Mengapa alat komunikasi kantor dibutuhkan. Berkomunikasi satu sama lain manusia adalah bekerja sama terkait dengan kebutuhan dan aktivitas manusia itu sendiri.
Komunikasi dalam suatu kantor sangat penting karena berbagai kegiatan seperti menanyakan informasi, membuat janji, memperkenalkan perusahaan, bahkan memasarkan barang atau jasa merupakan salah satu bentuk komunikasi.
Komunikasi pada saat ini kebanyakan melalui media alat yang canggih sehingga informasi atau data dapat tersampaikan dengan cepat dalam waktu singkat dan dengan biaya yang tidak sedikit.
1. Interkom atau Aifon
Intercom berasal dari bahasa Inggris yaitu intercommunication yang berarti hubungan internal. Intercom sering disebut dengan istilah interfon atau interphone. Berat adalah kabel yang berfungsi untuk mengirimkan suara dari satu pesawat interkom ke pesawat interkom lainnya.
Dalam pandangan masyarakat, Interkom merupakan alat komunikasi internal yang menghubungkan satu rumah dengan rumah lainnya, antara satu desa dengan desa lainnya, atau antara satu kota dengan kota lainnya.
Sedangkan menurut pengertian di kantor, Interkom atau yang lebih dikenal dengan iPhone adalah alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi atau informasi di dalam organisasi itu sendiri, dari satu departemen ke departemen lain atau dari satu ruangan ke ruangan lain.
a. Fungsi Interkom
Interkom sebagai alat atau sarana komunikasi berfungsi sebagai berikut.
1. Fungsi interkom di lingkungan kantor yaitu :
- Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak ke pihak lain.
- Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor.
- Hindari mondar-mandir karyawan.
- Menghemat waktu dan tenaga sehingga meningkatkan produktivitas karyawan.
2. Pada masyarakat umum, interkom berfungsi sebagai berikut:
- Sebagai media informasi, interkom berguna untuk membina kerukunan sosial.
- Sebagai media pengetahuan, Interkom berguna untuk mendengarkan siaran pengetahuan oleh organisasi interkom.
- Sebagai media pengetahuan, Interkom berguna untuk mendengarkan siaran pengetahuan oleh organisasi interkom.
2. Telepon
Telepon berasal dari kata tele yang artinya jauh dan phone yang berarti suara yang berkaitan dengan telepon yaitu penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain secara jarak jauh, baik di lingkungannya maupun di luar kantor.
Telepon adalah alat yang digunakan untuk menyampaikan dan sekaligus berfungsi untuk mendengarkan suara atau speaker. Sedangkan penyampaian informasi jarak jauh dengan menggunakan telepon sering disebut telephoning atau menelepon.
Sejak ditemukannya telepon oleh Alexander Graham Bell pada tahun 1874 sampai sekarang telah terjadi banyak perubahan.
Kini, di beberapa negara, penelepon tidak perlu lagi menghubungi nomor telepon. Mereka hanya perlu memasukkan kartu khusus, bahkan kita bisa melihat wajah lawan bicara saat menerima panggilan.
3. E-mail
Surat elektronik (disingkat ratel atau e-mail atau e-mail) atau surat elektronik (disingkat pos-el) atau nama umum dalam bahasa Inggris “e-mail atau e-mail” (ejaan bahasa Indonesia: e -mail) merupakan sarana komunikasi saat ini yaitu dengan berkirim dan mengirim surat melalui internet.
Dengan surat biasa, pengirim umumnya perlu membayar per pengiriman (dengan membeli ongkos kirim), tetapi surat elektronik umumnya dikenakan biaya untuk membayar koneksi internet.
Namun ada pengecualian, misalnya surat elektronik ke ponsel, terkadang pembayaran ditagih per pengiriman.
Jika anda ingin berkirim pesan melalui media ini, anda harus mengetahui tentang program atau aplikasi untuk browsing website di internet, atau sering kita sebut dengan browser.
Salah satu browser yang terkenal adalah Microsoft Internet Explorer, tetapi komputer lain menggunakan Mozilla Firefox, Opera, dan Netscape Navigator sebagai aplikasi browser.
email dianggap tercepat dan termurah karena pendaftaran email masih gratis, namun kapasitasnya terbatas, email lebih seperti kotak surat hanya di dunia maya (internet).
Baca juga Memahami organisasi dalam perusahaan
4. Facsimile
Faksimili adalah mesin/peralatan untuk mengirim dan menerima data atau dokumen yang hampir sama dengan aslinya, baik berupa teks maupun gambar. Mesin ini dipadukan dengan telepon karena peralatan yang digunakan adalah sistem komunikasi sambungan kabel.
Untuk menggunakan faksimili dengan menggunakan telepon, maka telepon tersebut terlebih dahulu harus menggunakan sistem sambungan IDD (International Direct Dialing), dan untuk memperoleh sambungan tersebut perusahaan telepon harus melakukan pendaftaran terlebih dahulu.
