Pengertian organisasi dalam kantor. Organisasi adalah alat atau wadah dimana orang-orang melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Organisasi merupakan struktur tata pembagian kerja dan hubungan kerja antara sekelompok orang, yang memungkinkan mereka dapat bekerja sama secara efektif dalam mencapai tujuan.
1. Unsur-unsur organisasi dalam kantor
Organisasi tidak akan ada jika tidak ada unsur-unsur seperti manusia, sasaran/tujuan, tempat kedudukan, pekerjaan, teknologi, struktur dan lingkungan. Unsur-unsur dalam organisasi tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :
- Manusia adalah faktor penentu adanya organisasi. Organisasi baru ada, jika ada manusia (orang-orang) yang bekerja sama. Misalnya : ada pimpinan, ada pekerja.
- Sasaran/ Tujuan Organisasi ada karena ada tujuan atau sasaran yang akan dicapai
- Tempat Kedudukan Organisasi baru ada apabila ada tempat kedudukannya, karena organisasi memerlukan tempat sebagai tempat/wadah tempat berkumpulnya Manusia (orang-orang)
- Pekerjaan Organisasi baru ada , jika ada pekerjaan yang akan/harus dikerjakan serta ada pembagian kerjanya.
- Teknologi Organisasi baru ada, jika ada unsur-unsur teknis
- Struktur Organisasi baru ada, jika terdapat hubungan-hubungan antar manusia yang satu dengan yang lainnya, sehingga tercipta organisasi
- Lingkungan Organisasi baru ada, jika ada lingkungan yang saling mempengaruhi.
2. Organisasi Kantor
Kantor dalam bahasa Inggrisnya “Office” dan Bahasa Belandanya yaitu “Kantoor”. Menurut Ensiklopedia Administrasi, Kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan dimana dilaksanakan tata usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya dari pimpinan suatu organisasi.
Organisasi kantor adalah suatu tempat dimana diadakannya suatu kegiatan yang teratur (adanya penetapan wewenang dan tanggung jawab) dari sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama.
Baca juga Mengapa alat komunikasi kantor dibutuhkan
Organisasi kantor harus direncanakan, kemudian ditetapkan dengan sebaik-baiknya. Karena organisasi yang baik berdasarkan perencanaan yang hati-hati mengenai apa, siapa pelaksana dan pengawas dan bagaimana melaksanakan pekerjaan dengan cara yang paling efisien.
Organisasi yang tepat, tugas-tugas pekerja dapat ditetapkan sehingga tanggung jawab dapat dipastikan dengan serta merta. Lebih dari itu, melalui organisasi pekerjaan yang efisien dapat dilaksanakan dengan prinsip spesialisasi yang lebih tajam dan komunikasi yang lebih lancar.
Organisasi kantor akan terikat kepada sifat-sifat dari “Office Work” oleh karena setiap organisasi menyangkut pengaturan kerja, pembagian atau pemilihan aktivitas-aktivitas dan fungsi-fungsi serta penentuan dari kewajiban-kewajiban, kewenangan dan tanggung jawab.
Dengan demikian menunjukan bahwa pekerjaan kantor yang beraneka ragam perlu diorganisir dengan baik.
Dimana seluruh kegiatan dibagi kepada semua orang yang terlibat, sehingga setiap orang mempunyai tugas dan kewajiban sesuai dengan kekuasaan, wewenang dan tanggung jawabnya menurut kedudukan mereka agar pekerjaan dapat berjalan dengan lancar dan efisien.
