Bagaimana menangani panggilan telepon pelanggan kantor ?

Bagaimana menangani panggilan telepon pelanggan kantor? Sebagai operator telepon atau karyawan perusahaan, Anda harus mengetahui cara menangani panggilan pelanggan di kantor dengan benar. Operator telepon atau karyawan sebagai perwakilan perusahaan yang menangani telepon yang mengetahui cara menggunakan dan mengoperasikan telepon.

A. Cara menangani panggilan telepon pelanggan kantor

1. Setiap kali telepon berdering, saluran langsung diangkat, jangan telepon lebih dari tiga kali, karena akan mengganggu suasana kerja.
2. Katakan halo segera setelah telepon diangkat. Misalnya ‘selamat pagi’, dan ‘selamat siang, hindari mengatakan “halo”. Setelah menyapa, kenalkan diri Anda dan kemudian ungkapkan keinginan Anda untuk berbicara dengan orang yang Anda tuju.
3. Siapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal penting (alat tulis dan block note).
4. Sapa penelepon, lalu sebutkan identitas perusahaan, sebutkan nama departemen Anda, dan jangan lupa untuk menyapa terlebih dahulu: selamat pagi, siang, sore, dan seterusnya.
5. Jika penelepon bersedia meninggalkan pesan, kita harus mencatatnya di formulir penerimaan telepon.
6. Nomor telepon, nomor, dan pesan penting harus diulang agar dapat diperiksa kebenarannya. 
7. Tutup telepon setelah penelepon terputus terlebih dahulu. jangan pernah menelepon tanpa mengucapkan terima kasih. Kemudian, letakkan gagang telepon secara perlahan (jangan dibanting).

B. Penggunaan telepon

Hal-hal penting yang berkaitan dengan telepon adalah sebagai berikut :

a. Menggunakan buku petunjuk telepon

Seorang sekretaris harus memahami informasi yang terdapat dalam buku petunjuk telepon, seperti nomor-nomor penting dan nomor kode area. 

b. Ketahui tata cara untuk jarak jauh, yaitu sebagai berikut:

1. Panggil nomor kode area (area code)
2. Kemudian sambungkan nomor lokal yang diinginkan
3. Namun jika daerah/kota tersebut tidak memiliki fasilitas SLJJ (melalui operator), prosedurnya sebagai berikut:
   • Dial 100
   • Setelah operator menjawab, segera beri tahu nomor telepon kami
   • Nama kantor kami 
   • Kota dan nomor telepon kantor/orang yang dihubungi
   • Jenis permintaan yang diinginkan adalah reguler atau segera. 

Baca juga Menangani pelanggan karena latarbelakang yang berbeda

C. SLI (Direct Long Distance Line) 

 Panggilan telepon ke luar negeri tanpa melalui operator, contoh dari Indonesia: 001 + Kode Negara + Kode Area + Nomor Telepon Tujuan Keuntungan menggunakan SLI adalah:

1. Lebih Cepat
2. , Lebih Murah
3. Dapat digunakan untuk sambungan faks Dapat digunakan untuk komunikasi data “dial-up”
4. Untuk koneksi internasional melalui operator pertama dial 101, dan langkah selanjutnya sama dengan permintaan koneksi internasional.

D. Transfer Charge Collect Call

Yaitu biaya percakapan telepon yang dibayar oleh penerima telepon, caranya adalah sebagai berikut:

1. hubungi operator
2. , beri tahu kami siapa yang ingin dihubungi, tetapi biaya akan ditanggung oleh penerima
3. , tunggu beberapa beberapa saat, dan operator akan meminta persetujuan pembayaran biaya telepon kepada orang yang dipanggil.

E. Hunting system

yaitu sistem pencarian channel kosong secara otomatis, dengan cara ini satu nomor telepon dapat digunakan untuk beberapa channel secara bersamaan.