Bagaimana cara menulis notulen yang baik? Notulen adalah catatan atau ringkasan yang dibuat dari suatu rapat atau pertemuan yang berisi informasi penting dan keputusan yang diambil selama rapat. Notulen biasanya mencakup agenda rapat, nama-nama peserta yang hadir, poin-poin penting yang dibahas, tindakan yang perlu diambil, serta hasil keputusan yang dicapai.
Berikut adalah contoh notulen rapat:
NOTULEN RAPAT
Hari/tanggal: Senin, 1 Maret 2023
Tempat: Ruang Rapat Kantor
Peserta:
- Bapak Agus (Pimpinan Rapat)
- Ibu Rina (Sekretaris Rapat)
- Pak Ahmad (Anggota)
- Bu Sri (Anggota)
Agenda:
- Pembahasan rencana strategis perusahaan untuk tahun 2023
- Evaluasi kinerja karyawan pada kuartal pertama tahun 2023
- Peninjauan anggaran untuk proyek baru
Hasil Rapat:
- Pembahasan rencana strategis perusahaan untuk tahun 2023:
- Memutuskan untuk fokus pada pengembangan produk baru untuk meningkatkan pangsa pasar perusahaan
- Menetapkan target penjualan tahunan sebesar 10%
- Evaluasi kinerja karyawan pada kuartal pertama tahun 2023:
- Meninjau kinerja karyawan dan menetapkan karyawan yang berkinerja baik akan mendapatkan bonus
- Peninjauan anggaran untuk proyek baru:
- Menyetujui anggaran sebesar 500 juta rupiah untuk proyek baru yang akan dilakukan pada bulan depan
Tembusan:
- Pimpinan Perusahaan
- Kepala Bagian Keuangan
- Kepala Bagian Pemasaran
Demikianlah notulen rapat ini dibuat dan ditandatangani oleh pimpinan rapat sebagai bukti keabsahan dan kesahihan hasil rapat tersebut.
Baca juga KEMAMPUAN MENGENALI EMOSI ORANG LAIN
A. Apa saja yang dicatat oleh notulen?
Notulen rapat biasanya mencakup informasi penting dan keputusan yang diambil selama rapat. Berikut adalah beberapa hal yang biasanya dicatat dalam notulen rapat:
- Tanggal, waktu, dan tempat rapat
- Nama-nama peserta rapat dan posisi mereka
- Agenda rapat
- Poin-poin yang dibahas selama rapat
- Diskusi yang diadakan selama rapat
- Keputusan yang dibuat selama rapat
- Tindakan yang perlu diambil setelah rapat
- Tanggal dan waktu rapat selanjutnya (jika ada)
- Tembusan notulen kepada pihak-pihak terkait
- Nama dan tanda tangan pimpinan rapat atau sekretaris rapat.
Dengan mencatat semua informasi penting dan keputusan yang diambil selama rapat, notulen dapat menjadi referensi penting bagi peserta rapat atau pihak-pihak terkait. Notulen juga dapat membantu memastikan bahwa semua tindakan yang perlu diambil setelah rapat terlaksana dengan baik dan sesuai dengan yang telah diputuskan selama rapat.
B. Bagaimana cara menulis notulen yang baik?
Menulis notulen yang baik adalah hal yang penting untuk memastikan informasi dan keputusan yang diambil selama rapat diingat dan dipahami dengan jelas oleh semua peserta rapat dan pihak-pihak terkait. Berikut adalah beberapa tips untuk menulis notulen yang baik:
- Siapkan daftar pertanyaan atau informasi yang perlu dicatat sebelum rapat dimulai. Hal ini akan membantu memastikan bahwa semua informasi penting tercakup dalam notulen.
- Mencatat informasi secara terperinci dan jelas. Tulis semua informasi yang dianggap penting, termasuk nama-nama peserta rapat, waktu rapat, dan keputusan-keputusan yang diambil.
- Menulis notulen secara kronologis. Urutkan informasi berdasarkan urutan waktu agar mudah dipahami.
- Gunakan bahasa yang jelas, singkat, dan mudah dipahami. Hindari penggunaan bahasa yang berbelit-belit atau menggunakan istilah teknis yang mungkin sulit dipahami oleh orang yang tidak terbiasa dengan bidang tersebut.
- Hindari menulis opini atau komentar pribadi. Notulen seharusnya hanya berisi fakta dan keputusan yang diambil selama rapat.
- Periksa kembali notulen setelah rapat selesai. Pastikan tidak ada informasi yang terlewat atau salah dan revisi jika diperlukan.
- Segera sebarkan notulen rapat kepada semua peserta rapat dan pihak-pihak terkait. Hal ini akan memastikan bahwa semua pihak yang terkait memiliki informasi yang sama tentang apa yang telah dibahas dan diputuskan selama rapat.
Dengan mengikuti tips di atas, Anda dapat menulis notulen rapat yang baik dan efektif.
