Pengelolaan dan Pengorganisasian Bisnis. Aktivitas kegiatan bisnis memerlukan pengelolaan yang cermat sehingga akan mampu memberikan keuntungan bagi pemilik modal.
Perusahaan yang mampu mengelola usaha dengan baik akan mampu berkembang dan memperoleh kesuksesan, sedangkan usaha yang tanpa pengelolaan yang baik lambat laun akan mengalami kemunduran dan kalah bersaing dengan usaha lain yang ada.
Manajemen pengelolaan usaha merupakan proses pencapaian tujuan organisasi melalui tahapan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian SDM dan sumber daya lain yang dimiliki oleh usaha bisnis.
1. Fungsi Manajemen
1. Perencanaan (Planning)
Perencanaan merupakan fungsi awal manajemen yang dimulai dari penetapan tujuan dan kemudian menetapkan perencanaan untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaan berhubungan dengan tujuan yang akan dicapai di masa datang. Berdasar rentang waktu pencapaian tujuan organisasi dapat dikelompokkan menjadi:
- Tujuan jangka panjang. Tujuan yang dibuat untuk jangka waktu yang cukup; lama, biasanya lebih dari 5 tahun dan merupakan panduan suatu organisasi akan berkembang dan menjadi perusahaan seperti apa.
- Tujuan jangka menengah. Tujuan yang lebih cepat waktu pencapaiannya dan biasanya merupakan penjabaran dari tujuan jangka panjang yang coba akan dicapai pada rentang waktu yang lebih singkat. Periode pelaksanaan biasanya 1 – 5 tahun.
- Tujuan jangka pendek. Tujuan yang disusun untuk waktu kurang dari 1 tahun yang berhubungan dengan operasional rutin organisasi.
Setelah menetapkan tujuan organisasi kemudian perlu adanya perencanaa kegiatan yang jelas untuk mencapai tujuan. Adapun tingkatan rencana kegiatan organisasi dapat dibagi dalam tiga tingkatan yaitu:
– Rencana strategik
Rencana strategik berisi tentang alokasi sumber daya yang dimiliki organisasi, dan langkah – langkah yang perlu dilakukan untuk dapat mencapai tujuan jangka panjang (strategis) perusahaan.
Rencana ini biasanya disusun oleh pimpinan organisasi yang menentukan arah organisasi. Rencana strategis merupakan visi perusahaan dimasa datang yang merupakan tujuan yang akan dicapai dalam jangka panjang.
– Rencana taktis
Rencana taktis lebih pendek rentang waktunya dan merupakan penerapan dari rencana strategik yang sudah disusun oleh perusahaan. Perencanaan taktis biasanya melibatkan tingkatan manajemen menengah.
– Rencana operasional
Rencana operasional berhubungan dengan kegiatan operasional rutin sehari – hari yang ditujukan untuk memenuhi kebutuhan jangka pendek organisasi.
2. Pengorganisasian (Organizing) dan pembentukan staf (Staffing)
Pengorganisasian adalah suatu proses memperoleh dan mengatur sumber daya perusahaan baik manusia, modal, dan teknologi untuk dapat secara baik menjalankan rencana yang sudah dibuat dan mencapai tujuan organisasi.
Pembentukan staff merupakan pemilihan dan penempatan sumber daya manusia yang akan melaksanakan rencana kegiatan yang telah disusun sehingga akan dapat berjalan dengan baik dan tepat.
3. Pengarahan (Directing)
Pengarahan adalah fungsi manajemen yang bertujuan untuk memberikan panduan dan panutan kepada karyawan sehingga kegiatan operasional akan berjalan sesuai dengan yang diinginkan oleh organisasi.
Pengarahan berkaitan dengan kepemimpinan seseorang terhadap orang lain dan membentuk suasana yang kondusif dan dinamis sehingga karyawan termotivasi untuk bekerja dan mencapai tujuan organisasi.
4. Pengendalian (Controlling)
Pengendalian merupakan bentuk pengawasan dan kontrol dari manajemen terhadap kegiatan operasional organisasi apakah sudah sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan sesuai dengan arah tujuan organisasi.
Pengendalian mencegah adanya kegagalan dengan cara mengamati kinerja organisasi secara keseluruhan dan melakukan evaluasi apabila diperlukan.
Fungsi pengendalian berawal dari penetapan standar penilaian, pengukuran kinerja kegiatan apakah sesuai dengan standar, mengevaluasi hasil kinerja, dan terakhir melakukan koreksi ataupun perbaikan bila diperlukan.
Pengendalian mencegah adanya kegagalan dengan cara memonitor kinerja individual, departemen, divisi dan kinerja keseluruhan demi kesuksesan organisasi.
