Sebelum membuat surat pastikan dahulu, Siapa yang akan dikirimi surat selanjutnya anda harus mengenal bentuk-bentuk surat agar supaya tidak salah karena surat yang dikirimkan kepada perusahaan atau individu mewakili perusahaan tempat anda bekerja. Untuk lebih jelasnya silahkan simak uraian dibawah ini.
1. Bentuk-bentuk surat
Bentuk surat adalah susunan atau tata letak bagian-bagian surat (layout). Masing-masing bagian surat ini mempunyai peranan yang sangat penting untuk menunjukkan ciri khas dari masing-masing bentuk surat. Pemakaian bentuk surat tertentu dalam setiap organisasi bergantung pada kebiasaan atau peraturan yang berlaku pada masing-masing organisasi.
Macam-macam bentuk surat:
- Bentuk lurus penuh (full block style)
- Bentuk lurus (block style)
- Bentuk setengah lurus (semi block style)
- Bentuk lekuk (indented style)
- Bentuk alinea menggantung (hanging style)
- Bentuk resmi (official style), yang terdiri dari: a. gaya umum b. gaya Depdikbud
Dalam praktek sehari-hari, bentuk lekuk dan bentuk menggantung hampir tidak pernah dipakai dalam penulisan surat karena pola suratnya memerlukan pengetikan yang khusus. Hal ini memerlukan waktu yang cukup lama sehingga dianggap tidak praktis. Untuk lebih jelasnya, di bawah ini akan dijelaskan mengenai bentuk surat satu persatu.
1. Bentuk Lurus Penuh (FULL BLOCK STYLE)
Bentuk surat ini semua pengetikannya mulai dari pasak garis pinggir kiri. Bentuk surat ini adalah bentuk surat yang paling mudah.
2. Bentuk Lurus (BLOCK STYLE)
Bentuk surat ini, pada umumnya, digunakan oleh perusahaan. Alamat ditulis di sebelah kiri, beberapa baris di bawah nomor. Perihal ditulis di bawah alamat. Setiap alinea dimulai pada garis pinggir kiri dengan jarak 2 (dua) kait.
3. Bentuk Setengah Lurus (SEMI BLOCK STYLE)
Bentuk ini hampir sama dengan bentuk lurus. Bedanya terletak pada setiap alinea yang dimulai 5 (lima) dari pinggir kiri. Bentuk ini banyak digunakan oleh perusahaan.
4. Bentuk Lekuk (INDENTED STYLE)
Pada bentuk ini, baris pertama alamat dimulai dari garis pinggir kiri, kemudian baris kedua (nama jalan dan nomor) dimulai 5 (lima) spasi dari garis pinggir kiri.
Baris berikutnya nama kota dimulai 10 (sepuluh) spasi dari garis pinggir kiri. Selanjutnya, setiap alinea dimulai 5 (lima) spasi dari garis pinggir kiri. Bentuk ini hanya cocok untuk surat yang alamatnya singkat.
5. Bentuk Alinea Menggantung (HANGING STYLE)
Pada dasarnya, bentuk ini sama dengan bentuk lurus, tetapi tiap alinea baru sesudah baris pertama ditik masuk 5 (lima) spasi.
6. Bentuk Resmi (OFFICIAL STYLES)
Mengenal bentuk-bentuk surat. Pada bentuk ini, alamat ditulis di sebelah kanan di bawah nama kota dan tanggal. Di sebelah kiri berturut-turut ditulis nomor, lampiran, dan perihal. Setiap alinea dimulai 5 (lima) spasi dari garis pinggir kiri. Bentuk ini terutama digunakan oleh instansi pemerintah.
Untuk bentuk resmi ini, Depdikbud memiliki model tersendiri, yaitu alamat diletakkan di sebelah kiri di bawah Nomor, lampiran, dan perihal.
Baca juga Prosedur pelayanan surat menyurat dan dokumen
Rangkuman
Bentuk surat adalah penyusunan atau tata letak bagian-bagian surat. Tata letak bagian surat ini merupakan ciri khas masing-masing bentuk surat. Untuk pemakaian bentuk surat tidak ada peraturan khusus bagi setiap organisasi. Semua tergantung pada kebiasaan yang berlaku pada masing-masing organisasi.
