Asas pokok organisasi yang harus dilakukan. Pengorganisasian merupakan penentuan dan penggolongan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk tujuan organisasi/perusahaan.
Pengelompokan kegiatan-kegiatan tersebut ke dalam suatu bagian yang dipimpin oleh seorang kepala/manajer, serta pelimpahan wewenang wewenang tertentu kepada pihak tertentu untuk pelaksanaanya.
Pengorganisasian pekerjaan kantor bila dihubungkan dengan organisasi secara keseluruhan, maka dapat menggunakan 3 (tiga) asas , yaitu asas Sentralisasi, Desentralisasi dan asas campuran antara Sentralisasi dan Desentralisasi.
1. Asas Sentralisasi (pemusatan)
Asas Sentralisasi adalah pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor pada suatu bagian atau unit tertentu (kelompok tunggal dan manajemennya diserahkan kepada satu orang yang khusus bertanggung jawab dalam bidang aktivitas perkantoran.
Jadi semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah organisasi yang berdiri sendiri, sedangkan kelompok lain (dalam hal ini kelompok operatif) tidak boleh mengerjakan tugas-tugas pekerjaan kantor. Semua kegiatan dalam bidang tata usaha dilaksanakan oleh satuan pelayanan, misalnya bagian sekretaris atau bagian TU.
Asas sentralisasi ini mempunyai kelebihan sebagai berikut :
- Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang perkantoran.
- Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya.
- Keseragaman dapat dicapai (metode-metode pekerjaan dapat diterapkan secara cepat dan seragam).
- Latihan-latihan karyawan kantor dapat ditingkatkan
- Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dihemat
- Adanya fleksibilitas dalam organisasi
- Dapat Mencegah duplikasi fungsi
- Dapat dipekerjakan tenaga spesialisasi yang cakap.
Sedangkan Kekurangan asas sentralisasi, antara lain sebagai berikut :
- Kegiatan yang disentralisasikan belum tentu dapat menjamin dan melayani kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit atau tiap tiap bagian.
- Lambat dalam pelaksanaan tugas (kurang hemat dalam waktu).
- Prosedur pelaksanaan kerja dapat berbelit-belit.
- Kurang efektif dalam pengawasan karena jarak yang jauh.
- Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi.
- Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat menyurat.
Pada asas ini manajer kantor memegang peranan yang menentukan, artinya kepala kantor bertanggung jawab akan kebersihan pekerjaan kantor kepada Top Manajer.
Di bawah ini dapat kita lihat bagan asas pemusatan secara skematis:
SENTRALISASI PEKERJAAN KANTOR
2. Asas Desentralisasi
Asas Desentralisasi adalah asas pemencaran atau penyebaran dimana masing-masing bagian pokok bekerja sebagai suatu kesatuan yang seakan-akan berdiri sendiri.
Pada asas desentralisasi pada dasarnya kegiatan kantor terdapat di seluruh unit atau bagian organisasi. Hal ini berarti kegiatan kantor terpencar (tersebar) ke seluruh unit atau bagian organisasi.
Jadi masing-masing unit (bagian) melaksanakan kegiatan kantor. dan setiap manajer (kepala kantor) bertanggung jawab terhadap kegiatan kantor yang berada di bawah pimpinannya serta setiap bagian tidak melewati batas tanggung jawabnya. Misalnya kepala bagian keuangan hanya bertanggung jawab atas pekerjaan kantor pada bagian keuangan.
Dalam asas ini pula masing-masing satuan organisasi dan seluruh organisasi selain melaksanakan tugas-tugas induknya juga melaksanakan semua kerja ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungan sendiri. Misalnya bagian produksi dalam suatu perusahaan melaksanakan pula tugas-tugas korespondensi, memperbanyak sendiri warkat dan sebagainya.
Keuntungan sistem Desentralisasi ini adalah
- Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-masing.
- Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang bersangkutan
- Pekerjaan dilaksanakan oleh masing-masing bagian/unit yang sesuai dengan syarat-syarat tertentu.
- Pengawasan dapat dilaksanakan secara efektif e. Sifat generalis para pekerja dapat dikembangkan.
Kelemahan menggunakan desentralisasi adalah :
- Pekerjaan akan terlalu bebas
- Tidak terdapat harmonisasi dalam organisasi
- Kemungkinan timbulnya duplikasi arsip
- Adanya penambahan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan kantor (adanya pemborosan biaya).
DESENTRALISASI PEKERJAAN KANTOR
