Materi etika menerima tamu kantor. Pegawai kantor merupakan tuan rumah. Tanpa kecuali pegawai rendah, menengah atau tinggi hendaklah memiliki sopan santun kepada tamu yang berkunjung ke kantor.
Menunjukkan Perhatian Terhadap Tamu
Setiap pegawai harus dapat bertindak sebagai penerima tamu yang baik dan tuan rumah yang menyenangkan. Pelayanan kepada tamu merupakan reklame murahan tanpa ongkos, oleh karena itu perlu sekali setiap pegawai mengetahui prinsip-prinsip penerimaan tamu.
Secara umum tamu yang datang berkunjung ke kantor bertujuan untuk memperoleh pelayanan sebaik-baiknya dengan layak, tamu juga menghendaki dapat menemui orang yang akan dituju untuk menyelesaikan sesuatu keperluan, oleh karena itu pegawai hendaklah dengan penuh perhatian melayani tamu sekalipun belum mengadakan perjanjian.
Sikap kepribadian umum yang hendaknya dipegang oleh setiap orang pegawai kantor antara lain menunjukkan perhatian kepada setiap tamu yang datang di kantor dan segera menghentikan pekerjaan kalau ada tamu yang bertanya dengan menghampiri meja kerja pegawai.
Baca juga Entrepreneur Bidang Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis
Tindakan Pegawai apabila menerima tamu
Beberapa tindakan yang seharusnya dilakukan oleh pegawai apabila ada tamu kantor adalah sebagai berikut:
- Hormatilah tamu tanpa pilih kasih. Tetapi duduk di kursi tanpa peduli adalah kurang terpuji. Berdiri sejenak dan sambutlah, lebih-lebih kalau tamu tersebut tamu pimpinan atau tamu dari rekan yang lebih tua dari anda.
- Segera tanyakan maksud kedatangannya, agar segera pula dihubungkan kepada petugas yang dikehendaki tamu berada di lain tempat, tunjukkan dengan memberi keterangan sejelas jelasnya kemana tamu harus meneruskan langkah-langkah.
- Melayani setiap tamu dengan layak dan ramah.
- Apabila tamu terpaksa harus menunggu, usahakan tamu dapat menunggu dengan tenang dengan cara memberi bacaan berupa majalah, surat kabar. Persiapan tempat abu rokok di meja sebagai pertanda tamu boleh merokok sementara menunggu.
- Perkenalkan tamu kepada orang yang dituju dengan menyebutkan nama dan mengucapkan maaf terpaksa meninggalkan.
Bagian Resepsionis
Di Kantor-kantor yang besar ada bagian khusus yang mengurusi penerimaan tamu. Bagian ini tersebut dengan resepsionis. Bagian ini mempunyai tugas mengatur tamu-tamu yang akan berhubungan dengan pegawai atau pejabat kantor.
Materi etika menerima tamu kantor. Tamu yang datang wajib mendaftarkan diri dengan mengisi formulir tertentu dan dengan demikian resepsionis dengan mudah dapat seleksi mengatur kepada siapa tamu harus berhubungan.
- Menghubungkan tamu dengan petugas/pejabat yang hendak ditemui tamu
- Tamu harus dipersilakan masuk, kalau ada atasan sudah siap menerima. Persiapan atasan berdasarkan formulir tamu yang menyebutkan maksud kunjungan, sehingga atasan atau pejabat bersangkutan sudah mempersiapkan bahan-bahan untuk keperluan pertemuan banyak.
- Ada kalanya atasan terpaksa tidak mempunyai kesempatan menerima tamu, maka resepsionis hendaklah memberikan secara diplomatis dan meminta maaf atas hal tersebut.
- Tamu yang sudah mengadakan perjanjian untuk bertemu dengan seorang pejabat ada kalanya tamu sedikit sabar menunggu, karena masih ada keperluan pejabat yang akan ditemui.
- Penolakan yang belum membuat perjanjian, kadang-kadang dapat menimbulkan renggangnya persahabatan kantor. Oleh karena itu sebelum menolak tamu yang tanpa perjanjian, tanyakan dahulu kepada pejabat untuk memperoleh keterangan apakah dapat menerima atau tidak, dengan membawa data-data tamu yang tertulis di formulir pendaftaran tamu.
