Prosedur pelayanan surat menyurat dan dokumen

Prosedur pelayanan surat menyurat dan dokumen. Kantor merupakan pusat tempat pengolahan pekerjaan yang bersifat administratif. Sering pula bahwa kantor adalah “Pusat-pusat (central, centres) dari pada birokrasi itu adalah kantor-kantor, biro-biro, sekretariat-sekretariat, desk-desk, dan sebagainya yang berhubungan satu sama lain secara tertentu.”

Di kantor dilaksanakan pengurusan keterangan-keterangan. Inti dari aktivitas kantor secara terperinci meliputi aktivitas tata usaha berupa “pencatatan, penghimpunan, pengolahan, penggandaan, pengiriman dan penyimpanan serta penggunaan keterangan.”

Pekerjaan pengurusan tata usaha tersebut meliputi pekerjaan yang berhubungan dengan masalah-masalah kertas, warkat dokumen dan surat-surat keterangan lainnya. Semua keterangan yang diurus di kantor umumnya mempunyai maksud untuk menyelesaikan realisasi tujuan kantor.

Bagaimana perincian masalah pengurusan keterangan dan apa saja yang diurus? Pekerjaan kantor ternyata tak putus putusnya mengurusi masalah yang berhubungan dengan keterangan yang diwujudkan dalam bentuk data-data yang realitanya berupa warkat, surat, dokumen, dan lain-lain.

Baca juga Pengertian dan Komponen Komunikasi

Pekerjaan kertas (paper work)

Berkisar pada kertas atau papier (apakah namanya itu “surat”, “nota”, “formulir”, “arsip”, “dokumen”, dan sebagainya) yang memuat suatu data, atau informasi dan pada dasarnya hanya bersifat enam macam handling, yaitu:

1. Menerima
2. Mencatat
3. Menyortir
4. Mengolah
5. Menyimpan
6. Menyampaikan

Keenam kegiatan tersebut dilakukan oleh pegawai kantor untuk melayani keperluan masyarakat dan juga melayani kebutuhan kantor sendiri. Dalam kegiatan memberi pelayanan itulah, maka pegawai kantor harus memberi pelayanan dengan baik, penuh sopan.

Etika pelayanan warkat/dokumen yang diharapkan dari pegawai kantor adalah pelayanan dengan cepat dan tepat serta memuaskan bagi yang membutuhkan pelayanan.

Pelayanan kepada masyarakat pemakai yang membutuhkan warkat, surat, dokumen, keterangan menjadi lebih efektif kalau pegawai menguasai dan melaksanakan prinsip-prinsip penataan warkat dan filling dengan seksama.

Dalam hubungan member pelayanan permasalahan dokumen ini, maka pegawai mempunyai kewajiban menyelenggarakan pengaturan arsip, filing sebaik-baiknya agar dapat memberi pelayanan kepada masyarakat pemakai jasa informasi dengan cepat, tepat dan memuaskan sesuai dengan sopan santun pelayan warkat.

Prosedur pelayanan surat menyurat dan dokumen. Pengetahuan tempat menyimpan sistem penyimpanan warkat banyak membantu pegawai dalam memberi pelayanan kepada masyarakat yang membutuhkan dokumen atau keterangan.

Selain itu, kemampuan menemukan kembali warkat, dokumen atau keterangan dengan cepat jika diperlukan akan menambah kesan yang baik pelayanan kantor yang dikerjakan oleh pegawai-pegawai.

Memilih salah satu cara yang praktis dan efisien untuk menyediakan keperluan dokumen, warkat, surat, atau keterangan yang diperlukan oleh pemakai. Ada lima jenis sistem filing yang perlu diketahui oleh pegawai ialah:

1. Sistem abjad
2. Sistem subjek
3. Sistem nomor
4. Sistem wilayah
5. Sistem kronologis

Pemeliharaan Peralatan Kantor

Pekerjaan sehari-hari atau pekerjaan kantor rutin pegawai kantor merupakan jembatan penyelesaian tujuan kantor secara menyeluruh.

Pekerjaan yang diselesaikan oleh tiap-tiap bagian yang dimotori oleh para pegawai adalah penunjang dan keberhasilan pekerjaan kantor secara totalitas atau tujuan kantor yang telah digariskan dalam perencanaan suatu kantor.

Untuk pelaksanaan tugas sehari-hari dengan lancar, efektif dan produktif, pegawai memerlukan peralatan minimal berguna untuk kelancaran tugasnya. Peralatan tersebut antara lain berupa alat tulis kantor, mesin-mesin dan perabot yang akan menunjang pelaksanaan pekerjaan menjadi lancar.

Untuk menjaga kelancaran pekerjaan bahrian setiap pegawai perlu sekali bersopan santun dalam ikut menjaga, mempergunakan dan merawat peralatan dan alat-alat tulis kantor, sehingga dapat benar benar membantu kelancaran produktivitas kerja.

Beberapa saran untuk menjaga agar para pegawai dalam kerja dapat dengan lancar menyelesaikan tugas, maka etiket penggunaan alat-alat kantor antara lain sebagai berikut:

1. Buatlah terlebih dahulu rencana kerja untuk pekerjaan keesokannya sebelum pulang kantor.
2. Perencanaan misalnya tentang pekerjaan, sumber yang membantu mempermudah penyelesaian kerja, alat yang dipergunakan, dengan siapa harus berhubungan, dan lain-lain
3. Dalam bekerja sebaiknya menghindari diri dari kebiasaan pinjam meminjam peralatan kantor.
4. Jangan membawa peralatan kantor dengan dalil untuk lembur di rumah, kecuali kerja itu harus dikerjakan di rumah.
5. Ikut menjaga dan memelihara keawetan penghematan peralatan kantor seperti alat tulis, mesin kantor, perabot, dan lain-lain.
6. Rencana kebutuhan sehari-hari akan peralatan diminta kepada petugas peralatan dengan melalui prosedur yang berlaku. Jangka waktu pemakaian sebaiknya teratur.

Pelayanan dokumen sangat mempengaruhi kesan masyarakat terhadap pelayanan pegawai kantor.

Oleh karena itu pegawai yang mengurus pelayanan dokumen kepada masyarakat harus mempunyai dedikasi tinggi, bertanggung jawab dan bekerja secermat-cermatnya agar tidak mengecewakan para anggota masyarakat yang meminta pelayanan permasalahan dokumen. Samsir Rambe, B.Sc., Drs. Wahyu Lay, Etika Komunikasi, Penerbit, Angkasa, Bandung, 1999

Rangkuman

1. Setiap badan usaha perkantoran tersedianya Tool of management, yakni man, money, material, machine, method, moral dan market. Ketujuh elemen manajemen tersebut akan menjadi kurang berarti kalau elemen utama “manusia/man” teledor dan kurang cermat dalam melaksanakan proses manajemen melalui komunikasi secara efektif.
2. Pengaturan tata ruang kantor memberi tempat tentang masalah estetika, artistika, produktivitas yang akan mempengaruhi pegawai agar merasa senang bekerja di kantor dan dapat menghasilkan produk kerja yang optimal. Tak berlebihan bahwa kantor sering dijuluki the second family atau rumah tangga kedua pegawai.
3. Surat masih menempati urutan terpenting dalam percaturan penyelenggaraan administrasi suatu kantor. Sebagai alat komunikasi tertulis surat memiliki berbagai fungsi antara lain sebagai piranti komunikasi, dokumen tertulis, wakil dan duta penulis dan terakhir sebagai alat tata usaha.