Penggunaan peralatan kantor dalam kegiatan administrasi

Penggunaan peralatan kantor dalam kegiatan administrasi. Secara umum, ketika menggunakan mesin kantor meskipun melalui tahap perencanaan sebelumnya, terdapat beberapa keuntungan dan kerugian.

a. Keuntungan

menggunakan mesin kantor :

1. Dapat menghemat biaya, jika digunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan.
2. Dapat menghemat tenaga dan waktu.
3. Kontrol atas akurasi dan presisi lebih mudah diterapkan.
4. Pengawasan yang mudah.
5. Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan lebih rapi.
6. Informasi yang dimuat bisa lebih banyak.
7. Dapat mengurangi kebosanan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan.
8. Dapat mengurangi kelelahan karyawan untuk meningkatkan kualitas kerja.

b. Kerugian

menggunakan mesin kantor:

1. Tingkat penyusutan jenis mesin tertentu tinggi
2. Mesin tertentu memerlukan biaya pengadaan dan pemeliharaan yang tinggi.
3. Sulit untuk menemukan operator alat berat yang mampu dan membutuhkan biaya untuk melatih mereka.
4. Terkadang fleksibilitas beberapa metode pemesinan sulit diperoleh dan diterapkan.
5. Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu ketika terjadi kerusakan. 

Peralatan atau mesin kantor yang biasa disebut pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk berkomunikasi, baik di dalam lingkungannya (internal) maupun dengan lingkungan di luar (eksternal) kantor.

Dengan adanya mesin komunikasi di kantor dapat diperoleh manfaat antara lain: 

• Penyampaian komunikasi dapat dilakukan dengan cepat dan efisien.
• Menghemat tenaga dalam pelaksanaan relasi di lingkungan kantor.
• Meningkatkan produktivitas kerja.
• Mempercepat proses kerja.

1 Komputer

Pada umumnya komputer telah menggantikan fungsi mesin tik sebagai alat untuk membuat catatan dan dokumen serta menggandakannya dengan alat pencetak yang disebut printer. Komputer terbagi menjadi 2 bagian, yaitu perangkat keras, dan perangkat lunak.

Berikut adalah beberapa contoh yang termasuk dalam kelompok perangkat keras (hardware).

1. CPU (Central Processing Unit) 

Merupakan bagian penting dari komputer seperti otak manusia yang berfungsi sebagai pengolah informasi yang dimasukkan oleh pengguna ke dalam komputer. 

CPU sendiri merupakan gabungan dari beberapa perangkat keras seperti processor, hard disk, VGA card, dan sound card yang tersusun dalam sebuah papan induk (motherboard).

2. Monitor

Layar adalah alat yang digunakan untuk menampilkan hasil komunikasi antara pengguna komputer dengan CPU sehingga pengguna akan mengetahui apakah hasil komunikasi tersebut benar atau salah (atau tidak) dan akan terlihat pada layar monitor.

3. Keyboard

adalah bagian dari komputer yang terdiri dari deretan tombol huruf dan angka serta tombol lainnya. Keyboard adalah alat yang digunakan untuk perantara komunikasi. Apa pun yang diinginkan pengguna diinformasikan ke CPU dengan menekan tombol pada keyboard. 

4. Mouse

Digunakan oleh komunikan sebagai menggerakkan kursor pada layar monitor untuk memudahkan menggerakkan kursor dan memilih objek, biasanya posisinya ditunjukkan dengan gambar panah yang bergerak mengikuti gerakan mouse. Dengan 3 (tiga) tombol di depannya, kanan, tengah (scrolling), dan kiri.

Selain itu ada beberapa peralatan pelengkap dari komputer yang memiliki fungsi yang sama pentingnya dalam menunjang kegiatan yang berhubungan dengan komputer.

2. Komputer pelengkap.

Contoh beberapa peralatan pelengkap dari komputer

1. Printer

Digunakan untuk mencetak hasil komunikasi antara user dengan CPU seperti yang tampak pada layar monitor ke dalam selembar kertas, bisa berupa teks atau gambar.

2. Drive CD/DVD ROM

Alat ini digunakan untuk membaca CD/DVD sehingga kita dapat melihat isi CD/DVD dengan melihat layar komputer. Biasanya tergabung dengan CPU, namun ada juga yang berada di luar dengan kabel yang dihubungkan ke komputer. 

CD/DVD sendiri merupakan optical disc yang digunakan untuk menyimpan data digital, yang pada awalnya dikembangkan untuk menyimpan audio digital.

Compact disc diperkenalkan pada tahun 1982 dan tetap menjadi format standar untuk pemutaran rekaman audio komersial pada pertengahan tahun 2006. CD/DVD bersifat read-only (hanya baca, dan tidak dapat ditulisi).

Perkembangan CD/DVD terbaru memungkinkan CD/DVD dapat ditulis berulang kali (Re-Write/RW) yang lebih dikenal dengan sebutan CD/DVD-RW.

3. USB Flash drive

Penggunaan peralatan kantor dalam kegiatan administrasi. USB flash drive merupakan perangkat komputer yang sangat populer saat ini. USB flash drive (sering juga disebut flash disk) perlahan menggantikan floppy disk sebagai perangkat penyimpanan data kerja portabel.

Ukuran kecil, ringan, bentuknya sangat beragam. Penggunaannya juga sangat mudah. Tinggal ditancapkan pada port USB, yang merupakan interface standar komputer saat ini.

Umumnya kapasitasnya 128 MB hingga 2 GB dan terus bertambah sesuai kemajuan teknologi. Saat ini, ada kapasitas 32 GB. Bandingkan dengan floppy disk yang hanya berkapasitas 1,44 MB.

Baca juga Prinsip-prinsip organisasi perlu diketahui

Dibandingkan floppy disk dan compact disc (CD), flash disk memiliki keunggulan karena praktis, lebih tahan lama, menyimpan data relatif lebih banyak, dan dapat dibaca dan ditulis dengan mudah.

Kekurangannya adalah karena ukurannya yang kecil (biasanya 8 sampai 2 cm), flash disk ini mudah jatuh, hilang, atau berceceran, apalagi covernya jika tidak hati-hati menyimpannya. Oleh karena itu flash disk sering dikaitkan dengan kalung, gantungan kunci, dan sebagainya.