Cara berkomunikasi dengan pelanggan dan pemimpin

Cara berkomunikasi dengan pelanggan dan pemimpin. Pelanggan adalah orang atau instansi/lembaga/organisasi yang membeli barang/jasa secara rutin atau berulang-ulang, karena barang dan jasa yang dibeli mempunyai manfaat.

1 Komunikasi dengan Pelanggan

Ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam menjaga hubungan baik dengan pelanggan, yaitu:

1. Senantiasa memberikan perhatikan yang tulus dan sungguhsungguh terhadap pelanggan.
2. Senantiasa melaksanakan pelayanan yang prima terhadap semua kebutuhan pelanggan.
3. Menerima dengan baik semua masukan, saran dan kritikan yang diberikan oleh pelanggan bahkan harus ditindaklanjuti agar memberikan keputusan kepada pelangan.
4. Memberikan diskon atau hadiah-hadiah pada hari-hari tertentu.
5. Fleksibel dalam kekurangan pembayaran atau menunda waktu pembayaran (berhutang).

Mengenai keluhan pelanggan secara lebih dini adalah suatu sikap yang bijaksana dan tepat karena perusahan akan lebih mampu mengantisipasi hal-hal yang dapat merugi. Sekecil apapun kekecewaan pelanggan adalah merupakan keluhan yang harus segera ditangani. 

Disinilah para petugas pelayanan harus mampu mengatasi keluhan tersebut agar tidak semangkin membesar dan berdampak kurang baik lagi bagi perusahaan.

Baca juga Bisnis dan Lingkungan Bisnis

2. Komunikasi dengan Pimpinan

Komunikasi dengan pimpinan dapat dilakukan dengan komunikasi vertikal. Komunikasi vertikal adalah komunikasi ke atas dan atau ke bawah dengan rantai komando. Komunikasi ke bawah dimulai dari manajemen tingkat atas sampai pada karyawan bukan supervisor. 

Kegunaanya antara lain untuk memberikan perintah, petunjuk dan lainlain serta membuka informasi kepada anggota organisasi tentang tujuan dan kebijakan organisasi. Sedangkan komunikasi ke atas memberikan informasi kepada tingkatan yang lebih tinggi tentang apa yang terjadi pada tingkatan yang lebih rendah.

Komunikasi dengan pimpinan yaitu komunikasi yang dilakukan dari bawahan atau pegawai kepada pimpinan untuk memperoleh informasi, keterangan tentang kegiatan dan pelaksanaan tugas/pekerjaan yang akan dan telah dilakukan oleh bawahannya. 

Bentuk-bentuk informasi yang disampaikan pegawai atau bawahan kepada pimpinannya berupa laporan, keluhan, saran dan pendapat. 

Komunikasi antara bawahan dengan atasan yang harmonis dapat meningkatkan semangat kerja dan kemauan bekerja secara efektif dan efisien. Dalam pelaksanaan komunikasi antara bawahan dengan atasan dilaksanakan secara wajar, jujur terbuka serta komunikasi yang harmonis. 

Dalam melakukan komunikasi dengan pimpinan perlu memahami tehnik berkomunikasi dengan cara berpikir positif yang dikembangkan menjadi komunikatif, efektif dan efesien, maka dapat dilakukan sebagai berikut : 

1. Topik pembicaraan telah ditentukan sebelumnya.
2. Lawan bicara diberi kesempatan untuk menanggapi setiap reaksi, saran dan unsur atau gagasan.
3. Menyesuaikan situasi dengan topik pembicaraan.
4. Berbicara dengan gaya atau sikap yang menyenangkan lawan bicara.
5. Menghargai dan menghormati lawan bicara secara konsisten.
6. Menghindari percakapan yang bersifat basa-basi.
7. Menghindari ucapan yang bersifat menilai.
8. Menghindari respon yang melemahkan atau mengancam.
9. Menghindari respon yang mengandung pemberian nasehat.
10. Menghindari respon yang monoton.