Fungsi telegraf sebagai alat komunikasi. Di era teknologi informasi saat ini, hampir semua kantor menyediakan berbagai alat komunikasi yang canggih. Tentunya fasilitas ini untuk memudahkan dan mendukung tugas-tugas Anda di kantor.
Fasilitas seperti telepon, e-mail, dan fax adalah daftar alat canggih yang memudahkan komunikasi dan pekerjaan Anda.
Mengirim pesan melalui fax juga ada aturannya. Jangan gunakan faks untuk mengirim pesan lebih dari 10 halaman. Hindari juga mengirim surat rahasia, dan dokumen berwarna seperti brosur atau foto.
Gunakan faks untuk mengirim pesan layanan yang singkat, padat, namun jelas. Sebaiknya gunakan kertas dengan logo perusahaan untuk mengirim pesan yang bersifat resmi seperti perjanjian dan kontrak.
1. Telex (teleprinter exchange)
Media komunikasi untuk mengirim dan menerima pesan/informasi berupa tulisan secara jarak jauh. Bentuk mesin teleks itu mirip dengan mesin tulis modern.
Pada mesin telex terdapat beberapa tombol dengan fungsinya masing-masing. Langkah-langkah pengiriman berita melalui teleks adalah sebagai berikut:
- Menyiapkan berita atau pesan yang akan dikirim;
- Nyalakan mesin teleks dengan menekan tombol lokal;
- Keluarkan pita dengan menekan tombol kunci umpan;
- Rekam pesan atau berita yang akan dikirim dengan menekan tombol on/off punch;
- Ketik pesan atau berita yang akan dikirim;
- Kemudian tekan tombol lokal dan kunci umpan lagi;
- Setelah selesai potong telex tape.
2. Pengiriman berita atau pesan melalui telegram
Fungsi telegraf sebagai alat komunikasi. Ada dua cara pengiriman pesan atau berita melalui mesin teleks, yaitu domestik dan internasional. Tata cara pengiriman teleks dalam negeri (domestik) adalah sebagai berikut:
- Menyiapkan pita teleks yang telah berisi rekaman pesan atau berita untuk dikirim ke unit pembaca pita;
- Tekan tombol panggil hingga lampu indikator menyala. Ketik nomor teleks yang akan dituju. Jika nomor yang dihubungi diterima, lampu indikator akan menyala untuk menghasilkan jawaban balik dari teleks yang dihubungi, tekan tombol “Who are you”. Tekan tombol “here is”, baris baru, putuskan otomatis, dan baca tombol on/off berturut-turut;
- Jika nomor yang dihubungi tidak terhubung, kode OCC, DER, atau NC akan muncul. Kode OCC menunjukkan teleks yang kita panggil sedang sibuk. Kode DER menunjukkan teleks yang dipanggil rusak. Kode NC menunjukkan bahwa nomor teleks dapat dipanggil lagi.
3. Tata cara pengiriman teleks internasional (luar negeri).
- Langkah-langkahnya sama dengan pengiriman teleks dalam negeri.
- Tekan tombol panggil hingga lampu indikator menyala. Ketik nomor teleks dan tunggu sebentar;
- Jika answer back code dengan huruf GA (silahkan) muncul, segera ketik nomor kode area negara dan nomor telex yang akan dihubungi.
Baca juga Macam-macam pesawat telepon Kantor
4. Tombol-tombol pada teleks
- Tombol lokal digunakan untuk menghidupkan dan mematikan mesin
- Tombol feed key digunakan untuk melepas
- pita Tombol punch on/off digunakan untuk merekam pesan yang akan dikirim
- Tombol feed lokal digunakan untuk mengeluarkan kertas
- Tombol who are you digunakan untuk mengecek nomor mesin telex yang akan dihubungi
- Tombol answer back adalah kode mesin telex yang sedang diputar dan dicetak.
- Tombol override key saat ditekan, lampu indikator akan menyala sehingga pengirim pesan teleks yang masuk akan terekam di pita teleks.
- Tombol ganti huruf digunakan untuk mengetik ulang huruf. setelah mengetik angka.
- Tombol shift angka digunakan untuk mengetik angka
- Tombol perut digunakan untuk menanyakan kepada operator apakah pesan berhasil dikirim atau tidak
- Tombol read on/off digunakan untuk membaca pesan yang direkam dan memutar kaset yang direkam
- Tombol line auto disconnect berfungsi untuk mengirimkan pesan atau informasi dengan menggunakan tape
- Tombol step back digunakan untuk mengoreksi tape yang telah direkam jika terjadi salah ketik; tekan tombol ini dan tekan tombol huruf sebanyak huruf/angka yang akan diperbaiki.
- Tombol tombol baris baru merupakan tombol gabungan antara tombol carriage return dan tombol line feed
- Tombol call key digunakan saat kita akan melakukan panggilan. Tombol akan menyala saat ditekan kedua kali (on/off).
