hasil terbaik, perusahaan dapat diundang untuk berpartisipasi dalam perencanaan.

Dalam tahap ini, manajer harus menetapkan kinerja kualitas yaitu keistimewaan kinerja yang ditawarkan suatu produk dan keandalan kualitas yaitu konsistensi kualitas produk dari satu unit ke unit berikutnya. 

2. Pengorganisasian kualitas.

Tahap ini berarti bahwa perusahaan menanamkan keyakinan bahwa produksi barang dan jasa yang berkualitas hanya dapat dilakukan dengan seluruh upaya dari semua bagian/ departemen dalam organisasi.

Kualitas tidaklah semata-mata menjadi tanggung jawab departemen mutu dari manajemen operasi melainkan seluruh pihak dalam organisasi dalam rangka memberikan produk terbaik bagi konsumen.

3. Pengarahan kualitas.

Di sini berarti bahwa manajer harus memotivasi karyawan di seluruh perusahaan untuk mencapai tujuan kualitas. Manajer harus membantu karyawan mengetahui bagaimana mereka dapat mempengaruhi kualitas dan bagaimana kualitas mempengaruhi pekerjaan mereka maupun perusahaan.

Oleh karena itu manajer sebagai pemimpin harus secara kontinu mencari cara –cara membantu pengembangan orientasi kualitas dengan melatih karyawan, mendorong keterlibatan dan mengaitkan kompensasi terhadap kualitas kerja.

Apabila manajer berhasil melakukan semua itu maka karyawan akhirnya akan menerima quality ownership yaitu prinsip manajemen kualitas total yang berkeyakinan bahwa kualitas menjadi milik setiap orang yang menciptakannya bersamaan dengan pelaksanaan tugasnya. 

4. Pengendalian kualitas.

Dalam proses produksi barang maupun jasa, manajer harus dapat menetapkan standar dan pengukuran kualitas secara spesifik sehingga mampu mendeteksi kesalahan dan melakukan tindakan koreksi yang diperlukan. 

Baca juga Macam-macam Pasar Input (Pasar Faktor Produksi)

International Organization for Standardization (ISO)

Salah satu standar kualitas internasional yang dapat dipakai adalah seri ISO, yang telah ditetapkan oleh International Organization for Standardization (ISO).

Perolehan sertifikat ISO 9000 (sistem manajemen mutu) maupun ISO 14000 (sistem manajemen lingkungan) saat ini telah menjadi kebutuhan mutlak perusahaan besar, BUMN dan bahkan perusahaan dalam skala yang lebih kecil, baik barang maupun jasa. Penggunaan ISO diawali tahun 1987 dan diadopsi lebih dari 100 negara.

ISO 9000 merupakan dokumen yang sangat unik dan dapat diterapkan pada semua kegiatan bidang bisnis tanpa adanya keharusan mengubah atau mengganti proses produksi yang ada. Selain itu ISO seri ini juga merupakan pedoman untuk desain, manufaktur, penjualan dan pelayanan untuk suatu produk baik barang maupun jasa.

Oleh karena itulah maka ISO 9000 dianggap telah menjadi standar yang membantu mengarahkan perusahaan menuju jaminan kualitas dalam era global. Sampai saat ini ini telah muncul seri ISO yang secara kontinu terus-menerus direvisi dan yang terbaru dikenal dengan seri ISO 9000:2000.

Sedangkan ISO 14000 mensyaratkan perusahaan untuk memenuhi peraturan pengelolaan lingkungan yang terdiri dari evaluasi kinerja lingkungan dan pedoman evaluasi kinerja lingkungan.

Apabila ISO 9000 mengacu pada total quality management maka ISO 14000 mencerminkan total quality environmental management. Beberapa seri ISO 9000 maupun 14000 tersebut adalah: