Etika korespondensi di kantor, surat masih menempati urutan terpenting dalam percaturan penyelenggaraan administrasi suatu kantor. Sebagai alat komunikasi tertulis surat memiliki berbagai fungsi antara lain sebagai piranti komunikasi, dokumen tertulis, wakil dan duta penulis dan terakhir sebagai alat tata usaha.
Selain fungsi tersebut di atas surat juga memiliki misi khusus untuk bertindak sebagai reklame atau advertising si penulis. Dalam hubungan surat menyurat kantor hendaklah mempunyai keyakinan setiap setiap surat yang berasal dari kantornya harus menjadi duta dan reklame.
Untuk dapat menjadi duta pamungkas dan tuntas serta menjadi reklame maka surat yang dihasilkan hendaklah ditata, dirancang dan dibentuk sedemikian rupa sehingga pantas menjadi duta dan reklame kantor.
Hal ini akan terwujud kalau penulis surat senantiasa memperhatikan kaidah penggunaan bahasa Indonesia khususnya untuk surat, memilih bentuk surat yang cocok, mengetik isi surat dengan bersih, rapi dan benar dan akhirnya memperhatikan pemilihan alat tulis menulis yang serasi.
Mengingat surat menyurat mempunyai fungsi penting dalam percaturan penyelenggaraan administrasi perkantoran, maka berkembanglah seni membuat surat dengan memperhatikan tata aturan dan tertib penulisan surat kantor.
Tata tertib penulisan surat kantor
Tata tertib penulisan surat kantor termasuk etiket penggunaan bahasa, bentuk pemilihan peralatan tulis menulis umumnya diatur dalam pedoman surat menyurat. Pedoman surat menyurat untuk tiap-tiap kantor berbeda beda, namun pada dasarnya memiliki kesamaan isi. Adapun isi pedoman surat menyurat kantor meliputi:
- Penggunaan kaidah bahasa surat
- Penetapan bentuk surat
- Teknik pengetikan surat
- Pemilihan alat tulis menulis
Pemilihan penggunaan bahasa surat yang tepat merupakan seni merangkai untaian bahasa surat. Pemilihan kata dan kalimat yang tepat akan dapat bertindak sebagai duta dan reklame yang ampuh.
Kemampuan memilih kata-kata, kalimat-kalimat kemudian merangkai dalam tata susunan kalimat surat yang baik dapat dipelajari dan dilatih dengan tekun. Apabila sungguh-sungguh mempelajarinya tentu akan merupakan modal besar untuk menjadi penata rangkaian surat yang baik.
Dapat dikemukakan bahwa bahasa surat yang tercantum pada surat, memegang peranan penting menentukan dalam upaya menjadikan surat sebagai alat komunikasi yang menguntungkan, karena akan terjalin pengaruh yang sama seperti kehendak sesungguhnya si penulis surat dan si penerima surat.
Apabila bahasa surat sudah dapat menjangkau urgensi yang dikehendaki penulis surat dan ditanggapi oleh penerima surat dengan respon positif, kejadian itulah yang akan membawa fungsi surat sebagai duta.
Selanjutnya jika si penerima surat mulai tergiur untuk melakukan apa yang dikehendaki oleh isi surat dan tertarik kepada seluruh penampilan surat maka disitulah surat berfungsi sebagai reklame kantor si penulis.
Oleh karena itu bahasa surat merupakan kunci utama keberhasilan surat agar dapat bertindak sebagai alat komunikasi yang efektif. Mengingat pentingnya bahasa surat bagi penulis surat, maka pemahaman pedoman surat yang dibahas dalam buku pedoman surat menyurat mutlak dipelajari dengan seksama.
Apakah bahasa surat itu?
Berbedakah dengan bahasa surat kabar dan bahasa ilmu pengetahuan? Tentu saja berbeda. Untuk memberi batasan tentang bahasa surat dapat dikemukakan bahwa bahasa surat adalah bahasa yang dipergunakan dalam penulisan surat, atau bahasa untuk surat-menyurat.
Lebih jauh, “Bahasa surat adalah bahasa tertulis, dipergunakan dalam surat-menyurat, berisikan buah pikiran si penulis surat, berintikan pokok-pokok pikiran yang tertuang dalam isi surat dan dikirimkan kepada si penerima surat untuk memperoleh tanggapan positif.”
