3. Asas Campuran Sentralisasi dan Desentralisasi
Umumnya sebuah organisasi yang sudah berkembang dapat dibentuk unit pelayanan pusat untuk melaksanakan dan bertanggung jawab tentang pekerjaan kantor yang berada pada seluruh organisasi,
Sebaliknya pekerjaan kantor yang kurang tepat bila dipusatkan perlulah tetap dikerjakan oleh unit bersangkutan. Pengorganisaian pekerjaan kantor tersebut merupakan sistem kombinasi antara sentralisasi dengan desentralisasi.
Berdasarkan pertimbangan-pertimbangan praktis, umumnya organisasi kantor menggunakan asas kombinasi. Oleh karenanya dapat dikatakan bahwa sedikit sekali organisasi kantor yang hanya/khusus menggunakan sistem sentralisasi atau desentralisasi.
Masalah pemilihan sistem-sistem organisasi tersebut di atas tergantung sistem mana yang paling menguntungkan bagi organisasi yang bersangkutan.
Asas pokok organisasi yang harus dilakukan. Hal ini tentu saja setelah diadakannya peninjauan dan penilaian dari segala macam segi, terutama ketepatgunaannya dapat berjalan atau tidak. Sebaiknya setiap organisasi diselenggarakan sesederhana mungkin, tanpa melepaskan/melupakan kemungkinan perkembangan di kemudian hari.
Namun demikian, untuk menghindari banyaknya gangguan terhadap unit pekerjaan operatif, sebaiknya unit-unit operatif mendapat bantuan dan petunjuk dari tenaga-tenaga ahli perkantoran yang terdapat pada unit pelayanan pusat.
Menurut Dr. Sedarmayanti, M.Pd. dalam bukunya Manajemen Perkantoran. Asas-asas Pokok Pengorganisasian adalah sebagai berikut :
a. Asas Pembagian
Tugas Asas dalam pembagian tugas menentukan perlunya tugas untuk dibagi habis sehingga dapat dijamin adanya bagian yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan tugas termasuk. Oleh karena itu maka perlu adanya perumusan tugas yang jelas sehingga dapat dicegah duplikasi, benturan dan kekaburan.
b. Asas Fungsionalisasi
Asas ini menentukan bahwa dalam penanganan suatu masalah dan dalam rangka mewujudkan koordinasi yang mantap antar kegiatan, maka bagian fungsional berkewajiban memprakarsainya.
c. Asas Koordinasi
Asas ini menekankan perlunya setiap bagian menserasikan, memadukan dan menyelaraskan baik dalam kegiatan, waktu, maupun perumusan kebijakan serta pengawasan, pemrograman dan penganggaran, pengendalian serta pengawasan tugas dan fungsi yang diembannya.
d. Asas Kesinambungan
Asas kesinambungan mengharuskan bahwa tugas-tugas harus berjalan secara terus menerus sesuai dengan kebijakan dan program yang telah ditetapkan, tanpa tergantung pada diri pejabat tertentu.
e. Asas Akordion
Asas akordion menentukan bahwa organisasi dapat berkembang atau mengecil sesuai dengan tuntutan tugas dan beban kerjanya.
f. Asas Pendelegasian Wewenang
Asas ini mengharuskan setiap pimpinan untuk melimpahkan sebagian tugas dan kewenangannya kepada pejabat bawahannya.
g. Asas Keluwesan.
Asas keluwesan menghendaki agar organisasi selalu mengikuti dan menyesuaikan diri dengan perkembangan dan perubahan keadaan, sehingga dapat dihindarkan kekakuan dalam pelaksanaan tugas.
h. Asas Rentang Pengendalian
Dengan asas rentang pengendalian ini dimaksudkan agar dalam menentukan jumlah satuan organisasi atau orang yang dibawahi oleh seorang pejabat pimpinan, diperhitungkan secara rasional mengingat terbatasnya kemampuan seorang pimpinan, atasan dalam mengadakan pengendalian terhadap bawahnya.
Jika perlu diusahakan adanya perbandingan (rasio) Unit kerja yang secara hirarki berbentuk piramida, dengan angka-angka perbandingan misalnya 1 : 3 – 7, sebagai berikut ;
Hal tersebut penting, dalam hubungan dengan penggolongan jabatan, uraian pekerjaan, analisis pekerjaan dan evaluasi pekerjaan. Dan juga penting, demi menghindari adanya pekerjaan yang tumpuk, macet, serta terbengkalai.
Jadi jangan sampai ada pekerjaan atau unit kerja yang berada di luar jangkauan pengendalian dan setiap pimpinan, sebab dalam diri setiap pimpinan melekat fungsi pengawasan.
Baca juga Penggunaan peralatan kantor dalam kegiatan administrasi
i. Asas Jalur dan Staf
Asas jalur dan staf adalah asas menentukan bahwa dalam penyusunan organisasi perlu dibedakan antara satuan-satuan penyusun organisasi perlu dibedakan antara satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas pokok instansi, dengan satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas-tugas bantuan.
j. Asas Kejelasan dalam Pembangunan
Asas Pembangunan mengharuskan setiap\organisasi menggambarkan susunan organisasinya, agar setiap pihak yang berkepentingan dapat segera memahami kedudukan dan hubungan dari setiap satuan organisasi yang ada.