Dengan kata lain, fungsi ini berusaha mencegah timbulnya masalah, mendefinisikan masalah jika timbul dan kemudian mencari solusi pemecahan masalah secepat dan seefektif mungkin.
2. Level Manajemen
Manajemen pada dasarnya dibagi dalam 3 tingkatan yaitu:
1. Manajer puncak (Top manager)
Manajer puncak bertanggung jawab secara keseluruhan terhadap kinerja dan arah perusahaan. Manajer puncak biasanya menentukan tujuan strategis (jangka panjang) dan membuat rencana strategis perusahaan.
2. Manajer menengah (Middle manager)
Manajer menengah mewakili manajer puncak dalam mengawasi kegiatan operasional perusahaan dan menyampaikan tujuan strategis dan rencana strategis kepada manajer yang ada di bawah mereka.
Manajer menengah memiliki tanggung jawab untuk mengawasi manajer lini. Manajer menengah biasanya mengelola tujuan jangka menengah dan mengimplementasikan rencana taktis organisasi.
3. Manajer lini (First line manager)
Manajer ini memiliki tanggung jawab untuk mengawasi kinerja karyawan organisasi dan secara langsung berhubungan dengan karyawan.
Manajer lini berhubungan dengan kegiatan operasional rutin dalam organisasi dan memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa kegiatan organisasi dapat berjalan dengan lancar.
3. Peranan Manajemen
Peranan manajer untuk menjalankan aktivitas organisasi pada umumnya terdiri dari tiga peran utama, yaitu:
1. Peran interpersonal
Peran interpersonal dilakukan manajer berhubungan dengan karyawan dan orang – orang disekitarnya. Peran interpersonal meliputi:
- Figurehead yaitu kewajiban pimpinan untuk mengikuti acara – acara sebagai wakil perusahaan
- Leader, yaitu manajer berperan sebagai pemimpin untuk memacu kinerja karyawan
- Liaison yaitu peran manajer dalam berhubungan dengan pihak lain diluar hubungan atasan dan bawahan.
2. Peran informasi
Manajer berperan dalam memperoleh dan menyebarkan informasi yang berkaitan dengan organisasi. Peran ini meliputi:
- Monitor, manajer berperan mengawasi kebutuhan informasi yang diminta organisasi
- Disseminator, manajer berperan menyebarkan informasi yang relevan dan dibutuhkan oleh bawahannya
- Spokesperson, manajer berperan sebagai juru bicara perusahaan kepada pihak lain yang membutuhkan informasi.
3. Peran pengambil keputusan
Sebagai pimpinan harus dapat mengambil keputusan yang tepat. Peran manajer sebagai pengambil keputusan meliputi:
- Entrepreneur, yaitu manajer perlu memiliki sikap kreatif dan berjiwa kewirausahaan dalam pengembangan organisasi
- Disturbance handler, manajer berperan dalam menangani permasalahan ataupun konflik yang timbul dalam organisasiÂ
- Resource allocator, manajer berperan dalam menentukan alokasi sumber daya yang dimiliki sehingga dapat digunakan dengan optimalÂ
Baca juga Materi surat niaga korespondensi
4. Keterampilan Manajemen
Untuk dapat menjalankan peran yang dimiliki secara efektif, maka manajer perlu dibekali keterampilan–keterampilan khusus yang dibutuhkan. Adapun keterampilan itu meliputi:
1. Keterampilan teknis
Keterampilan teknis berhubungan dengan pengetahuan dan kemampuan manajer memahami dan menjalankan proses produksi ataupun operasi sesuai tuntutan tugasnya. Contohnya: manajer akuntansi perlu memahami konsep dan kemampuan tentang sistem akuntansi dan laporan keuangan.
2. Keterampilan interpersonal
Keterampilan interpersonal merupakan kemampuan manajer dalam mengelola dan membina hubungan dengan pihak lain secara efektif sehingga akan sesuai dengan tujuan organisasi. Contoh: kemampuan manajer untuk memotivasi karyawan dalam bekerja dan bersosialisasi.
3. Keterampilan konseptual
Pengelolaan dan Pengorganisasian Bisnis. Keterampilan ini mengacu pada kemampuan manajer untuk dapat menyebutkan situasi lingkungan organisasi dan mengajarkannya kedalam ide – ide yang dirangkum dalam suatu solusi ataupun gambaran kegiatan organisasi di masa dating.
Keterampilan ini menyangkut kemampuan mengidentifikasi masalah, mencari alternatif solusi, dan juga mampu memilih alternatif terbaik bagi organisasi.