Etika korespondensi di kantor, sebagai pedoman untuk menghasilkan surat dengan bahasa surat yang baik ikutilah sopan-santun pemilihan bahasa surat sebagai berikut:
- Keinginan pembaca diutamakan
- Nada bahasa tepat
- Kalimat sederhana
- Merumuskan isi surat
- Mengutarakan dengan jelas
- Pengaturan alinea
- Menghindari kesalahan
Untuk lebih mendalami tentang pedoman penggunaan bahasa surat yang baik, terutama harus berpedoman kepada pedoman surat menyurat yang ditetapkan oleh kantor, bantuan buku-buku korespondensi dan kaidah-kaidah Bahasa Indonesia yang berlaku.
Etika korespondensi di kantor, persiapan pembuatan surat hingga surat tersebut siap untuk dikirim, sebenarnya sama pentingnya dengan isi surat (massage) yang terkandung dalam isi surat. Oleh karena itu penyusunan surat yang baik dengan mempergunakan bahasa yang baik harus dimulai dari sejak awal
Teknik efektif memilih bahasa surat
Teknik yang efektif memilih bahasa surat adalah menggunakan bahasa yang sederhana, susunan kalimat-kalimat dirangkai singkat, kata-katanya dipilih yang lugas, namun tetap menjaga agar tetap jelas serta tanpa meninggalkan kesopanan pemakaian kaidah-kaidah Bahasa Indonesia.
Buku-buku korespondensi Bahasa Inggris misalnya memuat rumusan bahasa surat yang baik adalah dengan memperhatikan 4 C yang meliputi: conciseness, courtesy, correctness dan clarify.
Conciseness (ringkas)
Ringkas, singkat pokok-pokok permasalahan yang penting, tetapi tidak mengingkari kaidah-kaidah paramasastra dan tak kabur.
Courtesy (sopan santun)
Sopan santun menggunakan bahasa surat berarti penggunaan bahasa surat yang mengikuti kaidah tata kesopanan, tertib penggunaan bahasa yang tidak menyimpulkan dengan kaidah bahasa, tertib penggunaan pembakuan bagian-bagian surat.
Correctness (benar)
Ejaan dan tata bahasanya benar, benar pembagian pengaturan surat, benar pengetikannya dan benar isinya.
Clarify (jelas)
Surat yang diciptakan isinya benar benar jelas, tanpa menimbulkan keraguan dan salah tafsir.
Dikalangan surat menyurat niaga, masalah 4 C benar-benar sangat diperhatikan. Motto “Time is Money”, harus tercermin dalam wujud surat secara tepat, cepat dan menguntungkan. Message yang terkandung harus dapat menggugah minat karena dituangkan dengan jelas, ringkas, tepat dan sopan.
Baca juga Proses komunikasi dan contohnya
Pemilihan Kata yang Tepat
Pemilihan kata-kata tepat dan istilah dengan tepat dan sebaiknya memilih istilah niaga yang sudah baku. Kata-kata dan kalimat-kalimat dirangkai dengan teratur dan menyelipkan istilah yang tepat akan merupakan bumbu pemanis kalimat surat.
Etika korespondensi di kantor, kalimat surat sebaiknya dirangkai dengan jelas, lugas dan ringkas. Massage surat yang termuat pada surat mengemban misi penghargaan dan penghormatan kepada si penerima surat, agar memberi reaksi (feedback) yang menguntungkan.
Surat yang memenuhi kriteria dan persyaratan surat yang baik amat besar pengaruh dan daya tariknya. Untuk dapat menulis surat secara baik dan memenuhi criteria surat, haruslah senantiasa berlatih dan belajar, sambil mengikuti perkembangan Bahasa Indonesia dan istilah bisnis.
Selain bahasa surat, bentuk surat pun memegang peranan yang tidak sedikit. Semua pegawai kantor yang diserahi mengurus penulisan surat yang akan dikirim ke instansi lain, haruslah memilih satu bentuk surat yang telah ditetapkan dalam buku pedoman surat-menyurat.
Lima bentuk surat yang terutama dan umum dipilih untuk surat-surat dinas perkantoran adalah:
- Surat bentuk lurus penuh (full block style)
- Surat bentuk lurus (block style)
- Surat bentuk semi lurus (semi block)
- Surat bentuk lekuk (indented style)
- Surat bentuk bergantung (hanging paragraph)
Kelima bentuk surat tersebut di lingkungan kantor-kantor di Indonesia sering diubah-ubah dan menjadi surat bentuk lain.
